Documentos por cobrar

Documentos por Cobrar 

Es una cuenta del activo circulante que representa los derechos de cobro que tiene una empresa derivados de promesas formales de pago, generalmente respaldadas por documentos negociables como pagarés, letras de cambio o contratos. Estos documentos son más formales que las cuentas por cobrar, ya que incluyen fechas de vencimiento y, en muchos casos, intereses. A continuación, se presenta un resumen extenso sobre su naturaleza, cuándo se carga y cuándo se abona, con ejemplos paso a paso.

Naturaleza de la cuenta de Documentos por Cobrar

1. Clasificación:

   • Pertenece al Activo Circulante en el balance general, ya que representa derechos de cobro que se esperan recibir en el corto plazo (generalmente menos de un año).

   • Es una cuenta real porque refleja un derecho exigible respaldado por un documento formal.

2. Movimientos:

   • Se carga: Cuando la empresa recibe un documento negociable (pagaré, letra de cambio, etc.) como garantía de pago.

   • Se abona: Cuando se cobra el documento, se vende o se cancela.

3. Saldo:

   • Su saldo normal es deudor, lo que indica el monto total de los documentos por cobrar pendientes de pago.

   • Si el saldo es cero o acreedor, indica que no hay documentos por cobrar o que se han cobrado en exceso.

Cuándo se carga la cuenta de Documentos por Cobrar

La cuenta de Documentos por Cobrar se carga cuando la empresa recibe un documento negociable como garantía de pago. Algunos ejemplos:

1. Ventas con pagaré:

   • Cuando la empresa vende bienes o servicios y recibe un pagaré como garantía de pago.

   • Asiento contable:

Débito (Cargo): Documentos por Cobrar (aumenta el activo).

Crédito (Abono): Ventas (aumenta el patrimonio).

Ejemplo:

1. • La empresa vende mercancía por $5,000 y recibe un pagaré a 60 días.

   • Asiento:

Documentos por Cobrar   $5,000 (Cargo)

Ventas                  $5,000 (Abono)

2. Conversión de cuentas por cobrar a documentos por cobrar:

   • Cuando un cliente convierte su deuda en un documento negociable.

   • Asiento contable:

     • Cargo: Documentos por Cobrar.

     • Abono: Clientes.

Ejemplo:

2. • Un cliente convierte su deuda de $2,000 en un pagaré.

   • Asiento:

Documentos por Cobrar   $2,000 (Cargo)

Clientes                $2,000 (Abono)

Cuándo se abona la cuenta de Documentos por Cobrar

La cuenta de Documentos por Cobrar se abona cuando se cobra el documento, se vende o se cancela. Algunos ejemplos:

1. Cobro de un documento:

   • Cuando el cliente paga el documento en la fecha de vencimiento.

   • Asiento contable:

Cargo: Caja o Bancos (aumenta el activo).

Abono: Documentos por Cobrar (disminuye el activo).

Ejemplo:

1. • El cliente paga el pagaré de $5,000 en la fecha de vencimiento.

   • Asiento:

Caja                   $5,000 (Cargo)

Documentos por Cobrar  $5,000 (Abono)

2. Venta de un documento:

   • Cuando la empresa vende el documento a un tercero (por ejemplo, a un banco) antes de su vencimiento.

   • Asiento contable:

     • Cargo: Caja o Bancos (aumenta el activo).

     • Abono: Documentos por Cobrar (disminuye el activo).

     • Abono: Ingresos por intereses (si hay ganancia).

Ejemplo:

2. • La empresa vende un pagaré de 3,000 aun banco por 2,950.

   • Asiento:

Caja                   $2,950 (Cargo)

Pérdida en Venta de Documentos $     50 (Cargo)

Documentos por Cobrar  $3,000 (Abono)

3. Cancelación de un documento incobrable:

   • Cuando se determina que un documento es incobrable y se da de baja.

   • Asiento contable:

Cargo: Gastos por Cuentas Incobrables (aumenta el gasto).

Abono: Documentos por Cobrar (disminuye el activo).

Ejemplo:

3. • La empresa determina que un pagaré de $1,000 es incobrable.

   • Asiento:

Gastos por Cuentas Incobrables $1,000 (Cargo)

Documentos por Cobrar          $1,000 (Abono)

Pasos para registrar movimientos en la cuenta de Documentos por Cobrar

1. Identificar el tipo de transacción:

   • Determinar si se está recibiendo un documento (cargo) o cobrando, vendiendo o cancelando un documento (abono).

2. Clasificar las cuentas involucradas:

   • Identificar las cuentas que se afectarán junto con Documentos por Cobrar (ventas, caja, gastos, etc.).

3. Aplicar la partida doble:

   • Cada transacción debe tener un Cargo y un Abono de igual valor.

4. Registrar en el libro diario:

   • Anotar la transacción en el libro diario con los Cargos y Abonos correspondientes.

5. Trasladar al mayor general:

   • Pasar los saldos de las cuentas al libro mayor para actualizar los saldos.

Ejemplo completo

Transacción 1: La empresa vende mercancía por $4,000 y recibe un pagaré a 30 días.

• Asiento:

Documentos por Cobrar   $4,000 (Cargo)

Ventas                  $4,000 (Abono)

Transacción 2: El cliente paga el pagaré de $4,000 en la fecha de vencimiento.

• Asiento:

Caja                   $4,000 (Cargo)

Documentos por Cobrar  $4,000 (Abono)

Transacción 3: La empresa vende un pagaré de 2,000 aun banco por 1,950.

• Asiento:

Caja                   $1,950 (Cargo)

Pérdida en Venta de Documentos $     50 (Cargo)

Documentos por Cobrar  $2,000 (Abono)

Saldo final de Documentos por Cobrar:

• Saldo inicial: $0.

• Documentos recibidos: 4,000+ 2,000 = $6,000.

• Documentos cobrados: $4,000.

• Documentos vendidos: $2,000.

• Saldo final: 6,000 −4,000 = 2,000.

La cuenta de Documentos por Cobrar es esencial para gestionar los derechos de cobro respaldados por documentos formales. Su manejo adecuado garantiza el control de los recursos y la correcta contabilización de las transacciones relacionadas con pagarés y otros documentos negociables.

La cuenta de documentos por cobrar registra los aumentos y las disminuciones derivados de la venta de conceptos distintos a mercancías o prestación de servicios, única y exclusivamente a crédito documentado (títulos de crédito, letras de cambio y pagarés) a favor de la empresa.

Por tanto, esta cuenta presenta el derecho que tiene la entidad de exigir a los suscriptores de los títulos de crédito el pago de su adeudo (documentado) derivado de venta de conceptos diferentes de las mercancías o la prestación de servicios a crédito; es decir, presenta un beneficio futuro fundadamente esperado.