東区自治会規則及び東区公民館運営規則

毎年の総会時に添付していた「東区自治会規則」「東区公民館運営規則」をこの

東区のホーム頁に掲載し印刷物の削減とSDGｓに貢献するものです。

 東　区　自　治　会　規　則

第１章         総　　　則

（目　的）

第１条     本会は以下に掲げるような地域的な共同活動を行う事により、地域社会の維持及び形成に資する事を目的とする。

（１）   回覧板の回付等、地域住民の相互の連絡

（２）   美化・清掃等区域内の環境整備

（３）   集会施設の維持・管理

（４）   地域内公共施設の拡充・強化の為の事業

（５）   新生活活動実践のための事業

（６）   その他必要と認められる事業

（名　称）

第２条　本会は、「東区自治会」と称する。

（区　域）

第３条　本会の区域は、東根市区長設置規則（昭和３１年東根市規則第１号　以下規則という）別表第１区長設置表に規定する東区一円とする。

（事務所）

第４条     本会の事務所は、山形県東根市大字蟹沢１，４３８番－５（東公民館）に置く

第２章         会　　　員

(会　員)

第５条     本会の会員は、第３条に定める区域に住所を有する個人とする。

（会　費）

第６条     会員は総会において別に定める会費を納入しなければならない。

（入　会）

第７条     第３条に定める区域に住所を有する個人で、本会に入会しようとする者は、別に定める入会申込書を会長（区長）宛に提出しなければならない。

２　本会は前項の入会申し込みがあった場合には、正当な理由なく、これを拒んではなら

ない。

（脱会等）

第８条     会員が次の各号の一に該当する場合には、脱会したものとする。

（１）      第３条に定める区域に住所を有しなくなった場合

（２）      本人により別に定める脱会届けが会長（区長）に提出された場合

２　会員が死亡し、または、失踪宣告を受けた時は、その資格を喪失する。

第３章         役　　　員

（役員の種別）

第９条     本会に次の役員を置く。

（１）   会　長（区長）　　１

（２）   副会長（副区長）　　１

（３）   会　計　　１

（４）   書　記　　１

（５）   その他の役員　　２

（６）   監　事　　２

（役員の選任）

１０条　役員は総会において会員の中から選任する。

２　監事・会長（区長）・副会長（副区長）及びその他の役員は相互に兼ねる事が出来ない。

（役員の職務）

１１条　会長（区長）は本会を代表し会務を統括する。

２　副会長（副区長）は会長を補佐し、会長（区長）に事故有るとき又は会長（区長）が欠けたときは、会長（区長）が予め氏名しておいた順序によって、その職務を代行する。

３　会計は本会の出納事務を処理し、会計事務に関する帳簿の作成及び書類を管理する。

４　書記は本会の会務を記録する。

５　監事は次に掲げる業務を行う。

（１）   本会の会計及び資産の状況を監査する。

（２）   会長（区長）・副会長（副区長）及びその他の役員の業務執行の状況を監査すること。

（３）   会計及び資産の状況、又は、業務執行について不正の事実を発見したときは、これを総会に報告する事。

（４）   前各号の報告をするため、必要のあると認めた時は総会の招集を請求すること。

（役員の任期）

第１２条　役員の任期は規則に基づく任期である３年とし、改選時期も同様とする。但し再任を妨げない。

２　補欠により選任された役員の任期は、前任者の残任期間とする。

３　役員は辞任、又は、任期満了の後においても後任者が就任するまでは、その職務を行わなければならない。

第４章         総　　会

（総会の種別）

第１３条　本会の総会は、通常総会及び臨時総会の二種とする。

（総会の構成）

第１４条　総会は会員を以って構成する。

（総会の権能）

第１５条　総会は、この規約に定めるもののほか本会の運営に関する重要な事項を決議する。

（総会の開催）

第１６条　通常総会は、毎年度決算終了後３ヶ月以内に会する。

２　臨時総会は、次の各号の一つに該当する場合に開催する。

（１）   会長（区長）が必要と認めたとき。

（２）   全会員の５分の１以上から会議の目的たる事項を示して請求があったとき。

