Descripción
Del Escritorio de WINDOWS, ubicaremos el acceso directo Dentis 13 del archivo ejecutable de DENTIS haciendo doble click con el Mouse, e inmediatamente accederemos al sistema, después de su Presentación, debemos ingresar el nombre de usuario y la clave asignada, cabe indicar que el sistema no discrimina el ingreso de caracteres o entre letras mayúsculas y minúsculas.
Esta Pantalla presenta un menú principal con todas las características del Sistema, como se puede observar, es similar a una pantalla de opciones de WINDOWS, es decir con una interfaz gráfica fácil de utilizar.
Para ejecutar cualquier opción ubicaremos el cursor con las flechas de dirección, presionaremos Enter o hacemos un Click sobre dicho botón e inmediatamente nos conducirá a nuevos menús con sub opciones o directamente a los formularios pre determinados.
Accederemos también a las opciones del menú principal presionando la tecla Alt + letra capital sombreada o asignada
NOTA.- Existen algunas formas de acceder a los controles (Cajas de Texto, Botones y Cuadros Combinados, Formularios, etc.), esto es mediante el uso del Mouse Click o Doble Click, mediante el uso de la tecla Tab, presionando la tecla Enter o presionando las teclas ALT + (Caracter Subrayado o Asignado).
Las fechas de todos los formularios de este programa se auto llenarán utilizando la fecha actual al momento de crear nuevos registros.
Selector de Registros
1.- Ir al primer registro
2.- Ir al registro anterior
3.- Visor de número de registros
4.- Ir al registro siguiente
5.- Ir al último registro
6.- Crear un Nuevo Registro
7.- Filtro de Registros
8.- Búsqueda
Los botones de desplazamiento o selector de registros están situados en la parte inferior izquierda de las ventanas o formularios. Puede utilizar estos botones para desplazarse rápidamente entre los registros y pueden ser internos o externos.
Para Buscar cualquier registro nos ubicaremos en un campo de referencia y presionaremos CTRL + B, el cual aparecerá un cuadro de diálogo para Buscar, es donde escribiremos nuestro criterio de búsqueda: Comienzo del Campo, Cualquier parte del Campo y Hacer coincidir todo el campo. Además, tiene la opción de buscar y reemplazar.
El procedimiento de creación de registros es absolutamente similar en cualquier formulario, es decir que bastará presionar el botón con asterisco del selector de registros y estos se grabarán o guardarán automáticamente al abandonar dicho formulario o navegando al siguiente registro, como también presionando CTRL + G para todos los objetos del sistema.
DENTIS incorpora una ficha de Datos Personales de Pacientes, Contratos, Presupuestos, Recetas, Agendamiento de 4 u 8 Cubículos en una sola Vista, Certificaciones, Inventario, Control de Laboratorios, Compras por Proveedor, Presupuestos y Contratos. Además, DENTIS permite al usuario generar consultas y reportes de todas las entidades para visualización e impresión y muchas otras cosas más...
Con DENTIS pueden realizarse las siguientes actividades:
- Utilizar la sección de Datos Generales de Pacientes para incluir y registrar los Datos iniciales y personales del Paciente. Enviar E-mails y SMS directamente desde la aplicación sin necesidad de abandonar el programa.
- Utilizar la sección de Presupuestos para incluir las Propuestas, Contratos, Tratamientos y Abonos y Cobros realizados por el consultorio estipulando el costo de los mismos y la elaboración de Certificaciones y Consentimientos Informados Personalizados.
- Utilizar la sección de Citas y Recordatorios para incluir información del trabajo ejecutado y por ejecutar. Enviar mensajes E-mails y SMS tanto a pacientes como a profesionales de la clínica. Con múltiples Profesionales y Cubículos (Sillones).
- Utilizar la sección de Controles y Recetas para incluir los medicamentos, indicaciones y generar la receta para su registro e impresión.
- Utilizar la sección de Odontograma para incluir caracteres referentes a la nomenclatura estipulada y el registro completo de los tratamientos y piezas dentales.
- Utilizar la sección de Ficha Clínica o Antecedentes para incluir las descripciones de prevención con sus respectivas Alarmas.
- Utilizar la sección de Imágenes para incluir las fotos relacionadas con su respectivo tratamiento.
- Utilizar la sección de Representantes para incluir los datos personales del Representante o persona adulta a quién se le entregará la factura.
- Utilizar la sección de Tarjeta de Afiliación o Descuento para incluir las fechas de elaboración y vencimiento. Que usarán la fotografía principal para su posterior impresión.
- Utilizar la sección de Compras por Proveedor para incluir los datos referentes a la compra de productos y/o servicios de la clínica dental.
- Utilizar la sección de Profesionales, registrar datos personales, horarios de trabajo, porcentajes a debitarse por la clínica y generar automáticamente reportes de pagos de honorarios.
- Utilizar la sección de Reportes para generar información específica de todos los datos almacenados en el sistema.
