Тема уроку: Складання та оформлення правил та інструкцій.
ІНСТРУКЦІЯ - це правовий документ, яким визначаються правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні аспекти діяльності установ (їх підрозділів і служб), посадових осіб та громадян.
Інструкції поділяються на три основні групи:
1) такі, що роз'яснюють і визначають порядок застосування нормативно-правових актів;
2) такі, що регламентують порядок здійснення якогось процесу виконавцями (підрозділами чи посадовими особами), наприклад: Інструкція щодо заповнення форм державної статистичної звітності про використання робочого часу, Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, Інструкція з діловодства в установі;
3) посадові.
В управлінській практиці використовують як типові, так і індивідуальні інструкції. Типові звичайно видають органи державної влади або органи вищого рівня.
Інструкція повинна мати такі обов'язкові реквізити:
o назва установи;
o назва структурного підрозділу (у разі оформлення посадової інструкції");
o назва виду документа (ІНСТРУКЦІЯ, ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ);
o дата і номер;
o місце складання або видання;
o заголовок до тексту;
o гриф затвердження;
o текст;
o підпис;
o візи.
Заголовок інструкції має чітко визначати ті питання, об'єкти або осіб, на яких вона поширюється, наприклад: Посадова інструкція інспектора з контролю, Про охорону праці на підприємстві.
Як правило, перший розділ інструкції має назву "Загальні положення". У ньому зазначають мету розроблення, галузь (сферу) її застосування, порядок і обов'язковість використання, нормативно-правові акти, на підставі яких розроблено інструкцію. Інструкція є документом тривалої дії, тому зазначається дата її введення в дію, а також згадується про відміну попередньої інструкції.
Текст інструкції викладають у логічній послідовності і групують за розділами, підрозділами, пунктами, підпунктами, які нумерують арабськими цифрами. Кількість розділів та їх логічний взаємозв'язок визначає укладач інструкції. Текст має бути коротким, точним, зрозумілим. За манерою словесного викладу текст інструкції притаманний вказівний характер, тому доцільно використовувати чіткі формулювання зі словами: "встановлюється", "не допускається", "забороняється" тощо. Наприклад: "Секретарі структурних підрозділів зобов'язані щомісячно подавати в канцелярію відомості про документообіг".
У посадовій інструкції обов'язково мають бути присутні такі розділи:
1. Загальні положення;
2. Завдання та обов'язки;
3. Права;
4. Відповідальність;
5. Обсяг знань;
6. Кваліфікаційні вимоги;
7. Взаємовідносини (зв'язки) за посадою.
Проект інструкції візують юридична служба (юрист) та інші заінтересовані посадові особи. Інструкцію підписує керівник того структурного підрозділу, який її розробляв. Інструкція може вводитися в дію після затвердження керівником установи або після видання спеціального розпорядчого документа, наприклад наказу. В обох випадках на першій сторінці інструкції оформляється гриф затвердження із зазначенням посади та дати затвердження або з посиланням на розпорядчий документ, його дату і номер.
Інструктивний характер мають також правила, регламенти тощо. В них викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку тощо. Наприклад: Типові правила користування бібліотекою в Україні, Правила внутрішнього трудового розпорядку, Регламент організації діяльності установи тощо.
За формою та змістом правила і регламенти є подібними до інструкцій.
Закон України “Про охорону праці” та Положення про розробку інструкцій з охорони праці, затверджене наказом Міністерства соціальної політики України №9 від 29 січня 1998 року, визначають основні вимоги щодо інструкцій з охорони праці.
Інструкція є актом з охорони праці підприємства, установи, організації незалежно від форм власності та видів їх діяльності (далі – підприємство), що містить обов’язкові для дотримання працівниками вимоги з охорони праці при виконанні ними робіт певного виду або за певною професією на всіх робочих місцях, у виробничих приміщеннях, на території підприємства, будівельних майданчиках або в інших місцях, де за дорученням роботодавця чи уповноваженого ним органу (далі – роботодавець) виконуються ці роботи, трудові чи службові обов’язки.
Інструкції розробляються на основі нормативно-правових актів з охорони праці, технологічної документації підприємства з урахуванням конкретних умов виробництва та вимог безпеки, викладених в експлуатаційній та ремонтній документації підприємств – виготовлювачів устаткування, що використовується на цьому підприємстві. Інструкції затверджуються роботодавцем і є обов’язковими для дотримання працівниками відповідних професій або виконавцями відповідних робіт на цьому підприємстві. Інструкції повинні містити тільки ті вимоги щодо охорони праці, дотримання яких самими працівниками є обов’язковим. Порушення працівником цих вимог розглядається роботодавцем як порушення нормативно-правових актів з охорони праці та актів з охорони праці, що діють у межах підприємства.
