Урок АДМ-1.2.5

Мета уроку: сформувати вміння і навички організації ділової зустрічі, підготовки до співбесіди та її проведення.

Пояснення характеру та призначення наступної роботи й порядку виконання вправ:

Ділова зустріч

Ділові зустрічі є цілеспрямований вид спілкування з метою вироблення рішень на основі аналізу міркувань і висловлювань їх учасників. До них належать наради, засідання, ділові бесіди і переговори.

У чому ж полягає зміст раціональної організації та проведення ділових зустрічей? Організація містить розробку плану зустрічей, відбір учасників, вибір місця й часу їх проведення. Це передбачає визначення стилю й тривалості зустрічі.

План ділових зустрічей повинен розроблятися на певний період (місяць, квартал, рік), узгоджуватися зі всіма зацікавленими службами й посадовими особами, затверджуватися керівником і скеровуватися у всі підрозділи.

При підготовці ділової зустрічі важливо за 2-3 дні повідомити учасників про порядок денний, теми доповідей, поширити список виступаючих шляхом оголошення по телефону чи іншим способом. Це дозволяє зекономити час на проведення самої зустрічі.

Необхідно також вибрати місце й час, про які також повідомити учасників. Ділові зустрічі можуть проводитися як у кабінеті керівника, так і в спеціально обладнаних приміщеннях, де є диктофони, засоби зв'язку, спеціальні столи. Вони необов'язково повинні бути великими. В окремих випадках такі зустрічі (особливо це стосується нарад - "п'ятихвилинок") можна проводити стоячи - тоді вони є більш ефективними.

Важливим кроком до успіху ділової зустрічі є правильний вибір часу і дня тижня. Потрібно враховувати обставини ділового життя, ділові звички партнерів, години їх оптимальної працездатності. 

Перед зустріччю рекомендується детально обміркувати, що очікується від її проведення. Добре було б виробити певну стратегію ведення розмови. Іноді можуть допомогти наочні матеріали (слайди, таблиці, діаграми), які повинні бути гарно підготовлені (наприклад, за допомогою комп’ютерної графіки). Якщо не має доступу до такої графіки й існує необхідність виготовляти таблиці вручну, варто звернути увагу на те, щоб вони були дбайливо виконані. Нечітко і неакуратно підготовлені матеріали складають погане враження, тому краще не мати жодних візуальних матеріалів, а ніж мати, але поганої якості.

Підготовка шукача роботи до співбесіди

Уже після закінчення навчання вам усім доведеться провести першу у своєму житті ділову бесіду - співбесіду. Це один із етапів прийому на роботу, членства в різних організаціях та партіях. Співбесіда — це інтерв'ю, яке складається з бесіди кандидата на посаду та представника роботодавця.

Резюме

Запросити Вас на співбесіду зможуть лише після того, коли Ви направите своє резюме роботодавцю. Резюме – це документ, у якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.

Підготовка роботодавця (адміністратора) до співбесіди з претендентами

Керівники підприємст і спеціалісти витрачають на ділові зустрічі 20-30 відсотків свого робочого часу. Однак, як свідчить досвід, сьогодні ділові зустрічі не завжди дають очікуваний ефект через неправильну їх організацію та технологію проведення (непідготовленість, велика кількість учасників, необґрунтована тривалість доповідей, незадовільне оформлення рішень тощо).