- Utilizar la sección de Otros Formularios para incluir los datos de configuración que serán luego indispensables para la ejecución correcta del programa. Como formularios de: Profesionales, Tratamientos, Referencias, Formas de Pago, Categorías, Patologías, Medicamentos, Laboratorios e Información de la Clínica.
Todos los registros se grabarán al momento de abandonar el formulario abierto o simplemente al navegar a otro registro con el selector de registros.
Se puede deshacer o cancelar la operación presionando la tecla ESC (Escape) del teclado y el registro no será registrado o modificado.
Se muestran cuadros combinados que almacenan información recursiva para reutilizar y no escribir las palabras completas solo auto completar. Se activan presionando la Tecla F4
Es necesario indicar que el procedimiento de actualización es simple, es decir que bastará ingresar o sobre escribir nuevos datos y estos se grabaran automáticamente al abandonar cualquier formulario o navegar a otro registro.
En la pantalla Menú Principal de las opciones existentes, se escogerá Información, al hacer click sobre esta opción se desplegará la sub opción Ayuda de DENTIS y Manual de Usuario también se podrá acceder a ella presionando los botones o etiquetas de Ayuda existentes en cada uno de los formularios, en este formulario se mostrarán una diversidad de ayudas, las mismas que le facilitarán el uso del Sistema.
Desde la Pantalla Principal podemos salir del Sistema, para esto es necesario hacer click en la opción Principal, al realizar esto se mostrarán sub opciones, una de estas es Salir, bastará con hacer click en la misma para salir del Sistema bajo un mensaje de confirmación, de igual manera podemos salir haciendo click en el Botón Salir del Sistema del Menú Principal, previo la confirmación de un mensaje que si desea salir o no del Sistema. Al final de esta opción nos pedirá la creación de Backup o Respaldos de la base de datos del sistema.
Al iniciar Dentis activará automáticamente un reporte en un formulario de todos los pacientes que cumplen años lo cual nos permite enviar SMS y E-mails de felicitaciones con un texto alusivo Deseos, siendo esta una herramienta funcional de marketing. Esta acción es de considerable importancia ya que los pacientes se sienten congratulados con este recordatorio y acuden en los próximos días a la consulta. Ud. Puede consultar al formulario los pacientes que están por cumplir años en cualquier lapso de tiempo seleccionando el cuadro combinado En los próximos .... días
En el cuadro de texto Búsqueda Múltiple, escribiremos el Apellido, Nombre, Id, Referencia, Fecha de Inicio, Cédula, Código Anterior a Buscar... luego presionaremos Enter o haremos doble click sobre la línea encontrada.
Antes de crear una nueva Ficha de Paciente y presionar el botón Nuevo, es necesario verificar la no existencia del Paciente en mención con la finalidad de la no duplicación de registros.
Envío Directo individual de SMS e E-mails
Modificar Registro
Agregar Imagen
Búsqueda
Esta ficha nos indica que debemos ingresar toda la información personal posible del paciente una sola vez en el sistema e insertar una fotografía mediante un digitalizador de imágenes como; una cámara digital, Smartphone, Tablet, o a su vez un Scanner, como puede ser también un archivo de imagen descargado, o desde cualquier dispositivo de almacenamiento. La edición de esta ficha es simple, es decir, se sobrescribirá la información para cambiar o registrar datos actuales o correctos presionando el botón Modificar.
El Sistema Dentis posee un control para la no duplicación de pacientes, esto es por medio de Nombres y Apellidos iguales, así como también por el Número de Cédula. Se aclara que para crear un registro de paciente es suficiente ingresar un Nombre y un Apellido así los otros campos estén vacíos.
El Id Paciente es un campo auto numérico que se irá incrementando a medida que ingresemos nuevos pacientes al sistema y que significará el Número de Ficha del Paciente. Podremos hacer uso del campo Código Anterior para registrar fichas anteriores a la utilización del Sistema Dentis.
Debemos registrar de manera correcta Dos Nombres y Dos Apellidos para diferenciar con otros datos de pacientes homónimos, familiares directos (Padres, Hermanos, Nietos, Tíos, etc.) o de igual nombres. Ya que estos puedan causar datos duplicados y que pueden causar verdaderas molestias a la clínica; Imagínese tres fichas con el mismo Nombre y Apellido.
El campo Número de Cédula validará los datos, es decir que evitará ingresos incorrectos a través de mensajes (Correcto o Incorrecto) para ciudadanos ecuatorianos, es decir hasta 10 dígitos. Este número será validado con la base de pacientes y si encuentra un número similar nos avisará con un mensaje y no permitirá la duplicación dentro del sistema.
Se llenará el Lugar de Nacimiento, en la Dirección del Domicilio escribiremos el nombre de la calle principal, la numeración y el nombre de la calle transversal.
Debemos llenar también el Número Telefónico del Domicilio con el formato correspondiente a siete dígitos.
El Sector se debe llenar especificando la ciudadela, barrio, pueblo, condominio, etc.
El cálculo de la edad es automático y nos mostrará con un mensaje la edad completa del paciente en años, meses y días, es decir siempre se estará actualizando esta caja automáticamente, siempre y cuando se haya ingresado la Fecha de Nacimiento correctamente con el formato dd/mm/aaaa (dd días, mm meses, aaaa años).
