Урок АДМ-1.2.7

Пояснення характеру та призначення наступної роботи й порядку виконання вправ:

Діловий прийом 

Ділові прийоми прийнято проводити за зразком дипломатичних прийомів, етикет котрих відшліфований багатолітньою практикою міжнародних відносин. 

Будь-який прийом повинен бути заздалегідь підготовлений. В його підготовку входить:

• • вибір виду прийому, що відповідає ситуації, з якої він влаштовується;

  • час проведення;

  • складання списку присутніх осіб;

  • розсилання повідомлень;

  • складання плану розміщення гостей за столом;

  • сервірування столу.

Види прийомів

Вид прийому залежить від приводу, за яким потрібно влаштувати прийом. Прийоми поділяються на найбільш почесні і менш почесні, денні і вечірні, прийоми з розсаджуванням за столом і без нього. В міжнародній практиці найбільш почесними і урочистими є обід і вечірній прийом (вечеря).

При проведенні прийомів завжди потрібно враховувати протокольні традиції. Так, наприклад, до прийомів із розсаджуванням гостей за столами відносяться Сніданок, Обід і Вечеря.

До прийомів, які проходять стоячи, прийнято відносити:

• «Келих вина» (Vin d’Honneur) або «Келих шампанського» (Coure de champagne);

• прийом типу «А ля фуршет»;

• прийом типу «Коктейль».

Неофіційні прийоми

Під час перебування делегації з офіційним візитом організовують також неофіційні зустрічі.

Такі прийоми стали надзвичайно популярними і вимагають розрізнення їх призначення та способів організації. Це:

• • • Бокал шампанського;

    • Сніданок;

    • Коктейль;

    • А ля фуршет;

    • Обід;

    • Обід-буфет (або «шведський стіл»);

    • Вечеря.

Запрошення

Після вибору прийому складається список гостей. Визначаючи загальну кількість гостей, обов’язково враховують можливості приміщення, в якому буде відбуватися прийом. Воно повинно бути досить просторим для нормального обслуговування. Готують запрошення. Для запрошень краще використати спеціальні бланки, відпечатані типографічним методом.

В запрошенні обов’язково вказують:

• ім’я, прізвище (інколи і звання) запрошеного;

• вид прийому;

• місце;

• дату і час проведення;

• форму одягу. 

Звісно організатора цікавить чи всі запрошені зможуть прийти на прийом. Щоб це уточнити, напишіть у запрошенні на Сніданок, Обід чи Вечерю внизу букви R.S.V.P або «Прохання відповісти». Це означає, що господарі прийому просять підтвердити прийняте запрошення.

Перед тим як відправити запрошення на обід чи сніданок якій-небудь важливій особі, рекомендується по телефону взнати, чи підходить йому назначений день. Найкраще запрошувати гостей не пізніше, ніж за півтора тижні. Відповідь, як правило, дають через 3-5 днів. 

Розсаджування гостей

Напередодні прийому складіть загальний список гостей в порядку протокольного старшинства. Він необхідний для того, щоб визначити порядок розміщення учасників прийому за столом. Це один із дуже важливих моментів.

На ділових прийомах прийнято розміщати  гостей у відповідності з їх службовим і соціальним становищем. Щоб правильно організувати цей процес, необхідно знати ряд правил:

• чим ближче до господаря і господині сидить гість, тим почесніше його місце;

• зправа і зліва від господині сидять чоловіки, біля господаря – дами; потім місця чередуються: жінка – чоловік – жінка і т.д.

• жінок не бажано садити поруч з жінками, а також на кут столу, якщо там не сидять чоловіки;

• не треба садити чоловіка поруч з дружиною;

• не треба садити поруч двох іноземців з одної країни;

• жінку, яка присутня на прийомі в якості дружини, садять у відповідності з рангом її чоловіка.

Адміністратор повинен заздалегідь підготувати карточки з вказаними іменами і прізвищами гостей. Такі карточки (розміром візитки) прийнято називати кувертними.

Організація прийому закордонної делегації

Мета візиту закордонної делегації може бути такою: з'ясування можливостей установлення кон­тактів; проведення переговорів; підписання документів; організація семінару, ярмарку, виставки і т. ін.

До приїзду гостей готують дві програми перебування іноземної делегації в країні:

1.  Загальна програма, призначена для гостей.

2. Детальна програма, що містить деталі, необхідні для сторони, що прий­має, а також для зацікавлених осіб та організацій.

Загальна програма містить такі питання:

• зустріч делегації;

• ділова частина програми (переговори, зустрічі, бесіди);

• прийоми (сніданки, обіди тощо);

• культурна програма;

• поїздки країною;

• проводи делегації.

Детальна програма передбачає опрацювання таких питань:

• персональний склад тих, хто зустрічає;

• участь (у разі необхідності) представників преси, радіо, телебачення;

• вручення квітів;

• вітальні промови;

• забезпечення транспортом;

• розміщення в готелі і т. ін. 

Кожен пункт детальної програми вимагає призначення відповідальних ви­конавців.

Контроль за виконанням вказівок керівника

Це не означає, що адміністратор повинен контролювати працівників-виконанвців. Справжній контроль тісно пов’язаний з плануванням праці, яке здійснює керівник, і покликаний забезпечити досягнення цілей.

Контроль — це оцінка збігу мети і результату, що забезпечує успішне вирішення поставлених завдань.

Тобто, контролювати потрібно не працівника, а результат його роботи.

Види контролю

Щоб визначити необхідний вам вид контролю, не потрібно звертатися до ворожки або заглядати до гороскопу… достатньо врахувати два параметри. Перший — особливості завдання, яке ви доручаєте працівнику або групі працівників. Другий — особливості виконавця, тобто того, хто це завдання виконуватиме.

Так, якщо працівник відповідальний і компетентний, на нього можна покластися, а завдання досить просте та не передбачає великої кількості етапів на шляху його вирішення, можна використати простий контроль результату. У протилежному випадку, коли працівник не має достатньої самостійності і навряд чи впорається, а завдання є складним і комплексним, ми звертаємося до контролю процесу. 

Етапи виконання завдання

1. Чітко пояснити виконавцю, який саме повинен бути результат.

2. Контроль процесу - оцінюється якість виконання завдання працівником не коли його вже виконано, а у той момент, коли ще можна щось змінити.

• Поетапний контроль передбачає оцінку результату кожного окремого етапу виконання завдання.

• Поточний контроль полягає у фіксованомиу часі звіту.

• Вибірковий контроль - непопулярний, але дозволяє тримати в тонусі недисциплінованих і безвідповідальних працівників.

3. Контроль результату — потрібно просто звірити те, що чекали, з тим, що вийшло, і подумати, чому так вийшло.