Кожній інструкції присвоюються назва і скорочене позначення (код, порядковий номер).У назві інструкції стисло вказується, для якої професії або виду робіт вона призначена.
В інструкціях зазначаються загальні положення щодо охорони праці, організаційні та технічні вимоги безпеки, які визначаються на основі:
законодавства України про працю та охорону праці, стандартів, правил, інших нормативних та організаційно-методичних документів з охорони праці;
наявних і ймовірних небезпек, які потенційно можуть призвести до травмування, погіршення стану здоров’я чи смерті людини під час трудової діяльності, завдати шкоди майну або навколишньому середовищу;
аналізу документів з охорони праці стосовно відповідного виробництва, професії (виду робіт);
характеристики робіт, що виконуються працівником конкретної професії відповідно до її кваліфікаційної характеристики;
вимог безпеки до технологічного процесу, виробничого устаткування, інструментів і пристроїв, що застосовуються під час виконання відповідних робіт, а також вимог безпеки, що містяться в експлуатаційній та ремонтній документації і в технологічному регламенті;
виявлення небезпечних і шкідливих виробничих факторів, характерних для конкретної професії (конкретного виду робіт) як при нормальному проходженні технологічного процесу, так і при відхиленнях від оптимального режиму, визначення заходів та засобів захисту від них, вивчення конструктивних й експлуатаційних особливостей та ефективності використання цих засобів;
аналізу обставин і причин найбільш ймовірних аварійних ситуацій, нещасних випадків і професійних захворювань, характерних для конкретної професії (конкретного виду робіт);
вивчення успішного досвіду організації безпечної праці та виконання відповідних робіт, визначення найбезпечніших методів і прийомів їх виконання.
Інструкції мають складатися з таких розділів:
1) розділ „Загальні положення”, що містить:
відомості про сферу застосування інструкції;
загальні відомості про об’єкт розробки (визначення робочого місця працівника конкретної професії (конкретного виду робіт) залежно від тривалості його перебування на цьому місці протягом робочої зміни (постійне чи непостійне));
стислу характеристику технологічного процесу та обладнання, що застосовується на цьому робочому місці, цій виробничій дільниці, в цьому цеху;
умови та порядок допуску працівників до самостійної роботи за професією або до виконання певного виду робіт (вимоги щодо віку, стажу роботи, статі, стану здоров’я, проходження медоглядів, професійної освіти та спеціального навчання з питань охорони праці, інструктажів, перевірки знань з питань охорони праці тощо);
правила внутрішнього трудового розпорядку, що стосуються питань охорони праці для конкретного виду робіт або конкретної професії, а також відомості про специфічні особливості організації праці та технологічних процесів і трудові обов’язки працівників цієї професії (виконавців цього виду робіт);
перелік і характеристику основних небезпечних та шкідливих виробничих факторів для цієї професії (цього виду робіт), особливості їх впливу на працівника;
перелік видів спеціального одягу, спеціального взуття та інших засобів індивідуального захисту, які мають видаватися працівникам конкретної професії (виконавцям конкретного виду робіт) згідно з чинними нормами, із зазначенням вимог до їх використання згідно із законодавством;
санітарні норми і правила особистої гігієни, яких повинен дотримуватись працівник при виконанні роботи;
2) розділ „Вимоги безпеки перед початком роботи”, що містить:
порядок приймання зміни у разі безперервної роботи, в тому числі при порушенні режиму роботи виробничого устаткування або технологічного процесу;
порядок підготовки робочого місця та засобів індивідуального захисту;
порядок перевірки наявності та справності обладнання, інструментів, захисних пристроїв небезпечних зон машин і механізмів, пускових, запобіжних, гальмових та очисних пристроїв, систем блокування та сигналізації, вентиляції та освітлення, знаків безпеки, первинних засобів пожежогасіння, виявлення видимих пошкоджень захисного заземлення тощо;
порядок перевірки наявності та стану вихідних матеріалів (сировини, заготовок, напівфабрикатів);
порядок повідомлення роботодавця про виявлені несправності обладнання, пристроїв, пристосувань, інструментів, засобів захисту тощо;
