Først litt generelt om organisering av filer og mapper og nederst finner du forslag til mappestruktur til slektsforskningen din, samt de vanligste filtypene du møter på. Her er fordelene ved å ha et strukturert mappesystem og konsistente filnavn:

Effektivitet: Du sparer enormt mye tid når du raskt kan finne frem til spesifikke filer uten å måtte lete gjennom hundrevis eller tusenvis av usorterte dokumenter.

Oversikt: En klar mappestruktur gir deg en god oversikt over alt materialet du har samlet. Du får et visuelt hierarki som gjør det lettere å forstå sammenhenger og se hva du har og hva du eventuelt mangler.

Sikkerhet: Ved å ha en strukturert lagringsplass er det lettere å ta sikkerhetskopier av viktige data. Du kan for eksempel velge å sikkerhetskopiere hele mapper i stedet for å måtte plukke ut enkeltfiler.

Samarbeid: Hvis du noen gang skal dele dataene dine med andre, vil en tydelig struktur gjøre det mye enklere for dem å navigere og forstå innholdet.

Kontinuitet: Hvis det skulle gå lang tid mellom hver gang du jobber med slektsforskningen, vil en god organisering hjelpe deg med å raskt komme tilbake i prosjektet uten å måtte bruke tid på å finne ut hvor ting er lagret.

Det er nesten ingen forskjell på den gammeldagse måten å arkivere på i forhold til hvordan du gjør det på datamaskinen din.

Slik oppretter du mappestrukturen hvis du bruker Kekule Von Stradonitz system.

Slektsforskning (Hovedmappe)

└── Personmapper (undermappe under hovedmappe som igjen har følgende mappestruktur)

├── 2+3 (Navn Far) + (Navn Mor) 

│ ├── Deres barn (Her er du og dine søsken som vil være proband 1 i anetreet)

│ ├── Folketellinger 

│ ├── Kirkebøker 

│ ├── Aviser 

│ ├── Bilder 

│ ├── Brev 

│ ├── Dødsannonser og Nekrologer 

│ ├── Bokomtaler 

│ ├── Kart 

│ └── Andre dokumenter 

├── 4+5 (Navn Farfar) + (Navn Farmor) 

│ ├── Deres barn 

│ ├── Folketellinger 

│ ├── Kirkebøker 

│ ├── Aviser 

│ ├── Bilder 

│ ├── Brev 

│ ├── Dødsannonser og Nekrologer 

│ ├── Bokomtaler 

│ ├── Kart 

│ └── Andre dokumenter 

 | ── 6+7 (Navn Morfar) + (Navn Mormor)

│ ├── Deres barn 

│ ├── Folketellinger 

│ ├── Kirkebøker 

│ ├── Aviser 

│ ├── Bilder 

│ ├── Brev 

│ ├── Dødsannonser og Nekrologer 

│ ├── Bokomtaler 

│ ├── Kart 

│ └── Andre dokumenter 

8+9

10+11  osv

NB! Husk at etter å ha opprettet de første 11 mappene, kan du kopiere de tomme undermappene ned i neste hovedmappe.

Eksempel: Du har opprettet den første familemappen (2+3) og alle undermappene i denne. Deretter oppretter du familiemape (3+4) og kopierer alle undermappene fra (2+3) ned i mappen (3+4) osv. Pass på at du gjør dette FØR du begynner å arkivere filer i mappene. TIPS! Opprett en mappe du kaller "Navn på undermapper" Når du har behov mapper i ny familie kopierer du bare mappestrukturen herfra :-)

Her er et forslag til innhold som kan lagres under hver mappe:

Under hver mappe som er navngitt med Stradonitz-nummeret og navnene på ekteparet, oppretter du følgende undermapper for å organisere de øvrige dataene knyttet til akkurat disse personene og deres barn:

• Deres barn: Denne mappen er viktig for å samle informasjon om barna til det aktuelle foreldreparet. Du kan eventuelt lage ytterligere undermapper her for hvert enkelt barn hvis du har mye informasjon om dem. Husk at et av disse barna er den personen som fører blodslinjen videre. I den mappen er det nok å legge et notat som henviser til mappen for neste slektsledd.

• Folketellinger: Dokumenter og utskrifter fra folketellinger der dette ekteparet (og eventuelt deres barn) er nevnt.

• Kirkebøker: Utskrifter av fødsler, dåp, konfirmasjoner, vielser og dødsfall for dette ekteparet.

• Aviser: Avisutklipp som omhandler dem, for eksempel bryllupsannonser, omtaler av hendelser de var involvert i, etc.

• Bilder: Alle bilder du har av dette ekteparet, enkeltvis eller sammen, samt eventuelle bilder av deres hjem, eiendeler osv.

