Отказное письмо на продукцию

Если вы занимаетесь продажей товаров в России, вы наверняка сталкивались с такими понятиями, как сертификаты и декларации соответствия. Однако не для всех товаров требуется наличие этих документов. Для продукции, не подлежащей обязательной сертификации, можно оформить отказное письмо. Хотя этот документ и не является обязательным, он может значительно облегчить процесс размещения товаров на маркетплейсах и предотвратить возможные проблемы при проверках.

В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой отказное письмо на продукцию, в каких ситуациях оно необходимо, как его оформить и как долго оно остается действительным.

Категории товаров, для которых требуется отказное письмо

В России товары можно условно разделить на три категории:

1. С сертификатами соответствия. Эти товары перечислены в Постановлении правительства № 2425 от 23.12.2021 и включают продукцию, оказывающую значительное влияние на здоровье и экологию. Их характеристики проверяются независимыми лабораториями, после чего выдается подтверждающий документ.

2. С декларациями соответствия. Это менее опасные для потребителей товары, но они также подлежат контролю. Перечень таких товаров также содержится в Постановлении № 2425. В отличие от сертификата, декларация может быть получена на основе исследований, проведенных самим производителем.

3. Без подтверждения качества. Для таких товаров не требуется ни сертификат, ни декларация. В этом случае можно оформить отказное письмо, подтверждающее, что товар не нуждается в обязательной сертификации или декларации соответствия.

Чтобы определить, на какой товар можно получить отказное письмо, необходимо проверить его в едином перечне Постановления № 2425. Если товар там не указан, сертификация не обязательна, и вы можете оформить отказное письмо. 

Чаще всего с необходимостью получения отказного письма сталкиваются предприниматели, стремящиеся продавать на Ozon, Яндекс Маркете и других маркетплейсах. Эти площадки требуют подтверждения для большинства товаров, чтобы избежать санкций. Альтернативой оформлению отказного письма может стать добровольная проверка продукции. Она доступна для любого товара и подтверждает его качество, что важно для покупателей. Это может дать вашему бизнесу конкурентное преимущество.

Что гласит действующий закон

Отказное письмо не является обязательным документом, и законодательство не требует его получения. Однако маркетплейсы рекомендуют его оформление для подготовки к возможным проверкам. Если покупатель или государственная контролирующая организация запросит отказное письмо на товар, площадка может временно заблокировать карточку товара до получения документа от продавца.

Типы отказных писем

Хотя официальной классификации нет, на практике выделяются три основных типа отказных писем:

1. Для маркетплейсов — требуются такими площадками, как Wildberries, Ozon, Яндекс Маркет, Lamoda и другими. Наличие этого документа помогает избежать проблем с модерацией товаров.

2. Для таможни — необходим при импорте продукции и подтверждает, что ввозимый товар не подлежит обязательной сертификации в России.

3. Для покупателей — в случае возникновения споров. Например, если клиент считает, что товар должен был иметь сертификат, а его нет.

Отказные письма также важны для компаний, участвующих в госзакупках, где часто требуется полный комплект документов на продукцию.

Как и где получить отказное письмо и сколько это стоит

Самостоятельно написать отказное письмо невозможно. Для этого необходимо обратиться в сертификационный центр, аккредитованный Росаккредитацией. Только такие организации могут выдать документ с юридической силой. Если вы продавец, вы можете получить готовое письмо от своего поставщика. Если его нет, придется оформлять документ самостоятельно.  Если вы закупаете товар у поставщика, но продаете его под своим брендом, вам потребуется оформить отдельное отказное письмо.

Оформление отказного письма обычно имеет фиксированную стоимость, которая не зависит от количества наименований, включенных в документ. Чтобы оптимизировать расходы, рекомендуется сразу оформить письмо на все ваши товары, не требующие сертификации. В одном документе допускается указание до двадцати позиций. Так как цены в разных сертификационных центрах могут варьироваться, стоит сравнить несколько предложений.

Приятный момент: для получения отказного письма не требуется предоставлять образцы товаров или результаты проверок. Однако не стоит пытаться выдать товары, подлежащие сертификации, за те, что не требуют проверки, чтобы избежать штрафов и блокировок на маркетплейсах.

Документы для оформления

Отказное письмо могут оформить самозанятые, индивидуальные предприниматели и юридические лица. Для этого понадобятся:

1. Заявка — её можно получить в сертификационном центре.

2. Реквизиты заявителя — ИНН и ОГРН, название компании и ФИО ответственных лиц. ИП и самозанятые указывают только свой ИНН и ФИО.

3. Учредительные документы — для юридических лиц и ИП.

4. Характеристики товара — те же, что будут указаны в карточке товара на сайте или в магазине.

5. Идентификационные коды продукта — ОКПД 2 и ТН ВЭД, которые можно найти в классификаторах или на специализированных сайтах.

Процесс получения письма удобен, так как его можно оформить удалённо. Достаточно отправить документы в сертификационный центр, и готовое письмо будет доставлено вам курьером или почтой.

Содержание отказного письма на продукцию

Закон не регламентирует конкретный формат отказного письма, но оно должно содержать:

- информацию о сертификационном центре;

- данные заявителя (ФИО или название компании);

- дату и номер письма;

- сведения о товаре с указанием кодов;

- обоснование, почему товар не требует сертификации или декларирования.

Обычно в качестве обоснования центр ссылается на Постановление № 2425, ГОСТ Р, технические регламенты ЕАЭС и прочие нормативные документы. При этом никаких технических экспертиз не проводится.

Срок действия письма

Конкретный срок действия отказного письма законом не установлен. Оно действует бессрочно, пока не произойдут изменения в:

- нормативных документах или едином перечне товаров;

- названии или реквизитах вашей компании;

- описании товара;

- ассортименте продукции;

- классификации товаров в ТН ВЭД или ОКПД 2.

При любом из этих изменений потребуется оформить новое письмо, так как центр сертификации не вносит правки в существующий документ. Отсутствие отказного письма не влечет за собой штрафов, но есть веские причины его получить:

1. Ускорение проверок. При проверке проще предъявить отказное письмо, чем доказывать, что товар не требует сертификации.

2. Доступ к маркетплейсам. Крупные торговые площадки часто требуют отказные письма. Без них вы не сможете начать продажи или рискуете получить блокировку аккаунта.

Отказное письмо следует оформить до размещения товара на маркетплейсе, так как это одно из требований для прохождения модерации на большинстве площадок.

Чек-лист для получения отказного письма:

1. Убедитесь, что ваш товар не входит в перечень продукции, требующей обязательной сертификации (Постановление № 2425).

2. Выберите аккредитованный сертификационный центр.

3. Подготовьте все необходимые документы.

4. Подайте заявку и оплатите услугу.

5. Получите готовое отказное письмо.

6. Используйте его для размещения товаров на маркетплейсах или при проверках.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете быстро и без затруднений получить отказное письмо и избежать лишних сложностей при продаже товаров.