（３）   第１１条第５項第４号の規定により監事から開催の請求があったとき。

第１７条　総会は会長（区長）が招集する。

２　会長（区長）は、前条第２項第２号及び第３号の規定による請求があったときには、その請求があった日から１５日以内に臨時総会を招集しなければならない。

３　総会を招集するときは、会議の目的たる事項及び其の内容並びに日時及び場所を示して、開催の日の５日前までに文書を以って通知しなければならない。

（総会の議長）

第１８条　総会の議長はその総会において出席した会員の中から選出する。

（総会の定足数）

第１９条　総会は、会員の２分の１以上の出席がなければ開催することが出来ない。

（総会の決議）

第２０条　総会の議事はこの規約に定めるものの外、出席した会員の過半数を以って決し、可否同数の時は議長の決するところによる。

（会員の議決権）

第２１条　会員は総会において各々１個の議決権を有する。

２　次の事項においては、前項の規定にかかわらず会員の表決権は会員の所属する世帯の会員数分の１とする。

（１）   役員の選任

（２）   事業計画及び予算

（３）   事業報告及び決算

（４）   前各号列記のほか規約の変更、財産処分及び本会の解散以外の事項。

（総会の書面表決等）

第２２条　やむを得ない理由のため総会に出席できない会員は、あらかじめ通知された事項について書面をもって表決し、又は、他の会員を代理人として表決を委任することができる。

２　前項における第１９条及び第２０条の規定の適用についてはその会員は出席したと見なす。

（総会の議事録）

第２３条　総会の議事については、次の事項を記載した議事録を作成しなければならない。

（１）   日時及び場所

（２）   会員の現在数及び出席数（書面表決者数及び表決委任者を含む）

（３）   開催目的、審議事項及び議決事項

（４）   議事の経過の概要及びその結果

（５）   議事録署名人の選任に関する事項

２　議事録には、議長及びその会議において選任された議事録署名人２名以上が署名・押印しなければならない。

第５章         役　員　会

 （役員会の構成）

第２４条 　役員は監事を除く役員をもって構成する

（役員会の機能）

第２５条　役員会はこの規約に定めるもののほか、次の事項を議決する。

（１）   総会に付議すべき事項

（２）   総会の議決した事項の執行に関する事項

（３）   その他総会の議決を要しない会務の執行に関する事項

（役員の招集等）

第２６条　役員会は会長（区長）が必要と認めたとき召集する。

２　会長（区長）は役員の３分に１以上から会議の目的である事項を記載した書面をもって召集の請求があったときは、その請求があった日から１５日以内に役員会を招集しなければならない。

３　役員会を招集するときは、会議の日時・場所・目的及び審議事項を記載した書面をもって少なくとも５日前までに通知しなければならない。

（役員会の議長）

第２７条　役員会の議長は会長（区長）がこれを当たる。

（役員会の定足数）

第２８条　役員会には第１９条・第２０条・第２２条及び第２３条の規定を準用する。この場合において、これらの規定中「総会」とあるのは「役員会」と、「会員」とあるのは「役員」と読み替える。

第６章         資産及び会計

（資産の構成）

第２９条　本会の会員は次の各号に掲げるものをもって構成する。

（１）   別に定める財産目録記載の資産

（２）   会費

（３）   活動に伴う収入

（４）   資産から生じる果実

（５）   その他の収入

（資産の管理）

第３０条　本会の資産は会長（区長）が管理し、その方法は役員会の議決によりこれを定める。

（資産の処分）

第３１条　本会の資産は第２９条第１項に掲げるもののうち別に総会において３分の２以上の議決を要する。

（経費の支弁）

第３２条　本会の経費は試算を持って支弁する。

（事業計画及び予算）

第３３条　本会の事業計画及び予算は会長が作成し、毎会計年度開始初めに、総会の議決を経て定めなければならない。これを変更する場合も同様とする。

２　前項の規定にかかわらず年度開始後に予算が総会において議決されない場合、会長は総会において予算が議決されるまでの間は、前年度の予算を基準として収入・支出をする事ができる。

