Papelería y útiles

Papelería y Útiles 

Es una cuenta del activo no circulante que representa los materiales de oficina que una empresa adquiere para su uso en las operaciones diarias. Estos materiales incluyen artículos como papel, bolígrafos, carpetas, tóner para impresoras, entre otros. 

A continuación, se presenta un resumen extenso sobre su naturaleza, cuándo se carga y cuándo se abona, con ejemplos paso a paso.

Naturaleza de la cuenta de Papelería y Útiles

1. Clasificación:

   • Pertenece al Activo Circulante en el balance general, ya que representa bienes que se consumirán en el corto plazo (generalmente menos de un año).

   • Es una cuenta real porque refleja un recurso tangible (materiales de oficina).

2. Movimientos:

   • Se carga: Cuando la empresa adquiere papelería y útiles.

   • Se abona: Cuando se consumen o utilizan los materiales.

3. Saldo:

   • Su saldo normal es deudor, lo que indica el valor de los materiales disponibles para su uso.

   • Si el saldo es cero o acreedor, indica que no hay materiales disponibles o que se han consumido en exceso.

Cuándo se carga la cuenta de Papelería y Útiles

La cuenta de Papelería y Útiles se carga cuando la empresa adquiere materiales de oficina. Algunos ejemplos:

1. Compra de papelería y útiles:

   • Cuando la empresa compra materiales de oficina y los registra como inventario.

   • Asiento contable:

Débito (Cargo): Papelería y Útiles (aumenta el activo).

Crédito (Abono): Proveedores o Bancos (disminuye el pasivo o el activo).

Ejemplo:

1. • La empresa compra papelería y útiles por $1,000.

   • Asiento:

Papelería y Útiles   $1,000 (Cargo)

Proveedores          $1,000 (Abono)

2. Compra de materiales con IVA:

   • Cuando la empresa compra materiales de oficina y el precio incluye IVA.

   • Asiento contable:

Débito: Papelería y Útiles.

Débito: IVA Acreditable.

Crédito: Proveedores o Bancos.

Ejemplo:

2. • La empresa compra papelería y útiles por 

   • 1,000 mas 160 de IVA.

   • Asiento:

Papelería y Útiles   $1,000 (Cargo)

IVA Acreditable      $    160 (Cargo)

Proveedores          $1,160 (Abono)

Cuándo se abona la cuenta de Papelería y Útiles

La cuenta de Papelería y Útiles se abona cuando se consumen o utilizan los materiales. Algunos ejemplos:

1. Consumo de materiales:

   • Cuando la empresa utiliza los materiales de oficina en sus operaciones diarias.

   • Asiento contable:

Débito: Gastos de Oficina (aumenta el gasto).

Crédito: Papelería y Útiles (disminuye el activo).

Ejemplo:

1. • La empresa utiliza $300 de papelería y útiles.

   • Asiento:

Gastos de Oficina     $300 (Cargo)

Papelería y Útiles    $300 (Abono)

2. Ajuste por inventario final:

   • Cuando se realiza un ajuste al final del período para reflejar el inventario restante.

   • Asiento contable:

Débito: Inventario de Papelería y Útiles (aumenta el activo).

Crédito: Papelería y Útiles (disminuye el activo).

Ejemplo:

2. • Al final del período, la empresa determina que tiene $200 de papelería y útiles en inventario.

   • Asiento:

Inventario de Papelería y Útiles $200 (Cargo)

Papelería y Útiles               $200 (Abono)

Pasos para registrar movimientos en la cuenta de Papelería y Útiles

1. Identificar el tipo de transacción:

   • Determinar si se está adquiriendo materiales (cargo) o consumiéndolos (abono).

2. Clasificar las cuentas involucradas:

   • Identificar las cuentas que se afectarán junto con Papelería y Útiles (proveedores, gastos, etc.).

3. Aplicar la partida doble:

   • Cada transacción debe tener un cargo y un abono de igual valor.

4. Registrar en el libro diario:

   • Anotar la transacción en el libro diario con los cargos y abonos correspondientes.

5. Trasladar al mayor general:

   • Pasar los saldos de las cuentas al libro mayor para actualizar los saldos.

Ejemplo completo

Transacción 1: La empresa compra papelería y útiles por $1,000.

• Asiento:

Papelería y Útiles   $1,000 (Cargo)

Proveedores          $1,000 (Abono)

Transacción 2: La empresa utiliza $300 de papelería y útiles.

• Asiento:

Gastos de Oficina     $300 (Cargo)

Papelería y Útiles    $300 (Abono)

Transacción 3: Al final del período, la empresa determina que tiene $200 de papelería y útiles en inventario.

• Asiento:

Inventario de Papelería y Útiles $200 (Cargo)

Papelería y Útiles               $200 (Abono)

Saldo final de Papelería y Útiles:

• Saldo inicial: $0.

• Compra de materiales: $1,000.

• Consumo de materiales: $300.

• Inventario final: $200.

• Saldo final: 1,000−300 - 200=500.

La cuenta de Papelería y Útiles es esencial para gestionar los materiales de oficina que se utilizan en las operaciones diarias de una empresa. Su manejo adecuado garantiza el control de los recursos y la correcta contabilización de las transacciones relacionadas con la adquisición y consumo de materiales.

Esta cuenta registra los aumentos y disminuciones que experimentan los materiales y útiles de oficina, por ejemplo, papel, facturas, recibos, sobres, lápices, plumas, etc., tales como propaganda, primas de seguros y fianza, rentas pagadas por anticipado e intereses pagados por anticipado. Se aumentarán cada vez que se adquieran y disminuirán por el precio del costo de los bienes que se vayan utilizando o consumiendo; es decir, conforme se vayan “gastando” se considerarán como un gasto y deberán descargarse de la cuenta de activo y aplicarse a los resultados de operación.