3) розділ „Вимоги безпеки під час роботи”, що містить:
відомості щодо безпечної організації праці, про прийоми та методи безпечного виконання робіт, правила використання технологічного обладнання, пристроїв та інструментів, а також застереження про можливі небезпечні, неправильні методи та прийоми праці, які заборонено застосовувати;
правила безпечного поводження з вихідними матеріалами (сировиною, заготовками, напівфабрикатами), готовою продукцією, допоміжними матеріалами та відходами виробництва, що становлять небезпеку для працівників;
правила безпечної експлуатації транспортних і вантажопідіймальних засобів, механізмів, тари;
вимоги безпеки під час вантажно-розвантажувальних робіт і транспортування вантажу;
вимоги щодо порядку утримання робочого місця в безпечному стані;
можливі небезпечні відхилення від нормального режиму роботи устаткування і технологічного регламенту та способи їх усунення;
вимоги щодо використання засобів індивідуального та колективного захисту від шкідливих і небезпечних виробничих факторів;
умови та фактори, за яких робота повинна бути припинена (технічні, метеорологічні, санітарно-гігієнічні тощо);
вимоги щодо забезпечення пожежо- та вибухобезпеки;
порядок повідомлення роботодавця про нещасні випадки чи раптові захворювання, факти порушення технологічного процесу, виявлені несправності обладнання, пристроїв, інструментів, засобів захисту та про інші небезпечні і шкідливі виробничі фактори, що загрожують життю і здоров’ю працівників;
4) розділ „Вимоги безпеки після закінчення роботи”, що містить:
порядок безпечного вимикання, зупинення, розбирання, очищення і змащення обладнання, пристроїв, машин, механізмів та апаратури, а при безперервному процесі – порядок передавання їх черговій зміні;
порядок здавання робочого місця;
порядок прибирання відходів виробництва;
санітарні норми та правила особистої гігієни, яких має дотримуватись працівник після закінчення роботи;
порядок повідомлення роботодавця про всі недоліки, виявлені в процесі роботи;
5) розділ „Вимоги безпеки в аварійних ситуаціях”, що містить:
відомості про ознаки можливих аварійних ситуацій, характерні причини аварій (вибухів, пожеж тощо);
відомості про засоби та дії, спрямовані на запобігання можливим аваріям;
порядок дій, особисті обов’язки та правила поведінки працівника при виникненні аварії згідно з планом її ліквідації, в тому числі у разі її виникнення під час передавання-приймання зміни при безперервній роботі;
порядок повідомлення роботодавця про аварії та ситуації, що можуть до них призвести;
відомості про порядок застосування засобів протиаварійного захисту та сигналізації;
порядок дій з надання домедичної допомоги потерпілим під час аварії.
При викладенні тексту інструкції потрібно керуватися такими правилами:
текст має бути стислим, зрозумілим, конкретним (без можливості різного тлумачення);
у тексті не повинно бути посилань на нормативно-правові акти, вимоги яких враховуються при розробленні інструкції (за необхідності такі вимоги відтворюються дослівно);
не допускається використання не властивих для нормативних актів слів, словосполучень і зворотів, характерних для розмовної мови, довільних скорочень слів, використання для позначення одного поняття різних термінів, а також іноземних слів чи термінів за наявності рівнозначних слів чи термінів в українській мові; допускається застосування лише загальноприйнятих скорочень та абревіатур, а також заміна застосованих в інструкції словосполучень скороченням або абревіатурою за умови повного відтворення цього словосполучення при першому згадуванні в тексті із зазначенням у дужках відповідного скорочення чи абревіатури;
потрібно уникати викладення вимог у формі заборони, а за необхідності – давати пояснення, чим викликано заборону; не потрібно застосовувати слова „категорично”, „особливо”, „обов’язково”, „суворо” тощо, оскільки всі вимоги інструкції є однаково обов’язковими;
для наочності окремі вимоги можуть ілюструватись малюнками, схемами, кресленнями тощо;
якщо безпека роботи обумовлена певними нормами (величини відстаней, напруги тощо), вони мають бути наведені в інструкції.
Порядок розроблення та оформлення посадових інструкцій працівників
Статтею 43 Конституції України визначено, що кожен має право на працю, що включає можливiсть заробляти собi на життя працею, яку вiн вiльно обирає або на яку вiльно погоджується.
