HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

mSHop - TIEMTHUOc

Nhấn CTRL+F, gõ tên phần bạn muốn xem để đi tới ngay phần đó

quy trình

1. ĐĂNG NHẬP

2. NHẬP TỒN ĐẦU/NHẬP MUA

3. XUẤT BÁN

4. BÁO CÁO BÁN HÀNG, MUA HÀNG LÊN CỤC QUẢN LÝ DƯỢC, SỞ Y TẾ

5. THÊM ĐƠN VỊ TÍNH

6. CÁC LOẠI BÁO CÁO

7. TÌNH HUỐNG

*********

1. ĐĂNG NHẬP

  • Bước 2: Màn hình đăng nhập hiện ra. Nhập Số điện thoại đã đăng ký và Mật khẩu, sau đó nhấn nút “Đăng nhập”

2. NHẬP MUA

Lần nhập mua đầu tiên chính là khai báo danh mục và số lượng thuốc hiện có của cửa hàng vào phần mềm. Những lần nhập mua tiếp theo, người dùng nhập Số lượng đúng với lượng thuốc mới nhập về.

  • Bước 1: Nhấn vào nút “Nhập tồn đầu/Nhập mua”
  • Bước 2: Để nhập hàng chúng ta có thể tìm kiếm theo số đăng ký/tên thuốc/hoạt chất. Tuy nhiên, để tìm kiếm được nhanh nhất, chúng ta nên nhập số đăng ký trên hộp thuốc vào ô trống màu xanh, rồi nhấn nút "Tìm kiếm”, sẽ hiện ra mã thuốc cần nhập ngay phía dưới.
  • Bước 3: Nhấn chuột vào dòng sản phẩm đó, rồi nhập các thông tin về Giá mua, Giá bán, Số lượng, Ngày sản xuất (định dạng kiểu 26/06/2019), Ngày hết hạn (định dạng kiểu 26/06/2019), Số lô.
  • Lưu ý: Nếu nhà thuốc sử dụng mã vạch, quét phần mã vạch vào ô "Mã vạch". Nếu không có thể đặt tên viết tắt cho thuốc và nhập vào ô "Mã vạch" này để phục vụ việc tìm kiếm nhanh.

Đối với những sản phẩm không tìm thấy khi nhập số đăng ký vào ô "Tìm kiếm" (nghĩa là chưa được Cục Quản lý Dược cập nhật vào kho dữ liệu dược quốc gia):

+ Những thuốc này khi nhập vào phần mềm cũng sẽ chỉ quản lý được nội bộ, không báo cáo lên Cục Quản lý Dược và Sở Y tế được.

+ Mã thuốc là dãy số, không phải mã "DQG..."

+ Khuyến cáo: Nếu chưa sử dụng thành thạo thì ưu tiên nhập các thuốc đã có sẵn mã DQG trước, chưa cần nhập những Sản phẩm mới này.

Cách tạo mã:

  • Bước 1: Nhấn vào nút “ Sản phẩm mới”, dòng “Sản phẩm mới 1” sẽ hiện lên đơn hàng
  • Bước 2: Xóa tên “Sản phẩm mới 1”, thay bằng tên đúng của sản phẩm
  • Bước 3: Nhập các thông tin về Giá - Số lượng - Ngày hết hạn - Số lô. Sau đó nhấn “Xác nhận đơn hàng”
  • Bước 4: Nhập tên “Nhà cung cấp” vào ô “Khách hàng”, nếu Nhà cung cấp đã có thông tin trong hệ thống thì nhấn “Tìm kiếm” rồi chọn. Kiểm tra lại các thông tin, cuối cùng nhấn “Trả tiền” hoặc “Trả tiền sau” (nếu nợ nhà cung cấp)

3. XUẤT BÁN

  • Bước 1: Nhấn nút “Xuất bán” trên thanh vàng
  • Bước 2: Gõ tên thuốc/mã vạch/tên viết tắt vào ô “Tìm kiếm”, hoặc dùng máy đọc mã vạch quét mã thuốc, bên dưới sẽ hiện ra thuốc tương ứng. Nếu thuốc được nhập nhiều lần, có nhiều lô hàng thì tất cả những lô hàng đó sẽ hiện ra.
  • Bước 3: Nhấn chuột vào dòng chứa tên thuốc và lô hàng phù hợp, thuốc sẽ hiện vào đơn hàng.
  • Bước 4: Chọn Đơn vị tính phù hợp, Số lượng (có thể chỉnh Giá nếu muốn) rồi nhấn “Xác nhận đơn hàng”
  • Bước 5: Phần “Xác nhận đơn hàng bán hiện ra”, kiểm tra lại các thông tin rồi nhấn “Trả tiền” hoặc “Trả tiền sau” (nếu khách hàng nợ)