Se llenarán también los campos de Estado Civil, Sexo, Peso y Altura respectivamente tratando estos dos últimos de llegar a fijar una nomenclatura similar en Libras o Kilos así como también en Metros o Centímetros.
Después de ingresar el campo Ocupación y Lugar de Trabajo tenemos el campo Teléfono/Oficina/Otros que es Múltiple, es decir se pueden llenar números de teléfonos secundarios, así como también otros números celulares adicionales.
El campo Celular / Móvil es muy importante para el registro del Sistema Dentis, ya que a través de él vamos a poder enviar todos los recordatorios de mensajes de texto o SMS integrados en el Recordatorio a Cumpleañeros, Recordatorio de Citas Individuales y en Conjunto, envío de SMS individuales y SMS masivos.
Con la casilla Activo podremos filtrar pacientes que no queremos que se les envíe SMS o E-mails
en forma masiva.
Debemos cargar correctamente la información del E-Mail o Correo Electrónico ya que de ahí depende el poder comunicarnos a futuro con el paciente. El campo contiene cierta validación de datos que permite en su mayoría emitir mensajes de e-mails erróneos ingresados, también corrige la entrada de datos con correos en mayúsculas convirtiéndolas en minúsculas automáticamente.
Se escogerá por defecto una Referencia del paciente 'NO AFILIADO' el cual está asignado un porcentaje de descuento a cero, pero nosotros podemos asignar al Paciente a un sin número de grupos, tipos, referencias, instituciones, seguros y empresas con su propio porcentaje de descuento. Esos valores ingresaremos en el formulario Referencias, después de haberlos ingresado previamente en el formulario Tratamientos.
Referido Por es el campo en el cual ingresaremos información relacionada con el medio publicitario el que incitó al paciente a llegar a nuestra clínica, ej. Radio, Televisión, Página Web, E-Mail, Centro de Salud Odontológica o Médica, etc., como también ciertas personas o entidades que influenciaron la visita. Este dato nos proporcionará información valiosa para la toma de decisiones en cuanto a inversión por publicidad se refiere.
Utilizaremos también algunos métodos de Búsqueda y filtro para encontrar un registro de paciente, también escribiendo sobre el combo o cuadro combinado Búsqueda >> o también presionando el Botón Buscar, y seleccionando el apellido en el cuadro combinado respectivo.
Podemos agregar una Imagen Frontal o Fotografía del paciente a través del botón Agregar Imagen junto al recuadro.
Tenemos el botón Informe Financiero del Paciente que se nos presenta los datos y el estado de cuenta de todos los tratamientos ejecutados.
En este Formulario se puede también una Vista Previa Tabular de todos los pacientes y sus datos personales.
Esta ficha nos indica que debemos ingresar datos personales del representante en caso de menores de edad o niños que realicen transacciones por ellos. La edición del registro es simple, es decir, se sobrescribirá la información para cambiar o registrar datos actuales o correctos.
El campo número de cédula verifica que sea correcto el número para ecuatorianos o cédulas con 10 dígitos. Estos datos serán utilizados para la facturación en caso de menores de edad o a quién se le va a emitir una factura.
Se nos muestra un filtro de todas las citas resumidas en el formulario, citas que fueron registradas fechas atrás, es decir están registrados todos los Controles de pacientes con sus sugerencias y tratamientos ejecutados, respectivas citas establecidas y recetas. Tiene un reporte de Controles.
En la Ficha clínica registraremos todos los antecedentes clínicos del paciente con todo su historial en cuanto a problemas de Salud, enfermedades de riesgo y motivo de la consulta, para que luego sean asignadas a estas una Alarma respectiva, que luego al buscar un paciente, el sistema nos muestre un mensaje de prevención relacionado con el antecedente en forma automática. En esta ficha también podemos acceder a la Ficha Odontograma. Cabe mencionar que las preguntas de esta ficha pueden editarse o adicionarse dependiendo de la necesidad o especialidad de la clínica. Esta ficha nos indica que debemos ingresar antecedentes referentes a su historia clínica general o dental. Esta ficha posee casillas de alarmas para recordarnos su descripción al momento de buscar un registro de paciente en el Formulario Listado de Pacientes. La edición del registro es simple, es decir, se sobrescribirá la información para cambiar o registrar datos actuales o correctos. Si presionamos el campo Alarma, activaremos o desactivaremos todos los mensajes de alarma.
En este formulario el usuario debe registrar información del Profesional que realiza el Odontograma, una vez seleccionado el Profesional se crea automáticamente el Odontograma y por consiguiente haremos un click sobre la imagen lo cual nos llevará a Paint en el cual estableceremos colores, líneas, texto, gráficos o imágenes prediseñadas que se ubican dentro de la carpeta del sistema ../IMAGENES DENTIS/FORMAS ODONTOGRAMA/.. haciendo referencia a la nomenclatura establecida y se mostrarán en color Rojo los símbolos o caras de las piezas que están trabajos pendientes o por realizar, de la misma manera se mostrarán de Azul los símbolos de las piezas cuyos trabajos ya fueron ejecutados. Se nos muestra también un botón Detalles el cual nos conduce a un subformulario para registrar datos más específicos de las piezas del Odontograma como también un Informe de Examen Clínico con opción de Impresión.