За частиною 1 ст. 21 КЗпП трудовий договір є угодою мiж працiвником i власником пiдприємства, установи, органiзацiї або уповноваженим ним органом чи фiзичною особою, за якою працiвник зобов’язується виконувати роботу, визначену цiєю угодою, з пiдляганням внутрiшньому трудовому розпорядку, а власник пiдприємства, установи, органiзацiї або уповноважений ним орган чи фiзична особа зобов’язується виплачувати працiвниковi заробiтну плату i забезпечувати умови працi, потрiбнi для виконання роботи, передбаченi законодавством про працю, колективним договором й угодою сторiн.
Тобто з моменту укладення з працiвником трудового договору розпочинаються трудовi правовiдносини.
Однiєю з основних умов трудового договору є трудова функцiя працiвника, яка визначається вiдповiдно до його конкретної роботи, квалiфiкацiї, професiї.
Передумовою прийняття на роботу працiвника є наявнiсть вакантної штатної одиницi в штатному розписi за вiдповiдною посадою (професiєю) iз зазначенням категорiї (розряду).
Отже, власник або уповноважений ним орган пiд час прийняття на роботу працiвника пропонує йому виконання робiт за посадою (професiєю) вiдповiдної категорiї (розряду), передбаченою у штатному розписi пiдприємства.
Нині є велика кiлькiсть рiзних посад i професiй. На основi квалiфiкацiйних характеристик посад працiвникiв та особливостей штатного розпису для їхнього розмежування через чiтке визначення конкретних функцiональних обов’язкiв, якi мають виконувати певнi працiвники, власник або уповноважений ним орган розробляє та затверджує такий локальний правовий документ, як посадові інструкції, наявнiсть яких є обов'язковим елементом на кожному підприємстві, в установi, органiзацiї.
Посадовi iнструкцiї регулюють органiзацiйно-правовий статус працiвникiв i визначають їхнi конкретнi завдання та обов’язки, права, повноваження, вiдповiдальнiсть, знання та квалiфiкацiю, потрiбнi для забезпечення ефективної роботи працiвникiв.
Посадова iнструкцiя - це первинний кадровий документ, який має юридичну силу та сприяє правовому захисту на пiдприємствi, в установi, органiзацiї.
У разi введення до штатного розпису нових посад потрiбно додатково розробити також вiдповiднi посадовi (службовi) iнструкцiї.
Посадова iнструкцiя дозволяє попередити довiльне трактування працiвниками їхнiх функцiй та повноважень, допомагає керiвникам уникнути потреби постiйно роз’яснювати працiвникам їхнi обов’язки, а також заощадити час кожного нового працiвника пiд час ознайомлення його з посадовими (професiйними) обов’язками.
Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний мати в наявностi вiдповiдно до норм законодавства розробленi посадовi iнструкцiї працiвникiв.
Посадовi iнструкцiї складаються для всiх посад (професiй), зазначених у штатному розписi.
Вимоги посадових iнструкцiй ураховуються пiдчас добору кандидатiв на вiльнi посади, переведення на iншу роботу, атестацiї працiвникiв та притягнення їх до дисциплiнарної вiдповiдальностi в разi невиконання чи неналежного виконання обов'язкiв, порушення правил внутрiшнього трудового розпорядку тощо.
Як правило, розробляти посадовi iнструкцiї може керiвник структурного пiдроздiлу, де працює особа, безпосереднiй керiвник або представник кадрової служби.
Порядок розроблення посадових iнструкцiй може бути визначений у спецiальному локальному нормативному актi.
Усi посадовi iнструкцiї, якi розробляються на пiдприємствi, мають бути взаємопов’язаними, щоб не допускати дублювання функцiй працiвникiв.
Посадовi iнструкцiї мають вiдображати повний перелiк завдань та обов’язкiв працiвника, його повноважень, вiдповiдальностi.
Крiм того, слiд зазначити, що найменування роботи (професiї або посади), яке зазначено в посадовiй iнструкцiї працiвника, має вiдповiдати штатному розписовi, наказу (розпорядженню) про прийняття на роботу та розроблятися на основi Нацiонального класифiкатора професiй, затвердженого наказом Дєржспоживстандарту України вiд 28.07.2010 р. N 327 (далi - Класифiкатор професiй), з урахуванням Довiдника квалiфiкацiйних характеристик професiй працiвникiв, затвердженого наказом Мiнпрацi України вiд 29.12.2004 р. N 336 (далi - Довiдник).
Посадовi iнструкцiї затверджуються наказом (розпорядженням) керiвника або уповноваженого ним органу.
