Урок АДМ-2.1.4

Тема уроку: Ведення книг обліку. Графіки відпусток.

Мета уроку: формувати вміння вести облік документів кадрової служби, вироби вміння заповнення Журналів обліку особових справ та обліку руху трудових книжок.

Пояснення характеру та призначення наступної роботи й порядку виконання вправ:

Книга обліку особових справ

Особові справи працівників повинні зберігатися у вертикальному положенні у спеціальних сейфах або металевих шафах, що зачиняються.

Як правило, особові справи розташовують в алфавітному порядку. 

Доступ до особових справ має бути обмежено. Його дозволяють лише працівникам кадрової служби і можуть видаватися за запитом керівнику на термін до 3-ох днів.

Усі особові справи включають до номенклатури справ кадрової служби під одним індексом, а обліковують за спеціальною обліковою формою — Журналом (або Книгою) обліку особових справ. Форму Журналу обліку особових справ підприємство визначає самостійно.

 Нумерація в Журналі обліку особових справ починають із початку діяльності підприємства (з моменту реєстрації першої особової справи) і продовжують наростаючим підсумком за весь час існування підприємства.

Зразок форми Книги обліку особових справ 

Книга обліку руху трудових книжок

Поки що паперова трудова книжка з усіма її даними є важливим документом для працездатного населення нашої країни. Їх ведуть на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п’ять днів. Трудові книжки ведуть також на позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню, студентів вищих та учнів професійно-технічних навчальних закладів, які проходять стажування на підприємстві, в установі, організації. 

Відповідно до підпункту 7.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 р. № 58 передбачено, що на підприємстві повинен вестися облік трудових книжок працівників. Зокрема, обов’язково має бути: 

Форми книг затверджені наказом Мінстату України від 27.10.1995 р. № 277. До книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них вносять усі операції, пов’язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок та вкладишів до них із зазначенням серії та номера кожного бланку. Книгу веде бухгалтерія підприємства. 

Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них веде відділ кадрів або інший підрозділ підприємства, який здійснює оформлення прийняття і звільнення працівників. У цій книзі реєструють усі трудові книжки, що прийняті від працівників під час влаштування на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії та номера, що видані працівникам знову. Книга обліку бланків трудових книжок та вкладишів до них і книга обліку руху трудових книжок повинні бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом керівника підприємства й печаткою. 

Зразок Книги обліку руху трудових книжок

Графік відпусток

В кожній організації черговість надання відпусток працівникам визначається графіком, який затверджується до початку календарного року керівником і доводиться до відома всіх працівників.

Графік відпусток — це локальний нормативний акт підприємства, який визначає черговість надання оплачуваних відпусток у календарному році. Графік відпусток — не лише обов’язковий організаційний документ, а й зручний інструмент планування.  

При складанні графіку враховуються інтереси організації, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку. Крім того, необхідно враховувати, що надання відпусток повинно розподілятися рівномірно, з таким розрахунком, щоб одночасно у відпустці перебували не більше ніж 25% працівників організації.

Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і керівником. Тривалість відпусток розраховується в календарних днях.

Зразок форми графіку відпусток

Виконання завдання за інструкціно-технологічною карткою