（事業報告及び決算）

第３４条　本会の事業報告及び決算は会長が事業報告書・収支決算書・財産目録等として作成し、監事の監査を受け、毎会計年度終了後３ｹ月以内に総会の議決を受けなければならない。

（会計年度）

第３５条　本会の会計年度は、毎年４月１日に始まり、３月３１日に終わる。

第７章         規約の変更及び解散

(規約の変更)

第３６条　この規約は総会において総会員の４分の３以上の議決を得、かつ東根市長の認可を受けなければ変更する事は出来ない。

（解　　散）

第３７条　本会は地方自治法第２６０条２第１５項において準用する民法第６８条第１項第３号及び第４条並びに第２項の規定により解散する。

２　総会の議決に基づいて解散する場合は、総会員の４分の３以上の承認を得なければならない。

（残余財産の処分）

第３８条　本会の解散の時に有する残余財産は、総会において総会員の４分の３以上の議決を得て本会に類似の目的を有する団体に寄付するものとする。

第８章         雑　　則

（備付け帳簿及び書類）

第３９条　本会の事務所には規約・会員名簿・認可及び登記に関する書類及び役員会の議事録・収支に関する財産目録等資産の状況を示す書類・その他必要な帳簿及び書類を備えておかなければならない。

（委　　任）

第４０条　この規約の施工に関し、必要な事項は総会の議決を得て役員会が別に定める。

附　　則

１、この規約は平成６年７月１０日から施工する。

２、本会の設立初年度の事業計画及び予算は第３３条の規定にかかわらず、設立総会の定めるところによる。

３、本会の設立初年度の会計年度は第３５条の規定にかかわらず、設立認可のあった日から３月３１日までとする。

４、設立時の役員の任期は第１２条の規定にかかわらず、規則による現会長（区長）の在任期間とする。

　　　　　　　東地区公民館運営規則

第一条 ：呼　　称

　　　東公民館と称し事務局は公民館に置く

第二条 ：組　　織

　　　東地区に居住する者を以って組織する。

第三条 ：目　　的

　　　東公民館を生活学習の拠点とし公民館活動を展開し

　　　豊かな明るい地域作りを目的とする。

第四条 ：事　　業

　　　前条の目的達成のため次の事業を行う

１、各種団体の会議・研修会・公演会等の開催に関する事

２、地域住民の親睦と福祉の増進に関する事

３、青少年の健全育成・福祉の増進に関する事

４、スポーツ・文化の向上発展に関する事

５、其の他目的達成に必要な事項

第五条 ：役　　員

　　　公民館に次の役員を置く　（任期は三年とし再任は妨げない。）

１、館　　長　：　１名（区長が兼務する。）

２、会　　計　：　１名（東区会計が担当する。）

３、鍵管理人　：　１名

４、運営委員　：　各隣組選出委員（但し、アパート入居者は除く）

　　　　　　　　（運営委員の任期は一年とする）

第六条 ：会議・協議・規則改正等

　　　毎年三月に実施する、東区総会にて協議する。

　　　但し、館長が必要と認めた時は臨時に召集する。

　　　運営委員会、隣組長会議は館長が必要と認めた時に

　　　召集し事業に関する事項を協議する。

第七条 ：入会金

　　　東地区への新規加入者より入会金を徴収する。

　　　一世帯　三万円とする（但し、アパート入居者は除く）

付　則：本規則は、平成１４年４月１日より施工する。

改定１　平成29年3月19日総会にて（隣組増加による対応）

『第五条 ：役員　４、運営委員：１０名　→　各隣組選出委員

（但し、アパート入居者は除く）（運営委員の任期は一年とする）』に改定