En el formulario de Datos Personales del Paciente aparece también la ficha Especialidades en la cual existen Formularios de distintas especialidades como: Formulario de Ortodoncia, Formularios de Endodoncia, Formulario de Implantes, Formulario de Oclusión, Tarjeta de Afiliación o Descuento y Formulario de Imágenes con su respectivo mosaico, etc.
También se nos presenta el botón Presupuestos el cual nos conduce al formulario para registrar los distintos Tratamientos con sus respectivos cobros o abonos, ejecutar contratos e imprimir proformas, cotizaciones, presupuestos y recibos. Este nos advierte el costo total del tratamiento, los cobros o abonos parciales y los saldos.
Este formulario nos sirve para registrar los distintos Tratamientos con sus respectivos cobros o abonos, ejecutar presupuestos, contratos e imprimir recibos como también el envío de E-mails de Presupuestos y Cobros Adjuntos en formato PDF. Este nos advierte el costo total del tratamiento y los cobros o abonos parciales, fechas de pago generados automáticamente dependiendo del número de cuotas que queramos asignar al presupuesto.
Presionando el botón Presupuestos nos conduce al formulario de tratamientos del paciente en el cual ingresaremos todos nuestros servicios prestados o tratamientos con sus respectivos precios.
En este formulario el usuario debe registrar el nombre de la persona encargada de realizar el diagnóstico del tratamiento o presupuesto, es decir el nombre del profesional que lo ha atendido y todos los servicios a utilizarse con sus respectivas cantidades, número de pieza y patología, el cálculo es automático al pasar de línea. Cabe indicar que es lo mismo seleccionar el cuadro combinado del Id o la Descripción en la rejilla de tratamientos. También consideramos dos tipos de descuento: descuento en línea o de referencia y el descuento a la suma total. Podemos predefinir y retener un porcentaje para el I.V.A (Impuesto al valor Agregado) en el formulario de configuración de la clínica o consultorio o directamente en la caja de impuesto y así definiremos el valor total a pagar. Como también establecer formas de pago a crédito o en efectivo. En la parte inferior de presupuesto encontramos un botón para evolucionar a los Profesionales asignándoles todos sus trabajos realizados o terminados.
Para Eliminar el registro de Presupuesto es necesario introducir una contraseña entregada por el administrador del sistema, ubicándose esta en Configuración de la Clínica.
Para deshacer el registro presionaremos el botón Deshacer justo en el momento de su creación, luego de haber cerrado el formulario ya no se podrá revertir.
Eliminar y Deshacer Registro
Ficha Formas de Pago
Evolución de Profesionales
Luego ingresamos a la ficha Forma de pago para poder establecer si el tratamiento se va a cancelar en efectivo o a crédito con cuota inicial o no, siendo así poder generar un calendario automático de cobros que estén disponibles siempre y cuando el paciente acepte el presupuesto y firme el contrato.
Existe la opción de enviar este Presupuesto documento vía E-mail como dato adjunto.
Presionando la casilla de verificación => “Aceptó Tratarse? ”, bloquea automáticamente todos los controles para la no edición de los mismos. El Administrador está en la capacidad de asignar claves para la modificación o eliminación del presente presupuesto.
Presionando el botón de Evolución a profesionales nos pide una contraseña para desbloquear el subformulario de tratamientos escogidos y asignar el Profesional que realizó dicho tratamiento y para posterior pago de honorarios por parte del administrador del sistema.
Tenemos la opción de impresión del Presupuesto, Contrato e impresión de la factura con todas las características y valores asignados.
Se debe establecer la Forma de pago, un porcentaje o cuota inicial si así lo deciden, número de cuotas de acuerdo al número aproximado de visitas posibles. Pero debemos sobre escribir el cuadro combinado por lo menos con una cuota y automáticamente se actualizarán las fechas y los importes parciales.
Para tratamientos/presupuestos aceptados debemos presionar la casilla de verificación Aceptó Tratarse Si/No. Se nos activa el Botón Imprimir Contrato e Imprimir Factura, después continuamos con los cobros respectivos cerrando el presente formulario. Cabe indicar que cuando ya es Aceptado el Presupuesto se bloquean todos los controles y si se quiere modificar el presupuesto es necesario presionar la misma casilla de Aceptó Tratarse e ingresar una contraseña manejada por el administrador del sistema en el formulario de Configuración.
Para realizar Evoluciones a Profesionales se requiere una contraseña para ingresar al formulario de evoluciones y registrar a Profesional que realizó cualquier ítem o parte del tratamiento; Entonces en el formulario de Profesionales al presionar el informe económico aparecerá lo registrado en evoluciones con sus respectivos cálculos o descuentos.