Пiсля того, як посадова iнструкцiя буде затверджена керiвником або уповноваженим ним органом, вона обов'язково має бути доведена до вiдома працiвника пiд пiдпис.
Посадовi iнструкцiї складаються у двох примiрниках, один з яких зберiгається у вiддiлi кадрiв, а другий - у керiвникiв вiдповiдних структурних пiдроздiлiв. Працiвниковi видається пiд пiдпис копiя посадової iнструкцiї.
Посадова iнструкцiя є кадровим документом, в якому визначено конкретнi завдання та обов’язки працiвника, його права та вiдповiдальнiсть. Ознайомлення працiвника з посадовою iнструкцiєю пiд пiдпис надає можливiсть уникнути спору про змiст трудових функцiй працiвника, а також у зв’язку з порушенням працiвником трудових обов’язкiв.
Отже, за наявностi посадової (робочої) iнструкцiї працiвник буде чiтко знати права та обов'язки, покладенi на нього пiд час виконання ним роботи, що унеможливить конфлiкт мiж ним та власником або уповноваженим ним органом з приводу їхнього виконання.
Пiд час прийняття на роботу власник або уповноважений ним ооган роз’яснює працiвниковi його права та обов’язки, вiдображенi в посадовiй iнструкцiї.
Крiм того, вiдповiдно до ст. 29 КЗпП до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов'язаний:
- роз’яснити працiвниковi його права й обов’язки та поiнформувати пiд пiдпис про умови працi, наявнiсть на робочому мiсцi, де вiн працюватиме, небезпечних i шкiдливих виробничих факторiв, якi ще не усунуто, та можливi наслiдки їхнього впливу на здоров’я, його права на пiльги й компенсацiї за роботу в таких умовах вiдповiдно до чинного законодавства i колективного договору;
- ознайомити працiвника з правилами внутрiшнього трудового розпорядку та колективним договором;
- визначити працiвниковi робоче мiсце, забезпечити його потрiбними для роботи засобами;
- проiнструктувати працiвника з технiки безпеки, виробничої санiтарiї, гiгiєни працi i протипожежної охорони.
Основнi вимоги до складання посадової iнструкцiї
Затверджувати посадовi iнструкцiї повинен керiвник пiдприємства, установи, органiзацiї, власник або уповноважений ним орган. Проте зазвичай обов’язки щодо складання посадових iнструкцiй покладаються керiвником пiдприємства, установи, органiзацiї на працiвникiв вiддiлу кадрiв, якi не можуть знати всiх нюансiв роботи на кожнiй посадi (професiї), зазначенiй у штатному розписi. Доцiльнiше буде, якщо посадовi iнструкцiї складатимуть керiвники структурних пiдроздiлiв пiдприємства, установи, органiзацiї для посад (професiй) працiвникiв вiдповiдно до штатного розпису.
Слiд зазначити, що посадова (робоча) iнструкцiя складається на посаду (професiю), передбачену в штатному розписi, а не на конкретну особу, яка буде обiймати цю посаду. Тому достатньо буде однiєї посадової iнструкцiї конкретної професiї для двох i бiльше працiвникiв.
Посадовi (робочi) iнструкцiї складаються на основi квалiфiкацiйних характеристик посад працiвникiв, наведених у Довiднику.
Квалiфiкацiйнi характеристики визначають перелiк основних робiт, якi властивi тiй або iншiй посадi (професiї), та забезпечують єднiсть у визначеннi квалiфiкацiйних вимог щодо певних посад (професiй).
Слiд зазначити, що в разi виникнення спору мiж найманим працiвником i власником або уповноваженим ним органом щодо, наприклад, невiдповiдностi положень посадової iнструкцiї працiвника чиннiй квалiфiкацiйнiй характеристицi, зазначений факт буде враховуватися не на користь власника або уповноваженого ним органу. Для уникнення цього власниковi або уповноваженому ним органу доцiльно погоджувати посадовi iнструкцiї на пiдприємствi, в установi, органiзацiї з фахiвцями трудового законодавства.
Отже, посадова iнструкцiя дає можливiсть чiтко визначити функцiональнi обов’язки працiвника, який обiймає конкретну посаду.
Пiд час пiдготовки посадових iнструкцiй забезпечується єдиний пiдхiд щодо побудови, структури i змiсту їхнiх роздiлiв. Iнструкцiї мають вiдображати повний перелiк завдань та обов’язкiв, повноважень i вiдповiдальностi.
