（1） 記録管理の目的

（企業：民事訴訟対応等）

•業務の効率化（必要な文書をすぐに探せる）

•法令遵守（会社法、商業登記法、税法、公文書管理関連）

•トラブル防止（契約・決裁の証拠保全）

•商店街の場合：補助金申請・報告書（保存期間５年）や行政への報告資料で必須

（2） Document（文書）の定義

◎業務上作成・受領したすべての文書、データ、ファイルを含む

（例）

・会議メモ

・企画書のドラフト

・チラシのデザイン案

・メールやチャットのやりとり

→これらは「業務遂行の参考資料」であり、証拠性は低い

（３）Record（記録）の定義

◎文書のうち、法的・業務的な証拠として保存義務があるもの

（例)

・契約書（賃貸契約、取引契約）

・決裁済みの稟議書・企画書

・取締役会／商店街理事会の議事録

・補助金申請書類、交付決定通知

・財務諸表、税務申告書

→保存期間・改ざん禁止・アクセス管理が必須

（４）管理ルール（例）

①分類：文書を「記録（Record）」「参考文書（Document）」に区分

➁保存期間：

・契約書 → 10年

・会計関係 → 7年（税法に基づく）

・役員会・理事会議事録 → 永年または10年以上

・商店街補助金申請書・報告書　５年（要綱第20条記載：５年保存）

③保存方法：

・紙 → ファイル管理（保存箱・キャビネット）

・電子 → Googleドライブ・LINE WORKSフォルダなどクラウド管理

・アクセス権：理事会・経理担当のみ閲覧可能にするなど制限

・廃棄ルール：保存期間終了後、承認を得て廃棄（シュレッダーや完全削除）

（5）実践例（商店街の場合）

【Document】七夕飾りイベントのアイデアメモ、デザイン案

【Record】イベント決算報告書、補助金実績報告書、参加者数報告

→ 補助金審査や監査では「Record」だけを正式提出できる

（6）管理体制

（責任者）：商店街事務局長／企業の総務部

（担当者）：各プロジェクトの担当責任者

（定期点検）：年1回、不要文書の廃棄と整理

（7）推奨ツール

（クラウド）：Googleドライブ、LINE WORKSフォルダ

（文書管理ラベル）：フォルダ名に【Record】・【Document】を明記

（バックアップ）：最低年1回、外部HDDやクラウド二重保存