En el formulario de configuración de la clínica o consultorio definiremos el formato textual de los dos tipos de Certificados y Consentimientos Informados y al presionar el botón correspondiente ubicados en la parte superior derecha del formulario Presupuestos y así crearemos automáticamente un certificado de salud o asistencia referente a la fecha y el presupuesto ejecutado. De la misma manera un Consentimiento Informado de cualquier especialidad.
En este formulario el usuario encargado de bodega debe registrar los datos generales de la empresa o persona proveedora y al mismo tiempo registrar por medio del formulario Ingresos, e indicándonos a la vez los pagos abonados y el saldo a pagar de los respectivos Ingresos del mes actual.
En este formulario queda registrado el usuario que registró el ingreso o fue la persona encargada de generar la Compra o Ingreso, Se selecciona automáticamente el Proveedor, Se debe ingresar la referencia del porqué del ingreso como también el Número de la Factura o Nota de Venta del Proveedor con sus respectivos datos de encabezado e Ítems, el cálculo es automático al pasar de línea. También consideramos el asignar porcentajes de descuento que afectaran a la suma total, ingresaremos el recargo por envío o por coste, el porcentaje de IVA, la fecha de compra y de entrega y definiendo así el valor total a pagar.
Si no existe un ítem nuevo o no registrado debemos proceder a ingresarlo definiendo en los mensajes de creación o presionando el botón de Anteojos y desplegando el formulario de partes/productos. La edición del registro es simple, es decir, se sobrescribirá la información para cambiar o registrar datos actuales o correctos.
Luego debemos dar de alta a todos los ítems presionando el botón Grabar, que es un mecanismo automático. Anulamos el Ingreso con el botón Anular, Duplicamos el mismo registro con el botón Duplicar. Nos damos cuenta el estado del ingreso en la parte inferior izquierda del formulario. Anulado (1), No Registrado (2), Registrado (3).
En este formulario se deben registrarse todos los pagos o abonos realizados al proveedor de productos y/o servicios hasta que el saldo sea cero, es decir, se haya cancelado la totalidad de la compra. Al crear un nuevo pago el sistema auto sugiere la cantidad restante a pagar. La fecha es automática, pero debemos cerciorarnos que la fecha y forma de pago sean correctos. La edición es simple, es decir, se sobrescribirá la información para cambiar o registrar datos actuales o correctos.
En este formulario el usuario encargado de bodega debe registrar los Egresos de la clínica ya sea por utilización, desgaste, préstamo, daño o ajuste, indicándonos a la vez los egresos realizados en el mes actual.
En este formulario queda registrado el usuario que registró el Egreso o fue la persona encargada Se selecciona automáticamente el Paciente, Se debe ingresar la referencia del porqué del Egreso como también el Número de la Factura o Nota de Venta del Paciente y como también los Ítems a egresar, el cálculo es automático al pasar de línea. También consideramos el asignar porcentajes de descuento que afectaran a la suma total, ingresaremos los recargos por envío o por coste, el porcentaje de IVA y la fecha de egreso.
Si no existe un ítem nuevo o no registrado debemos proceder a ingresarlo definiendo en los mensajes de creación o presionando el botón de Anteojos y desplegando el formulario de partes/productos. La edición del registro es simple, es decir, se sobrescribirá la información para cambiar o registrar datos actuales o correctos.
Luego debemos dar de baja a todos los ítems presionando el botón Grabar, que es un mecanismo automático. Anulamos el Egreso con el botón Anular, Duplicamos el mismo registro con el botón Duplicar. Nos damos cuenta el estado del Egreso en la parte inferior izquierda del formulario. Anulado (1), No Registrado (2), Registrado (3).
Este formulario nos sirve para la creación de nuevos Productos, Partes, Herramientas, Servicios, Insumos, Materiales, etc. Que queremos inventariar o queremos manejar las cantidades existentes en bodega al momento de ingresar o egresar en los distintos formularios de ingreso o egreso. Configurando así el Stock Mínimo, Precio de Compra, Precio de Venta, Fecha de Caducidad, Si egresa cuando hay o no Existencia y sus Respectivas Notas.
Reportes de Productos/Partes que bajaron su Stock Mínimo, Reporte de Ingresos (General) con gráficas e Ingresos por Parte (Individual), Reporte de Egresos (General) con gráficas y Egresos por Parte (Individual) en cualquier lapso de tiempo.
Formulario que nos permite ingresar y configurar toda la información personal del profesional, horarios, porcentajes de retención directa de la clínica, seleccionar su especialidad e insertar una fotografía mediante un digitalizador de imágenes como; una cámara digital, smartphone o a su vez un Scanner. La edición de este registro es simple, es decir, se sobrescribirá la información para cambiar o registrar datos actuales o correctos. En este formulario nos muestra un Informe Económico que nos muestra un reporte de todos los haberes y tratamientos efectuados en la Evolución del Formulario Presupuestos con su respectivo porcentaje de descuento designado en el formulario Profesionales. Reporte que se divide Por Descuentos y Por Costo base. El Reporte por Descuentos se basa en los descuentos efectuados al Paciente directamente al crear el presupuesto y Por Costo Base tomamos en cuenta el valor ubicado en el formulario de Tratamientos, explicando que estos valores son fijos y que este valor se utilizará para luego hacer la repartición correcta entre la Clínica y el profesional evolucionado.