Складаючи посадовi (робочi) iнструкцiї, власник або уповноважений ним орган не може змiнювати квалiфiкацiйнi вимоги до посади (професiї) щодо освiти (вiдповiдного напряму пiдготовки), передбаченi квалiфiкацiйною характеристикою цiєї посади (професiї).
Отже, до складання кожної конкретної посадової iнструкцiї слiд пiдходити iндивiдуально, але є загальнi правила їхнього складання.
За потреби завдання та обов’язки, включенi до типової квалiфiкацiйної характеристики тiєї або iншої посади (професiї), можуть бути розподiленi мiж окремими виконавцями або коло завдань та обов’язкiв окремих працiвникiв може бути розширене з дорученням їм робiт, передбачених для рiзних груп посад, рiвних за складнiстю, виконання яких не потребує iншої спецiальностi, квалiфiкацiї.
Пiд час складання посадових iнструкцiй слiд використовувати:
- Класифiкатор професiй, який є основним документом для визначення професiйних назв посад, професiй пiд час складання штатних розписiв;
- вiдповiднi квалiфiкацiйнi характеристики професiй працiвникiв згiдно з Довiдником, котрий є основним та обов’язковим нормативним документом для визначення змiсту професiї i пiдставою для розроблення посадових iнструкцiй працiвникiв. Посадовi (робочi) iнструкцiї працiвникiв пiдприємств, установ, органiзацiй вводяться з метою чiткого визначення вимог, що ставляться до певної категорiї працiвникiв, рацiонального розподiлу обов’язкiв мiж працiвниками, надiлення працiвникiв потрiбними правами, пiдвищення вiдповiдальностi працiвникiв за доручену дiлянку роботи;
- локальнi нормативнi документи пiдприємства, установи, органiзацiї (статут; колективний договiр; правила внутрiшнього трудового розпорядку).
Структура посадової iнструкцiї
Посадовi iнструкцiї складаються для працiвникiв усiх посад, зазначених у штатному розписi. Проте можуть бути i винятки, наприклад, окремi керiвники пiдприємств, установ, органiзацiй, правове положення яких визначено статутом (положенням) пiдприємства, установи, органiзацiї або вiдповiдного пiдроздiлу, де зазначено основнi завдання, обов’язки, права i вiдповiдальнiсть за виконання покладених на них функцiй.
У заголовку посадової iнструкцiї наводиться повна назва посади (професiї) (має вiдповiдати професiйнiй назвi роботи, передбаченiй Класифiкатором професiй ) та повна назва структурного пiдроздiлу.
Власник або уповноважений ним орган може одним наказом (розпорядженням) затвердити всi посадовi iнструкцiї. У правому верхньому кутку першої сторiнки посадової iнструкцiї ставиться слово "Затверджено", пiдпис керiвника, зазначається його посада, iнiцiали та прiзвище, а також дата затвердження.
Пiд час розробки посадових iнструкцiй слiд використовувати єдиний загальноприйнятий пiдхiд щодо їхньої побудови та забезпечувати чiтке i стисле формулювання змiсту кожного роздiлу.