• Brev: Skannede kopier av gamle brev som er skrevet av eller til dette ekteparet. I tillegg kan det være nyttig og legge et dokument hvor innholdet er en transkripsjon av brev(ene).

• Dødsannonser og Nekrologer: Dødsannonser og eventuelle nekrologer som er publisert i forbindelse med deres bortgang. Kanskje også bilder av graven og gravtøtten og lenker til Gravminnedatabasen.

• Bokomtaler: Hvis noen av dem er nevnt i bøker eller har skrevet bøker som er omtalt. 

• Kart: Kart som viser hvor de bodde, områder de var tilknyttet, reiseruter osv. Gjerne som lenker til kart.

• Andre dokumenter: En felles mappe for alle andre typer dokumenter som er relevante for dette ekteparet, for eksempel skjøter, testamenter, medlemskap i foreninger osv.

Dette er bare forslag til grunnstammen i mappestrukturen. Du kan bygge på med egne mapper og mappenavn etter behov.  Men pass på at du er konsekvent med mappenavnene slik at det ikke oppstår forskjellige navn på mapper som rommer samme type dokumenter. Navn på flere mapper kan f.eks. være:

• Boliger gjennom  livet

• Medlemskap.

• Militærtjeneste

• Mitt arbeidsdokument med notater.

• etc.

• etc.

Hvis du vil ha mappene organisert i en spesiell rekkefølge kan du løse dette med å sette et nummer foran mappenavnet.

Noen råd til slutt

• Vær konsekvent: Når du har bestemt deg for et (fil)navn og mappestruktur, er det viktig å være konsekvent og følge den for alle dine forfedre.

• Personnavn som filnavn: I tillegg til god mappestruktur, er det viktig å ha konsistente navn på filene. Det er mange meninger om hvordan filnavn på personer skal skrives. Personlig setter jeg konsekvent anenummer foran navnet hvis personen er en direkte ane. Deretter fornavnet fordi det er det mest signifikante ved dåp. Etternavnet endret seg jo ofte gjennom livet. Til slutt fører jeg også opp årstall for født og død fordi mange navn var like og ofte fikk barn samme navn som avdød søsken.  En av mine 5xtippoldeforelder er derfor oppført som følger:   (381) Anne Olsdtr. 1655 - 1726. Neste ledd (filbetegnelsen vanligvis 3 bokstaver) etter punktum i filnavnet, er en beskrivelse av hva slags type dokument er. Det er viktig å lære seg de mest vanlige filbetegnelsene slik at du straks ser hvilken type fil (les dokument) det er uten å måtte åpne filen for å se det. Det er også derfor det er viktig at visning av filbetegnelse er skrudd på. (Se beskrivelsen hvordan dette gjøres lenger nede på siden) 

• Hvis filen en kopi av en kirkebok kan man føye til dåp, konfirmasjon, gift, død etc. Hele filnavnet kan da se slik ut:  (381) Anne Olsdtr. 1655 - 1726 - Gift 1675.jpg. Der det mangler informasjon om født eller død kan oppføringen se slik ut:  (381) Anne Olsdtr. f1655 eller  (381) Anne Olsdtr. d1726 Er årstallet usikkert skriver jeg ca.f1655.

• Fleksibilitet: Selv om det er viktig å være konsekvent, må strukturen også være fleksibel nok til å håndtere uventet informasjon. Du kan alltid legge til nye undermapper i "Andre dokumenter" hvis du trenger det.

• Start i det små: Hvis du har en enorm mengde data allerede, kan det virke overveldende å organisere alt på en gang. Start med en gren av slekten eller en bestemt type kildemateriale og jobb deg gradvis gjennom.

Jeg håper dette forslaget til mappestruktur er nyttig for deg i ditt slektsforskningsarbeid! Lykke til videre med den spennende jakten på dine forfedre! Ta gjerne kontakt om du har spørsmål.

sveinasak@gmail.com

De vanligste filnavnene er felles for Windows og Mac

Dokumenter:

• .docx: Microsoft Word-dokument

• .pdf: Portable Document Format (Adobe Acrobat)

• .txt: Ren tekstfil

• .rtf: Rich Text Format

• .odt: OpenDocument Tekstdokument (LibreOffice, OpenOffice)

• .xlsx: Microsoft Excel-ark

• .csv: Komma-separerte verdier (tabellformat)

• .pptx: Microsoft PowerPoint-presentasjon

• .odp: OpenDocument Presentasjon (LibreOffice, OpenOffice)

Bilder:

• .jpg eller .jpeg: Joint Photographic Experts Group (vanlig for fotografier)

• .png: Portable Network Graphics (støtter gjennomsiktighet)