Cabe indicar que este reporte detalla montos que han sido pagados mas no solo registrados.
Los nombres de los Profesionales aparecerán y se escogerán en los siguientes formularios: Citas, Presupuestos, Recetas, Certificados, Consentimientos Informados, Órdenes de Laboratorio.
Este formulario nos indica que debemos ingresar toda la información referente a la manera de efectuar una transacción. Los datos deben ser precisos ya que este es un mecanismo de respaldo para futuros errores.
La edición de este registro es simple, es decir, se sobrescribirá la información para cambiar o registrar datos actuales o correctos.
Este formulario nos indica que debemos ingresar toda la información referente a todos los nombres de Medicamentos genéricos o comerciales más utilizados por la clínica dental y sus profesionales para determinarlos al momento de generar las Recetas. La edición de este registro es simple, es decir, se sobrescribirá la información para cambiar o registrar datos actuales o correctos.
Si las casillas están activadas quiere decir que al momento de seleccionar un medicamento este será acompañado por texto automático relacionado o Indicaciones e Indicaciones Especiales por defecto.
Dentro del Formulario existen dos cuadros combinados que sirven para buscar tratamientos mediante Id (código) o descripción del tratamiento ya sea para edición, adición o eliminación y tiene un mecanismo asociado para actualizar precios en forma masiva dentro de un formulario de Actualización de Precios.
Este formulario nos indica que debemos ingresar toda la información referente a todos los Tratamientos y/o Servicios utilizados por la clínica con su respectiva categoría para luego predeterminarlos en Referencias que se usarán al momento de generar los Presupuestos y Contratos para los distintos tipos de Pacientes que se los definió en el formulario de Datos Personales (Referencia).
Estos precios deben ser ingresados con el precio más alto porque a través de ellos se realizarán los diferentes descuentos en el formulario Referencias.
También se definirá el Costo Base del Tratamiento para luego ser repartido entre la Clínica y el Profesional o Especialista. La edición de este registro es simple, es decir, se sobrescribirá la información para cambiar o registrar datos actuales o correctos. En este formulario se puede obtener una vista previa del Listado General de Servicios.
En este formulario se escogerá un porcentaje general para subir o bajar los precios en forma masiva, como también escoger cantidades fijas a subir o bajar. Estas opciones son muy determinantes ya que los nuevos cambios no se podrán deshacer.
Para cada opción se presionará los botones Ejecutar y se seguirán con cuidado todas las opciones o mensajes.
En el actual registro de citas o en el registro por defecto se nos muestran todas las citas del día de hoy y haremos click o seleccionaremos del calendario la fecha con las citas que nos interese visualizar. Optaremos también por presionar el botón Consulta de Citas para poder obtener solo los resultados deseados.
Para registrar una nueva cita presionaremos el mouse en el espacio que tentativamente vamos a asignar el horario respectivo y se nos aparecerá un formulario de ingreso nos guiaremos por todas las opciones.
Hay opciones de edición de citas y procederemos a eliminar la cita si fuese necesario, cabe aclarar que el sistema puede emitir un mensaje de alerta cuando se repita el día, el profesional, paciente y sobre todo hora de inicio más discrimina la duración y la hora de término.
Utilizamos también el campo recordatorio para registrar los eventos que el paciente determina en el proceso de citas, permitiendo generar reporte de los mismos.
En la pantalla Menú Principal de las opciones existentes, se escogerá Reportes, al hacer click sobre esta opción se desplegarán las sub opciones.
Para su utilización se debe ingresar una fecha o el ingreso de una Fecha de Inicio y una Fecha Tope que en todos los casos la Fecha de Inicio debe ser menor a la Fecha Tope. A continuación, se muestra un formulario indicando el resultado de la consulta deseada en el intervalo de fechas y dando opciones de visualización o impresión.
Las fechas deben tener el siguiente formato: dd / mm / aaaa
Ejemplo: 01 / 02/ 1998 = Primero de Febrero de Mil Novecientos Noventa y Ocho.
Próximas Citas.- Esta consulta pide al usuario que ingrese una fecha DESDE y otra fecha HASTA para que el sistema pueda discriminar la información.
Suma de Abonos Diarios. - Esta consulta pide al usuario que ingrese una fecha para que el sistema muestre totales y parciales de todos los cobros o abonos de los tratamientos generados en dicha fecha, como también la forma de pago escogeremos una sola o todas en conjunto.
Reporte de Tratamientos: Este reporte no provee información de todos los tratamientos elaborados, sean estos abonados o no. Es útil cuando se necesita saber de pacientes que se trataron y no cancelaron en un cierto período de tiempo.
Cobros y Pagos por fechas.- Esta consulta pide al usuario que ingrese una fecha DESDE y otra fecha HASTA para que el sistema pueda discriminar la información.
Informe de Pacientes Deudores. - Nos muestra toda la información necesaria de todos los pacientes que adeudan o comenzaron su tratamiento, es decir quienes tienen saldos en sus tratamientos.