Посадовi iнструкцiї рекомендовано складати iз таких роздiлiв:
- загальнi положення. У цьому роздiлi мiстяться основнi данi про найменування посади, сферу дiяльностi працiвника, найменування пiдроздiлу, в якому працює працiвник, порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов'язкiв, безпосередню пiдпорядкованiсть, квалiфiкацiйнi вимоги до працiвника (рiвень освiтньої пiдготовки, рiвень квалiфiкацiї, фах, потрiбний стаж роботи за фахом, iншi вимоги), наявнiсть пiдлеглих, перелiк основних законодавчих актiв, iнших нормативних актiв, якими керується в роботi працiвник, порядок замiщення iнших працiвникiв на перiод їхньої тимчасової вiдсутностi (вiдпустка, хвороба, iншi поважнi причини), а також хто замiщує його;
- завдання та обов’язки. Цей роздiл характеризує змiст дiяльностi працiвника, визначає самостiйну дiлянку роботи вiдповiдно до положення про пiдроздiл, яка може визначатися видiленням групи питань з вiдповiдних напрямiв або закрiпленням за працiвником конкретних об’єктiв управлiння, або як конкретнi самостiйнi питання. У цьому роздiлi визначається перелiк видiв робiт, з яких складаються функцiї, що виконуються. Пiд час установлення видiв робiт слiд визначати їх за органiзацiйно-юридичними ознаками. Завдання та обов’язки працiвника мають вiдповiдати завданням та функцiям пiдроздiлу та вимогам квалiфiкацiйної характеристики вiдповiдної посади;
- права. Роздiл визначає i наводить делегованi працiвниковi повноваження, за допомогою яких вiн має забезпечувати виконання покладених на нього завдань та обов'язкiв. До таких прав належать, наприклад, право вносити пропозицiї з певних питань, ухвалювати певнi рiшення, узгоджувати проекти документiв, брати участь у нарадах, отримувати потрiбну для виконання своїх завдань iнформацiю вiд вiдповiдних пiдроздiлiв тощо;
- вiдповiдальнiсть. У роздiлi мiстяться показники оцiнки роботи працiвника та межi його особистої вiдповiдальностi за результатами дiяльностi та виконання робiт. Показниками оцiнки роботи є якiсть i своєчаснiсть виконання посадових завдань та обов’язкiв. Наприклад, зазначається просте, що працiвник несе вiдповiдальнiсть за невиконання або неналежне виконання посадових функцiй (завдань та обов’язкiв), порушення правил внутрiшнього трудового розпорядку, спричинення матерiальних збиткiв тощо;
- повинен знати. Роздiл мiстить вимоги до спецiальних знань, умiнь, майстерностi працiвникiв вiдповiдно до реальних умов їхньої дiяльностi, особливостей устаткування, iнструментiв, матерiалiв тощо, достатнiх для якiсного виконання покладених на них завдань та обов'язкiв, а також знань нормативно-правових актiв i нормативних документiв, потрiбних для якiсного виконання посадових функцiй.
За потреби посадова iнструкцiя може бути доповнена такими роздiлами, якi не є обов’язковими складовими всiх посадових iнструкцiй;
- квалiфiкацiйнi вимоги, що має мiстити норми, якi стосуються освiти, освiтньо-квалiфiкацiйних рiвнiв, професiйної пiдготовки та досвiду роботи, достатнiх для повного i якiсного виконання робiт за посадою. Отже, вимоги до освiти та освiтньо-квалiфiкацiйних рiвнiв мають вiдповiдати вимогам квалiфiкацiйної характеристики вiдповiдної посади (професiї);
- взаємовiдносини (зв’язки за посадою), яким визначається коло основних взаємозв’язкiв працiвника iз працiвниками цього самого та iнших структурних пiдроздiлiв, а також зi стороннiми пiдприємствами, органiзацiями й установами, з якими працiвник має службовi взаємовiдносини, термiни отримання i надання взаємної iнформацiї (за наявностi), порядок погодження та затвердження вiдповiдних документiв тощо.
Унесення змiн та доповнень до посадової iнструкцiї
Змiни та доповнення до посадової iнструкцiї вносяться (як i сама iнструкцiя) через видавання наказу (розпорядження) власником або уповноваженим ним органом. Унесення зазначених змiн можливе тiльки за згоди на це працiвника, iнакше вважатиметься односторонньою змiною умов трудового договору з боку власника або уповноваженого ним органу.
Унесення до посадової iнструкцiї змiн, обумовлених змiною назви пiдприємства, структурного пiдроздiлу або посади, не потребує згоди працiвника.
Унесення змiн та доповнень до посадових iнструкцiй, якi суттєво впливають на їхнiй змiст (наприклад, у разi перерозподiлу обов'язкiв мiж працiвниками у зв’язку зi скороченням чисельностi, рацiональним розподiлом працi, змiнами у Класифiкаторi професiй чи Довiднику назви посади (професiї), змiсту завдань та обов'язкiв, квалiфiкацiйних вимог тощо) можливе тiльки на пiдставi наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу.
Якщо змiни, якi вносяться до посадових iнструкцiй, пов’язанi зi змiною iстотних умов працi (режиму роботи, найменування посади, категорiї, сумiщення професiй тощо), то працiвника слiд повiдомити про це не пiзнiше нiж за два мiсяцi до набрання чинностi такими змiнами.
Якщо посадовi iнструкцiї потребують унесення деяких поправок до її тексту, пов’язаних з незначними недолiками (помилки в написаннi, неправильне застосування роздiлових знакiв або формулювань, що можуть вплинути на правильне розумiння тексту), видавати вiдповiдний наказ (розпорядження) власниковi або уповноваженому ним органу необов'язково.