　　　　　　　東地区公民館使用規定

一、公民館又は敷地を使用する場合は、事前に使用許可申請を

　　　館長に提出し、その許可を得なければならない。

二、公民館の使用時間は、原則として午前８時～午後１０時までとする。

　　　但し、特別の事情で前記時間を超えて使用する時は、予め館長の

　　　許可を得て使用する事ができる。

三、公民館及び敷地の使用は次の通りとする。

１、区長が召集する会議等は、無料とする。

２、地区内の各種団体の使用料は、一回　５００円とする。

３、冠婚葬祭の使用料は、一回　２０，０００円とする。

４、地区外の団体で会議等に使用する場合は、一回　３，０００円とする。

　　　（但し、営利目的での使用は出来ない。）

四、公民館使用上の注意

１、公民館使用許可申請は、鍵管理人に提出する。

２、会場使用後は、後始末をきちんとし使用前と同じ状態にする事。

３、生ゴミ、空き缶、ビン等は持ち帰る事。

４、火気取扱いには、充分注意する事。

　　　①、公民館内での喫煙は禁止とする。

　　　・喫煙される方は、原則携帯の吸い殻入れを持参して公民館の

　　 外で喫煙する事。

　　　（現在：所定の喫煙場所は玄関前　「変更・移動する事があります」）

　　　②、ガスコンロ・暖房器具使用後は、元栓を閉める事。

　　　③、瞬間湯沸し器を使用した時は水抜きを実施する事。

　　　④、下足は下足棚に入れる事。

　　　⑤、使用したスリッパは元の場所に戻す事。

　　　⑥、最後に帰る使用責任者は、鍵を鍵管理人へ返却する事。

附　　則

　１、令和６年3月２４日総会にて（公民館内禁煙）改定された

　　　四、４、①、公民館内での喫煙は禁止とする。

　　　は、　令和６年４月１日から適用される

　　・削除された旧規定 ： ４条４項　①、灰皿の後始末

　　 （吸殻は指定した場所に捨てる事。）

　　　　　　　　　※公民館は、みんなで使うもの

　　　　　　　　　　　　　　　　みんなできれいにしましょう。

東地区の組役員業務内容（概要）

☆　東　区　隣 組 長

１、地区費の徴収

２、市報及び回覧板、各種お知らせ等の配布

３、河川清掃時の出・欠の把握・・・・欠席者より協力金（１,000円）の徴収

４、地区敬老会への協力（６つの組長が輪番制）今年度は９月に開催

　　・会場内の手伝い　2名　　・欠席者へのお祝いの記念品配布　４名

　　当番の隣組長には個別にお手伝いの案内と説明会を行います

　　＜コロナ禍以降は、記念品の配布＞

５、赤十字社費の徴収　（７月）

６、地区交通安全協会費の徴収　（２月）　「依頼があった時」

７、その他　随時…地域行事への協力　

３月に市より活動報奨金（３,000円）が支払われます。

☆　東　区　運 営 委 員

１、環境衛生組合長の補助

　ゴミ集積所管理及び立哨必要時の業務

２、会計監査委員２名の選出

３、スポーツフェスティバルへの参加取りまとめと、反省会の協力（コロナ禍以降なし）

　　4人で１チームを編成します　公民館からの募集案内を個別配布します

４、公民館清掃・・隣組の代表となり、期日の決定と組員への連絡

　　公民館内外の清掃、実行記録の記入と次の組の運営委員への連絡

　　必要に応じて障子紙の貼替え等　・・・最近は　「桜会」で実施しています

５、その他　随時…地域行事への協力

☆　小田島地区安全運転協議会役員

１、総会及び年２回くらいの会議への出席　（日程等の案内は個別郵送されます）

２、春・秋の交通安全時の旗立て・立哨など

３、その他　随時