Reporte de Tratamientos. - Debemos escoger el servicio a consultar y definir el período de la consulta.
Resumen de Tratamientos. - Nos muestra información tabulada de todos los servicios que ha ofrecido la clínica desde sus inicios con Dentis.
Estadísticas. - Existen tres tipos de Estadísticas en gráficas para poder tener una idea global en cuanto al número de pacientes por sexo, por estado civil y por edad. Podemos transformar al gráfico haciendo doble click sobre él y escogiendo tipos de gráficos disponibles.
Reportes de Inventario consiste en:
- Reporte de Stock Mínimo. - El cual se ejecutará cuando el administrador de la clínica vaya a hacer la adquisición de materiales, productos e insumos y el reporte nos desplegará el faltante por adquirir.
- Reporte General de Ingresos y Egresos
- Reporte General de Ingresos y Egresos por Producto.
Todos estos escogiendo un rango de fechas.
La primera referencia o paciente 'No Afiliado' deberá contemplar un porcentaje de descuento a Cero, pero debemos definir un porcentaje de descuento a un sin número de grupos, referencias, instituciones y empresas con su propio porcentaje de descuento según el convenio con dicha entidad. Podemos también ingresar directamente esos valores y se registrará el porcentaje automáticamente.
Ej.
No afiliado 0%
Afiliado 10%
Empresarial 15%
Estudiantil 12%
Estos porcentajes serán asignados directamente al realizar Tratamientos o Presupuestos.
Para poder obtener un listado de servicios ordenado alfabéticamente es necesario ingresar todas las categorías que brinda la clínica odontológica.
Estas categorías se escogerán en el formulario de servicios para crear conjuntos de tratamientos por categorías.
El presente Manual contiene los pasos e indicaciones que deben seguirse para realizar las diferentes tareas que el Sistema está en la capacidad de brindar al usuario.
En su desarrollo, se ha considerado que su uso sea amigable al OPERADOR, lo cual se ha logrado gracias a su diseño para trabajar bajo el sistema operativo WINDOWS, por lo que no presenta mayores problemas para su utilización. El Sistema está enfocado a facilitar el trabajo del personal designado a manejarlo.
Es necesario acotar que para su utilización no es necesario tener conocimientos profundos acerca de informática, ya que la forma interactiva, amigable, implícita en que se encuentra desarrollada la aplicación, más la guía del Manual del Usuario es más que suficiente para realizar un correcto manejo, de tal forma que el sistema satisfaga las expectativas de la clínica odontológica.
Al ejecutar varias opciones o comandos el Sistema aparecerá una pantalla, indicándonos que ingresemos la clave o contraseña correcta para continuar, esto se debe realizar en la caja de texto donde titila el cursor, ingresaremos la palabra clave acordada e inmediatamente presionaremos la tecla enter o presionaremos el botón Aceptar; si la clave es correcta continuaremos con el procedimiento requerido, caso contrario aparecerá un mensaje restringiéndonos e indicándonos que la clave que ingresamos no es la correcta, pudiendo repetir el procedimiento y probar nuevamente.
Esta clave se configura en el formulario Cambiar de Contraseña y se ingresa por el formulario Información de la Clínica.
Para configurar cualquiera de las opciones se debe digitar en la caja de contraseña actual la clave correcta para continuar o modificar los diferentes accesos y el sistema mostrará mensajes indicando los cambios de nueva contraseña.
Solo se podrá activar o desactivar las opciones si previamente se ingresó la clave actual y correcta.
Aquí podemos restringir o permitir el registro de información correcta y dar acceso a los más importantes formularios del sistema consiguiendo con esto, preservar y no modificar información.
Si esta la casilla con visto o No nos permite:
1.- Abrir o No el Formulario
2.- Registrar o No Cobros y Pagos con Contraseña
3.- Ingresar o No a los diferentes Formularios del sistema.
Solo se podrá activar o desactivar las opciones si previamente se ingresó la clave del administrador correctamente.
Para configurar cualquiera de las opciones se debe digitar en la caja de contraseña actual la clave correcta para continuar o modificar los diferentes accesos a los formularios para apertura o no con clave y edición de: Presupuestos, Tratamientos, Cobros, Profesionales, etc.
Por medio de este formulario predefinimos toda la información que se mostrarán en todos los formatos de impresión del programa, del menú principal, Contraseñas y Accesos internos.
Se definirá el formato textual de los certificados, logo, como el fondo o tapiz de la aplicación.
También se debe insertar el logo de la Clínica, formatos para los certificados y Tapiz del menú principal.
Se configura el acceso a todos los usuarios del sistema y la configuración automática de Citas.
Nos da la opción de guardar fondos, tapices, logos, archivos que podemos reutilizar cuando estos se tornen monótonos. Tiene la opción de copiar y pegar.
