Kontoafstemning
Indstillinger for kontoafstemning (Skærm-id: GL302SPL)
For at kunne foretage kontoafstemning skal der oprettes et afstemnings-id. Dette gøres imenuen “Indstillinger for kontoafstemning” under finansmodulet (skærm ID: GL302SPL).
Afstemnings-id oprettes således:
Indtast et valgfrit ID nummer i feltet “Afstemnings-id”.
Indtast en beskrivelse i feltet “Beskrivelse”.
Vælg hvilke finanskonto dette afstemnings-id skal gælde for i linjerne nederst ibilledet.
Tryk på “Gem” eller “Gem og luk”
Bemærk: Vælges der flere konti til samme afstemnings-id, skal disse konti afstemmessamtidigt. Dette kan være en fordel, hvis fx 2 finanskonti skal afstemmes op imodhinanden. Overvej derfor om det er nødvendigt eller et krav for afstemningen. Hvis ikke,anbefales det, at der oprettes afstemnings-id per finanskonto, der skal afstemmes.
Udførelse af kontoafstemning
Når der er blevet oprettet et afstemnings-id med én eller flere tilhørende finanskonti kan selve afstemningen startes.
Gå til “Bilagsafstemning” (skærm ID: GL30201PL) under finansmodulet.
Klik på “+” for, at oprette en konto-afstemning.
I billedet “Konto-afstemning” skal der som minimum tages stilling til følgende felter:
Referencenr. - (er standard sat til “NEW”. Dette betyder, at der automatisk sættes et referencenummer på afstemningen. Ønskes et andet nummer kan dette indstilles under Nummerserier)
Afstemnings-id - vælg et oprettet ID som blev oprettet under indstillingerne.
Afstemningsdato - sæt dato for afstemningen. (Bemærk: Alle poster hentes fra kontoen til og med denne dato. Dette kan dog ændres ved at tilrette feltet “Hent dokumenter t.o.m. "(afstemningsdatoen kan godt være forskellig fra datoen sat i "Hent dokumenter" t.o.m.)
Alle ikke afstemte poster forekommer på linjerne nederst i billedet og er nu klar til afstemning.
Afkryds de poster, som skal indgå i afstemningen.
Bemærk, at der øverst summeres for Debet og Kredit beløb, samt at der fremgår en difference for de valgte poster. Differencen skal være “0”, før en afstemning kanfærdiggøres - altså der skal stemme.
Når de valgte poster af afkrydset og differencen er “0”, fjernes fluebenet i “Hold”, og derkan trykkes på “Afstem”.
Nu er posterne afstemt og bliver påført et "Afstemningsref. nr.". Dette afstemningsref. nr.kan fx ses på posterne under menuen “Kontooplysninger” (Skærm ID: GL404000)
Filtrering
I Kontoafstemningsbilledet er det muligt at ltrere på alle kolonner ved fx. at søge påbeløb, underkonto m.m. - dette kan gøre det lettere at manøvrere rundt i mellem mangeposteringer.
Det er endvidere muligt at oprette ltre, som kan benyttes fx, hvis samme ltrering ernødvendig ofte. Dette gøres på
ikonet:
Nye poster på kontoen
Bliver der bogført flere poster på kontoen og er disse indenfor datobegrænsningen i afstemningen vil de optræde på den igangværende afstemning.
Lige så snart en afstemning er afstemt, skal der oprettes en ny afstemning på sammeafstemnings-id for at afstemme nye poster.