Розробка та затвердження власником або уповноваженим ним органом посадової iнструкцiї працiвника дозволить:
- чiтко установити трудову функцiю працiвника, визначити його трудовi обов’язки;
- впливати на працiвникiв, якi вiдмовляються виконувати конкретнi завдання;
- притягати працiвникiв до вiдповiдальностi за правопорушення, пов’язанi з невиконанням або неналежним виконанням посадових обов’язкiв;
- забороняти вимагати вiд працiвника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором;
- за потреби пiдтвердити перевищення працiвником повноважень пiд час притягнення його до вiдповiдальностi.
Таким чином, можна стверджувати, що посадова (робоча) iнструкцiя є документом, в якому визначено конкретнi завдання та обов’язки працiвника, його права та вiдповiдальнiсть.
За наявностi посадової (робочої) iнструкцiї потенцiйний працiвник буде чiтко знати права та обов'язки, що покладаються на нього пiд час виконання ним роботи, що унеможливить конфлiкт мiж ним та власником або уповноваженим ним органом з приводу їхнього виконання.
Наявнiсть посадової iнструкцiї є бажаною не тiльки для працiвника, а й для власника або уповноваженого ним органу, особливо якщо трудовий договiр мiж сторонами трудового договору не укладався в письмовiй формi, а вiдповiдно i вiдсутнє письмове закрiплення прав, обов’язкiв працiвника, визначенню його трудової функцiї тощо.
Пiд час складання посадової (робочої) iнструкцiї власник або уповноважений ним орган не може змiнювати квалiфiкацiйних вимог до посади (професiї) щодо освiти (вiдповiдного напряму пiдготовки), передбачених квалiфiкацiйною характеристикою цiєї посади (професiї).
Крiм того, п. 11 Загальних положень Довiдника передбачено, що особи, якi не мають вiдповiдної освiти або стажу роботи, встановлених квалiфiкацiйними вимогами, але мають достатнiй практичний досвiд та успiшно виконують у повному обсязi покладенi на них завдання та обов’язки, можуть бути, як виняток, залишенi на обiйманiй посадi або призначенi на вiдповiднi посади за рекомендацiєю атестацiйної комiсiї.
Отже, посадовi (робочi) iнструкцiї розробляє i затверджує власник або уповноважений ним орган на основi типових квалiфiкацiйних характеристик, ураховуючи конкретнi завдання та обов’язки, функцiї, права, вiдповiдальнiсть працiвникiв цих груп та особливостi штатного розпису пiдприємства, установи, органiзацiї.
Слiд також пам’ятати, що найменування роботи (професiї або посади), зазначене в посадовiй iнструкцiї працiвника, має вiдповiдати штатному розпису, наказу (розпорядженню) про прийняття на роботу та їх слiд розробляти на основi Класифiкатора професiй, вiдповiдної квалiфiкацiйної характеристики професiї згiдно з Довiдником.
Не слiд недооцiнювати значення посадових iнструкцiй, оскiльки вони:
- установлюють та закрiплюють конкретнi завдання й обов’язки працiвникiв, їхнi права, вiдповiдальнiсть;
- є нормативним пiдґрунтям для застосування до працiвника заходiв впливу;
- iнформують працюника про його дiї, яких вiд нього очiкують; критерiї оцiнювання результатiв його працi; орiєнтири щодо пiдвищення рiвня квалiфiкацiї в межах конкретної професiї.
Отже, посадова iнструкцiя - це обов’язковий кадровий документ, розробка якого є обов’язковою на пiдприємствi.
Найменування посад (професiй), зазначених у посадових iнструкцiях, завжди мають вiдповiдати виконуванiй роботi.
Вiдсутнiсть посадових iнструкцiй на посади, що передбачаються в штатному розписi, слiд вважати порушенням вимог законодавства про працю, за яке власник або уповноважений ним орган може нести вiдповiдальнiсть згiдно iз законодавством.
Так, вiдповiдно до ст. 265 КЗпП посадовi особи органiв державної влади та органiв мiсцевого самоврядування, пiдприємств, установ та органiзацiй, виннi в порушеннi законодавства про працю, несуть вiдповiдальнiсть згiдно з чинним законодавством.
Джерела:
https://www.victorija.ua/dovidnik/vymohy-do-instruktsiyi-z-ohorony-pratsi.html
https://zakon.help/article/posadovi-instrukcii-rozroblennya-ta-oformlennya