MURAOKA電子図書館 - ３．自然災害への記録管理のリスクマネジメント

（１）民間企業におけるBCP（事業継続計画）への取り組み

～BCP（Business Continuity Plan）～

民間企業におけるBCP（事業継続計画：Business Continuity Plan）への取り組みは、被害による収益の大幅減、製品・サービスの供給停滞による顧客流出・マーケットシェア低下、その結果として被る企業価値低下など、想定される数多くのダメージを最小化することが目的になっています。

自然災害により民間企業における民間重要情報資源の重点管理への取り組みが必要です。　一方、自治体においても自治体情報資源の消失により市民生活に多大な支障がおきないよう対策が求められています。

（2）民間企業・自治体の重要情報資源（バイタルレコード）の定義

①国内でのバイタルレコードの定義：内閣府公表の定義

～「事業継続ガイドライン第一版―わが国企業の滅災と災害対応力の向上のために」～

「バイタルレコードには、設計図、見取図、品質管理資料等、災害時に直接的に必要な文書やコーポレートガバナンス・内部統制維持、法令順守、説明責任確保のための文書、権利義務確定、債権債務確保のための文書等、間接的に必要な文書がある。」とバイタルレコードが例示されています。

➁欧米でのバイタルレコードの定義

欧米にはバイタルレコードマネジメント（VRM：Vital Records Management）の取り組みが早くから行われています。『バイタルレコードの保護と災害復旧計画』（出典：Information and Records Management : Document Based Information Systems. 4th ed.1995）には次のように書かれています。

バイタルレコードには、災害に遭った時、組織を再建するか継続するために必要な情報が含まれている。それらは、企業の法的・財務的地位を回復し、企業とその従業員、顧客と株主の権利を守るために必要である。

　ビジネス記録がバイタルとして定義されるためには、代替不可能なものでなければならない。そして、たとえ被災中であっても、被災直後であってもビジネス（バイタルレコードなしでは運営できないビジネス）運営に必要とされるものでなければならない。ビジネスの記録は唯一であるため大部分はバイタルで　

　ある。

組織には4つの種類の資産がある。ヒト、モノ（在庫、土地、建物、設備のような物理的資産）、

カネ（現金、投資物件等）、そして最後に、それらを含む記録と情報。記録と情報は唯一であるため、

滅失又は破壊されたら、再生や復元が不可能又は困難なものである。従って、情報は組織にとって不可欠な資産である。

（３）業種別・事業継続に不可欠な文書（重要情報資源）

「災害で消失すると事業継続に深刻な影響を及ぼす文書」は、業種ごとに少し違いますが、共通して契約・会計・顧客・従業員・事業基盤に関わる記録が最重要です。