4. BÁO CÁO BÁN HÀNG, MUA HÀNG LÊN

cục quản lý dược, SỞ Y TẾ

I. BÁO CÁO BÁN HÀNG:

  • Bước 1: Nhấn chuột vào biểu tượng $ - Báo cáo các đơn hàng bán
  • Bước 2: Chọn giai đoạn cần xem. Ví dụ nếu muốn xem trong ngày 16/5/2019 chọn Từ ngày “16/05/2019’” Đến ngày 16/05/2019. Sau đó nhấn “Tìm kiếm”
  • Bước 3: Khi tất cả các đơn hàng bán được trong ngày hiện ra bên dưới, nhấn vào Tên đơn hàng muốn báo cáo
  • Bước 4: Khi chi tiết đơn hàng hiện ra, nhấn vào nút Báo cáo QĐ777/QĐ-QLD
  • Bước 5: Khi báo cáo thàng công, phần mềm sẽ có thông báo và cập nhật trạng thái ở giao diện bên ngoài. Để hoàn tất, anh chị nhấn OK

II. BÁO CÁO MUA HÀNG:

  • Bước 1: Nhấn chuột vào biểu tượng 3 vạch ngang - Chọn “Bảng kê chi tiền”
  • Bước 2: Chọn giai đoạn cần xem. Ví dụ nếu muốn xem trong ngày 14/8/2019 chọn Từ ngày “14/8/2019’” Đến ngày 14/8/2019. Sau đó nhấn “Tìm kiếm”
  • Bước 3: Khi tất cả các đơn hàng nhập mua trong ngày hiện ra bên dưới, nhấn vào Tên đơn hàng muốn báo cáo
  • Bước 4: Khi chi tiết đơn hàng hiện ra, nhấn vào nút Báo cáo QĐ777/QĐ-QLD
  • Bước 5: Khi báo cáo thàng công, phần mềm sẽ có thông báo và cập nhật trạng thái ở giao diện bên ngoài. Để hoàn tất, anh chị nhấn OK

5. THÊM ĐƠN VỊ TÍNH

  • Bước 1: Nhấn vào nút “Sản phẩm” trên thanh công cụ vàng
  • Bước 2: Để con trở vào ô trống “Từ khóa” . Gõ tên hoặc dùng máy đọc mã vạch quét mã thuốc cần thêm đơn vị tỉnh rồi nhấn “Tìm kiếm”
  • Bước 3: Nhấn vào chữ “Đơn vị tính”
  • Bước 4: Nhấn vào “Thêm đơn vị”
  • Bước 5: “Cập nhật” đơn vị tính rồi “Đóng”

6. CÁC LOẠI BÁO CÁO

  • Nhấn vào biểu tượng 3 gạch ngang trên thanh vàng
  • Ý NGHĨA CÁC MỤC:

+ Báo cáo: Các loại báo cáo chi tiết

+ Báo cáo biểu đồ: Các loại báo cáo tổng hợp dạng biểu đồ

+ Bảng kê chi tiền: Chi tiết các đơn hàng đã Nhập mua

+ Báo cáo tắt 777 - copy từ excel: Nhập bảng excel các đơn hàng mua, bán để báo cáo lên cục quản lý dược, sở y tế

MỤC 1: BÁO CÁO

Các loại Báo cáo chi tiết trong mục 1:

  1. Sổ quỹ
  2. Bảng kê thu
  3. Bảng kê chi
  4. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn
  5. Các ngày doanh số cao nhất (biểu đồ)
  6. Khách hàng doanh số cao nhất (biểu đồ)
  7. Nhân viên doanh số cao nhất (biểu đồ)
  8. Giờ doanh số cao nhất (biểu đồ)
  9. Báo cáo tồn kho chi tiết
  10. Báo cáo tồn kho tổng hợp
  11. Báo cáo sản phẩm cận date
  • Loại báo cáo “1.Sổ quỹ”: Số tiền THU-CHI-LỢI NHUẬN của các đơn hàng

Cách xem:

+ Chọn loại báo cáo 1. Sổ quỹ -> Chọn “Từ ngày...đến ngày…” -> Nhấn nút “Xem báo cáo”

+ Giao diện báo cáo “Sổ quỹ”:

Cột “Số dư”: thể hiện lợi nhuận lãi/lỗ. Nếu số đó ở trong ngoặc, ví dụ (50,000) là thể hiện giá trị - (lỗ).