• .gif: Graphics Interchange Format (støtter animasjon)

• .bmp: Bitmap (ustandardisert, stort filformat)

• .tiff eller .tif: Tagged Image File Format (høy kvalitet, ofte brukt i trykk)

• .heic: High Efficiency Image File Format (nyere format, mer effektiv komprimering)

Lyd:

• .mp3: MPEG Audio Layer-3 (vanlig for musikk)

• .wav: Waveform Audio File Format (ustandardisert, høy kvalitet)

• .aac: Advanced Audio Coding (bedre kvalitet enn MP3 ved samme bitrate)

• .flac: Free Lossless Audio Codec (tapsfri komprimering)

• .ogg: Ogg Vorbis (åpent, royaltyfritt format)

Video:

• .mp4: MPEG-4 Part 14 (vanlig for video)

• .avi: Audio Video Interleave (eldre format)

• .mov: QuickTime Movie (Apple)

• .wmv: Windows Media Video (Microsoft)

• .mkv: Matroska (fleksibelt, åpent format)

Kjørbare filer og installasjon:

• .exe: Kjørbar fil (program)

• .msi: Microsoft Installer (installasjonspakke)

Komprimerte filer:

• .zip: Vanlig komprimert arkivformat

• .rar: Roshal Archive (proprietært komprimert arkivformat)

Nettfiler:

• .html eller .htm: HyperText Markup Language (nettside)

• .css: Cascading Style Sheets (stilark for nettsider)

• .js: JavaScript (skriptspråk for nettsider)

Dette er bare noen av de vanligste, og det finnes mange andre filtyper for spesifikke formål! Håper denne listen er nyttig for deg. Er det noe annet du lurer på om filbetegnelsen (eng. extension)? Hvis du ønsker ytterligere utdyping, prøv å google f.eks. følgende frase:   Hva er en .bmp fil  (etc.)

Her er en liste over noen filtyper (som det ikke er så viktig å lære) og som tradisjonelt har vært unike for Apples operativ-systemer (som macOS og iOS) og som ikke har en direkte tilsvarende standardbruk i Windows:

• .dmg: Dette er en "disk image"-fil som ofte brukes til å distribuere programvare på macOS. Når du åpner en .dmg-fil, monteres den som en virtuell disk på skrivebordet, og du kan dra programmet til Applications-mappen. Windows bruker vanligvis .iso-filer for lignende formål, men funksjonaliteten og den utbredte bruken er forskjellig.

• .app: Dette er ikke en enkelt fil, men en pakke eller en mappe som inneholder alle ressursene som et macOS-program trenger for å kjøre. Den fremstår som en enkelt fil i Finder. Windows bruker .exe-filer (kjørbar fil) og tilhørende DLL-filer og mapper for å organisere programvare.

• .pkg: Dette er en pakkeinstallasjonsfil som brukes av macOS Installer for å installere programvare. Selv om Windows har .msi-filer for lignende formål, er strukturen og måten de håndteres på forskjellig.

• .ipa: Dette er en "iOS App Archive"-fil som brukes til å distribuere iOS-applikasjoner til iPhone, iPad og iPod touch. Windows har ikke et tilsvarende format for installasjon av mobilapplikasjoner direkte på en PC.

• .plist: Dette er en "Property List"-fil som brukes av macOS og iOS for å lagre konfigurasjonsinnstillinger og annen data i et strukturert format (vanligvis XML eller binært). Windows bruker .ini-filer, registeret og andre formater for lignende formål.

• .sparsebundle og .sparseimage: Dette er spesielle typer disk image-filer som kan utvides etter behov og som ofte brukes av Time Machine for sikkerhetskopiering. Windows har sine egne formater for sikkerhetskopiering, men disse Apple-spesifikke formatene har unike egenskaper.

• .workflow: Dette er filer som opprettes og brukes av Apples Automator-applikasjon for å automatisere oppgaver på macOS. Windows har Task Scheduler og PowerShell for lignende formål, men ikke et direkte filformat for visuelt utformede arbeidsflyter på samme måte.
  
  

Det er viktig å merke seg at noen av disse filtypene kan åpnes eller konverteres på Windows ved hjelp av tredjepartsprogramvare, men de er ikke en integrert del av Windows-operativsystemet på samme måte som de er for Apple-systemer. I tillegg utvikler begge operativsystemene seg stadig, og det kan finnes overlappende funksjonalitet eller nye filformater over tid.

Ser du ikke filbetegnelsen (filtypen) på din Windows PC? 

Her er hvordan du setter opp utforskeren (windows explorer) til  å vise filtyper i Windows.

Her er et par informative videoer som forklarer det viktigste om filer og mapper på Mac og Windows PC (Eng. Files and folders)