Abandone y salga del programa y ubíquese en el directorio 'C:\CONSULTORIOS DENTIS 130\...' reconozca el archivo Centro Médico.mdb aquí se encuentran almacenados todos los datos, información y todo el programa en si, Ud. puede respaldar este archivo utilizando cualquier compresor de archivos, en unidades ZIP, o directamente en un CD utilizando una unidad de CD-WRITER. Si el tamaño del archivo con el tiempo se ha hecho grande la opción más óptima es la de utilizar una quemadora de CD o DVD.
Respalde su información lo más pronto posible y de una manera frecuente (Diaria o Semanal) ya que los mismos son muy importantes e imprescindibles para su clínica.
El archivo de respaldo debe colocarse en la carpeta 'C:\CONSULTORIOS DENTIS 130\...', y con el mismo nombre de lo contrario algunas opciones no funcionarán.
Cabe indicar que Dentis está configurado únicamente para este equipo. En caso de reinstalación de Windows, ponerse en contacto con el proveedor del sistema.
Este programa está sujeto a actualizaciones y mejoras improvisadas; para reinstalación de últimas versiones contactar al proveedor del sistema para su actualización, por claves de acceso olvidadas y por defectos en su ejecución.
El proveedor advierte que este sistema puede ser transformado y adaptado a posteriores y nuevos requerimientos indispensables para su Clínica Dental.
Esta ficha nos indica que debemos ingresar datos referentes a la evolución del paciente o a las imágenes u objetos insertados, como su fecha y observaciones. En este cuadro se pueden insertar imágenes en diferentes formatos compatibles, archivos de imágenes digitalizadas o archivadas, archivos de sonido, archivos de video, diapositivas o cualquier objeto del Clipboard (Objeto en memoria guardado para posteriormente pegar) . La edición del registro es simple , es decir, se sobrescribirá la información para cambiar o registrar datos actuales o correctos .
En esta ficha se muestran todas las imágenes registradas a través del tratamiento del paciente, incluyendo fecha, referencia y observaciones.
No sirve para realizar comparativos y no importa el número de imágenes insertadas.
Esta ficha contiene campos para registrar las características principales de la cara como también su diagnóstico y tratamiento y por supuesto su evolución.
Cabe indicar que en la ficha de evolución puede imprimirse un informe estipulando todas las sesiones, diagnóstico y tratamiento.
Los campos de Evolución y Próxima Cita son reutilizables, es decir tienen la opción de auto completar.
Esta ficha contiene campos para registrar las características principales de las piezas a tratarse como también su diagnóstico y tratamiento.
Cabe indicar que pueden existir muchas piezas en tratamiento por lo que se sugiere crear un nuevo registro para una pieza o grupos de piezas estableciendo características similares.
Esta ficha nos indica que debemos ingresar información referente al trabajo realizado o por realizar, estableciendo fecha, duración y hora para una próxima cita, cuestionando al sistema sobre citas ya determinadas; esto lo hacemos presionando el botón Consulta de Citas.
Los campos Tratamiento ejecutado y Sugerencias para la próxima cita son reutilizables, es decir no necesitamos escribir una serie de palabras, solo debemos escoger la mejor opción.
Tenemos la opción de registrar y emitir al mismo tiempo una receta con medicamentos predefinidos en el formulario Medicamentos.
También esta ficha nos advierte del botón Odontograma que nos conduce a abrir el formulario Odontograma.
En este formulario se deben registrarse todos los abonos realizados por el paciente hasta que el saldo sea cero, es decir, se haya cancelado la totalidad del tratamiento. Al crear un nuevo cobro o abono el sistema auto sugiere la cantidad restante a pagar. La fecha es automática, pero debemos cerciorarnos que la fecha y forma de pago sean correctos. La edición es simple, es decir, se sobrescribirá la información para cambiar o registrar datos actuales o correctos. Para registrar los Cobros, debemos presionar la casilla de verificación e ingresar la contraseña asignada para este propósito y al cerrar veremos en la consulta de saldos que se presenta el visto al cobro realizado. Podemos ejecutar la impresión directa como también la vista previa del recibo.
En el formulario de Profesionales se encuentra una ficha llamada Informe Económico, a través de Descuentos como también Costo Base. En Formulario de Pagos debemos registrar todas las transacciones realizadas para con el profesional tales como: honorarios, préstamos, adelantos, etc. El mismo que nos permitirá emitir un recibo por pago y registrar un estado de cuenta.
Existen tres tipos de Estadísticas en gráficas para poder tener una idea global en cuanto al número de pacientes por sexo, por estado civil y por edad. Podemos transformar al gráfico haciendo doble click sobre él y escogiendo tipos de gráficos disponibles.
- De los Usuarios:
Para el manejo del sistema DENTIS se requieren personas que tengan conocimientos básicos y medianos bajo ambiente Windows.
- De los Equipos:
Pentium IV 2.5 MHz
RAM de 1 GB Mb
Disco Duro de 1 Gb
Unidad de DVD, RW, CD-ROM
Cámara Digital (No Indispensable) o Smart Phone con cámara.
- Del Software:
Sistema Operativo: Windows XP/VISTA/7/8/8.1/10
Microsoft Office 2010 Profesional o Microsoft Access 2010 Profesional (Licencias).