Урок АДМ-2.1.2

Пояснення характеру та призначення наступної роботи й порядку виконання вправ:

Особова справа – це сукупність документів, що містять детальні відомості про працівника. На кожного працівника підприємства у відділі кадрів (чи у відповідній службі) оформляють особову справу.

Автобіографія

Автобіографія - обов'язковий документ особової справи. Основна вимога до такого документа – досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.

Кожне нове повідомлення починається з абзацу.

Реквізити:

• прізвище, ім’я, по батькові у називному відмінку;

• дата та місце народження (місто, село, селище, район, область, країна);

• відомості про навчання (повні найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися);

• відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності назви місць роботи й посад);

• відомості про громадську роботу (всі її види);

• короткі відомості про склад сім'ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти);

• дата написання й підпис автора. 

Додаток до особового листка

Додаток (доповнення) до особового листка з обліку кадрів слугує для оперативного внесення змін, що сталися з часу його оформлення. На титульній стороні додатка вказуються прізвище, ім'я, по батькові працівника, на якого заведена особова справа. Далі зазначають дані про роботу та номери наказів про призначення чи звільнення, відповідні дати та підписи тих, хто здійснював запис.

До другого розділу додатку заносять відомості про роботу за сумісництвом, зміни в облікових ознаках працівника (освіта, знання іноземних мов, учений ступінь), перепідготовку чи підвищення кваліфікації, нагородження, зміни сімейного стану, зміни місця проживання тощо. Усі записи повинні бути підтверджені відповідними документами.

Особова картка працівника

Особова картка працівника заповнюється як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом, у тому числі на тому самому підприємстві, на підставі відповідних документів: паспорта, трудової книжки, диплома або іншого документа про освіту тощо та складається з 5 розділів:

І — "Загальні відомості",

II — "Відомості про військовий облік",

III — "Професійна освіта на виробництві (за рахунок підприємства-роботодавця)",

IV — "Призначення і переведення"

V — "Відпустки".

Особові картки не входять до складу документів особової справи, тож долучати П-2 до особової справи не можна. Їх зберігають як окрему картотеку в металевій вогнестійкій шафі, адже П-2 містить персональні дані.

Зразок заповнення ОСОБОВОЇ КАРТКИ ПРАЦІВНИКА

Характеристика

В особову справу може підшиватись характеристика – документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей особи. Характеристику видає адміністрація підприємства (організації, установи, закладу освіти) своєму працівникові (учневі, студенту, практикантові).

Характеристику оформлюють на загальних бланках або чистих аркушах А4 з кутовим чи повздовжнім розташуванням реквізитів.

Реквізити:

• назва виду документа (характеристика);

• анкетні дані (прізвище, ім’я, по батькові, посада, рік народження, національність, освіта) – справа у стовпчик;

• текст (розглядається ставлення до роботи, підвищення професійного та наукового рівня, стосунки у трудовому колективі; нагороди, заохочення);

• висновки (призначення характеристики);

• дата складання;

• підпис відповідальної службової особи, печатка організації, що видала характеристику.

Документ видається на руки працівникові або надсилається до установи, підприємства, що його вимагали.

Вимоги до оформлення характеристики можна переглянути у брошурі

Виконання завдання за інструкціно-технологічною карткою

1. Заповнити свій особовий листок.

2. Скласти та оформити у текстовому редакторі Word автобіографію.

3. Скласти та оформити характеристику на одногрупника.

4. Заповнити особову картку на одногрупника.

5. Сформувати особову справу на одногрупника.