לו"ז ומשאבים

כדי לבנות לוח זמנים, דרושה רשימת פעילויות, משך לכל פעילות, וקשרים ביניהן. אך כדי להפוך את לוח הזמנים לכלי ניהולי אמיתי – ולהצליח בפרויקט – דרוש גם משאב. מהו משאב? 

יש לפחות כמה הגדרות שונות למושג "משאב", לפי כל מתכנן לוחות זמנים. אבל רק אחת מהן באמת תעזור לכם לנהל את הפרויקט: המשאב הוא האדם או הציוד שמבצע את העבודה. 

לדוגמה, אם יש לכם צוות של צבעים – לכל אחד מהם יש תפוקה מסוימת, שמכסה שטח מסוים בזמן נתון. במקרה זה, המשאב הוא הצבע. אם אתם מבצעים קידוח כלונסאות, אתם מפעילים צוות סביב מכונת קידוח – אך רק המכונה קודחת בפועל, והצוות מפעיל אותה. לכן, המשאב הוא הצוות כולו. 

חשוב להבין שניתן להשתמש במשאב רק באופן חלקי – בעיקר כשמדובר בציוד יקר המשותף למספר פרויקטים, כמו עגורן. לחלופין, אפשר להקצות יותר ממשאב אחד לפעילות: למשל, חמישה צבעים, או הרכב צוות שכולל צוות קידוח, בקר איכות ומודד. 

ברגע שאתם יודעים מהי התפוקה של המשאב, ומהו קצב הצריכה שלו, תוכלו לחשב את קצב ההתקדמות התיאורטי של העבודה. מכאן זה מתחיל להיות מעניין. 

כאשר אתם לוקחים בחשבון את (1) הנתונים הקודמים, (2) המגבלות שלכם – כמו מספר העובדים שאתם מעסיקים, מגבלות באתר ועוד – ו-(3) כמויות העבודה שיש לבצע (שכמובן אמורות להיות ידועות מראש), תוכל לערער על משכי הפעילויות שנקבעו בשלב הראשון. 

ובעיקר – תוכלו לצפות מראש את מספר המשאבים שתצטרכו לגייס בכל שלב בפרויקט. ואז – תנהלו את הפרויקט שלכם. ואז – תנהלו את תזרים המזומנים שלכם. 

במקרה של הקצאת יתר, תוכלו לזהות מייד שיש בעיה ולבצע איזון משאבים – כלומר, לדחות את השימוש בחלק מהמשאבים כך שיעמדו במגבלות. איזון משאבים מתבצע באופן אוטומטי כמעט בכל תוכנת ניהול פרויקטים. 

במקרה של עיכוב, תוכלו לבדוק את ההשלכות על שאר חלקי הפרויקט, ועל הצורך בגיוס משאבים נוספים כדי לסיים בזמן. אבל כדאי להיזהר מתופעת "חודש-האדם המיתולוגי"! 

מה זה? חשוב מאוד! התשובה בפוסט הבא 😊