  • Loại báo cáo “Báo cáo tồn kho chi tiết”: Thể hiện số lượng tồn thực tế, theo chi tiết từng lô thuốc

Cách xem:

+ Chọn loại “Báo cáo tồn kho chi tiết” -> Nhấn nút “Xem báo cáo”

+ Giao diện Báo cáo tồn kho chi tiết:

  • Loại báo cáo “Báo cáo sản phẩm cận date”: Danh sách các sản phẩm cận date trước 1 tháng

Cách xem:

+ Chọn loại “Báo cáo sản phẩm cận date” -> Nhấn “Xem báo cáo

+ Giao diện “Báo cáo sản phẩm cận date”

MỤC 2: Báo cáo biểu đồ - Các loại báo cáo tổng hợp dạng biểu đồ

MỤC 3: Bảng kê chi tiền - Chi tiết các đơn hàng đã Nhập mua (Xem lại hướng dẫn ở phần 4.II.Báo cáo mua hàng)

MỤC 4: Báo cáo tắt 777 - copy từ excel:

  • Dùng để báo cáo các đơn hàng mua và đơn hàng bán lên cục quản lý dược, sở y tế bằng bảng excel tổng hợp
  • Đối tượng: là các cơ sở đã có sẵn dữ liệu/đã từng dùng phần mềm khác, sẽ thực hiện bước tìm kiếm các mã thuốc quốc gia tương ứng với mã thuốc cơ sơ mình, và đẩy báo cáo tổng hợp bằng bảng excel (thay vì nhập mua, xuất bán từng đơn)
  • Để báo cáo được, mã thuốc trong bảng excel phải có dạng DQG (nghĩa là các mã chuẩn trong kho dữ liệu dược quốc gia)
  • Để tìm mã DQG của các loại thuốc có trong nhà thuốc, quầy thuốc, có 2 cách:

+ Cách 1: Váo nút “Nhập tồn đầu/Nhập mua”, tìm kiếm từng loại theo tên thuốc/Số đăng ký (Chi tiết xem lại phần 2. Nhập mua)

+ Cách 2: Vẫn vào nút “Nhập tồn đầu/Nhập mua”

Nhấn vào “Sao chép từ excel”

Nhấn vào “Excel này”

Khi đó, một file excel chứa toàn bộ danh sách các thuốc thuộc kho dược quốc gia sẽ được tải về máy. Anh chị tìm kiếm các thuốc của cơ sở mình tương ứng với các mã DQG đó, để tạo 1 file excel mới gồm các cột:

Mã thuốc | Tên thuốc | Số lô | Ngày sản xuât | Hạn sử dụng | Số DKLH | Số lượng | Đơn giá | Đơn vị tính

Tiếp theo, vào lại phần “Báo cáo tắt 777 - copy từ excel”

Chọn loại phiếu “Đơn hàng bán/Đơn hàng mua” -> Copy file “excel mới” vào ô trống (không copy phần đề mục), rồi nhấn nút “Báo cáo”

7. TÌNH HUỐNG

  1. NHẬP, SỬA HÓA ĐƠN
  • Tiemthuoc.vn cho phép sửa 3 loại thông tin ngày sản xuất, ngày hết hạn, số lô trong các đơn hàng Nhập mua.
  • Cách sửa:

+ Vào nút 3 vạch ngang, chọn “Bảng kê chi tiền”

+ Nhấn vào tên đơn hàng muốn sửa

+ Khi chi tiết đơn hàng hiện ra, nhấn nút “Sửa”

+ Cảnh báo từ phần mềm hiện lên, nếu đồng ý nhấn “OK”

  • Bảng thông tin hiện ra, chỉnh sửa lại cho đúng rồi nhấn “Cập nhật”