Базу даних можна створити на основі шаблону таблиці чи розробити на основі певного шаблону власну (цей спосіб буде розглянуто далі) зі створенням БД ознайомимось на прикладі Access 2013.

Щоб завантажити програму Access, потрібно:

1) на робочому столі двічі клацнути її ярлик — відкриється вікно, у якому необхідно клацнути значок Пуста настільна база даних — з’явиться відповідне вікно (рис. 20.1);

2) увести ім’я файла (тут Клас), відкрити вікно Знайти розташування для бази даних і пройти шлях до власної папки, відкрити її, клацнути кнопку ОК.

Після цього у вибрану папку запишеться файл порожньої БД зі вказаним іменем;

3) клацнути значок Створити — з’явиться вікно програми Access, у якому слід вибрати вкладку СТВОРЕННЯ (рис. 20.2).

Під час створення БД перш за все слід спроектувати структуру таблиці: описати поля, зазначаючи для кожного з них ім’я, тип даних, властивості, та зберегти структуру таблиці.

Нехай потрібно створити таблицю Учні, у якій будуть поля: КодУчня, Прізвище, Імя (без апострофа!), Адреса, РікНар із типами і властивостями, які наведено:

В іменах полів слід уникати пропусків, апострофа та інших спеціальних символів, оскільки це може створити проблеми під час подальшого розвитку проекту.

У середовищі Access існує кілька способів створення таблиць. Скористаємося Конструктором таблиць як універсальним.

Для створення таблиці в режимі конструктора на панелі інструментів СТВОРЕННЯ необхідно вибрати команду Конструктор таблиць. У вікні, що відкриється, можна виконувати всі дії зі створення структури. У нижній частині вікна вміщено опис загальних властивостей поля, які за потреби можна змінити.

У кожному рядку Конструктора описують одне поле таблиці. Описуючи поле, слід зазначити його ім’я та тип даних.

Для поля КодУчня використаємо тип Автонумерація. Під час введення даних про нових учнів їхні номери створюватимуться автоматично, причому кожний новий номер відрізнятиметься від наявних у таблиці. Перейдемо на новий рядок для створення поля Прізвище з типом Короткий текст. Змінимо його властивості: Розмір поля — 20 (навряд чи будуть прізвища довші, ніж 20 символів), у полі Обов’язково відкриємо список і виберемо Так.

Для поля Імя виберемо тип Короткий текст і змінимо властивості: Розмір поля — 10, у полі Обов’язково відкриємо список і виберемо Так. Для поля Адреса виберемо тип Короткий текст і змінимо властивості: Розмір поля — 50, у полі Обов’язково відкриємо список і виберемо Ні. Установлюючи тип Дата й час, бажано в нижній частині вікна відкрити вкладку Загальні, установити вказівник на поле Формат, відкрити список і вибрати формат. Наприклад, Короткий формат дати: 12.02.2019.

Найпростіше увести дані у режимі таблиці. Щоб налаштувати режим таблиці, потрібно подвійним клацанням значка відкрити потрібну таблицю (рис. 20.6) і в поля запису послідовно ввести дані, щоразу натискаючи клавішу Tab або Enter.

У полі, яке має тип Автонумерація, числа з’являються автоматично, щоразу збільшуючись на 1. Проте в разі вилучення записів їх номери повторно не використовуються, тому поле такого типу не варто використовувати саме як порядковий номер запису.

Поля, які визначено як необов’язкові, можна залишати порожніми. Після натискання клавіші Tab або Enter в останньому полі запису курсор переходить на початок наступного запису, поля якого заповнюються в такій самій послідовності. Якщо хоча б одне обов’язкове поле залишиться незаповненим, перехід до наступного запису буде заблоковано.

Після введення перших записів таблиця Учні матиме вигляд, як наведено на рис. 20.7. Запис зберігається автоматично після переходу до наступного запису. Ліворуч від першого поля таблиці міститься область вибору запису, у якій з’являються піктограми, що вказують на його стан:

Під час уведення даних у таблицю Успішність виникають певні труднощі: замість прізвищ учнів і назв предметів у ній слід установлювати їх числові коди згідно з таблицями Учні і Предмети (рис. 20.8).

Звичайно, було б краще, якби замість кодів відображались відповідні текстові дані. Це є можливим після виконання підстановок (див. далі).

Щоб змінити ширину поля, потрібно:

1) виділити поле, клацнувши на його імені чорну стрілку ↓ ;

Для вирівнювання вмісту поля потрібно виділити поле, клацнувши на його імені чорну стрілку ↓, та на вкладці ОСНОВНЕ вибрати потрібне вирівнювання вмісту.

Дані можна копіювати й переміщувати.

Щоб скопіювати дані з одного поля в інше, потрібно:

1) виділити потрібні дані у клітинці поля;

2) вибрати команду Копіювати або Вирізати з панелі інструментів або з контекстного меню;

3) клацнути у клітинці поля, куди копіюються або переміщуються дані;

4) вибрати команду Вставити.

Інформація з’явиться в новій клітинці поля й залишиться (у разі копіювання) або зникне (у разі вирізання) із попередньої клітинки поля.

Залежно від ситуації скасування дій виконується таким чином:

• y щойно введені дані (до переходу в наступне поле) — клавіша Esc;

• y усі щойно зроблені зміни в записі (до переходу до іншого запису) — повторне натискання Esc;

• y виконана дія — кнопка Відмінити на панелі інструментів;

• y всі дані в щойно введеному записі — команда Скасувати ввід або сполучення клавіш Ctrl + Z.

Вправа 20

Завдання.  Створити структуру БД Клас із таблицями Учні, Предмети і Успішність, у кожну таблицю ввести по три записи, зберегти створену БД у власній папці.

1. Завантажте СКБД Access. Створіть порожню БД, збережіть її у власній папці з іменем Клас.

2.  У режимі конструктора створіть таблицю зі вказаними іменами, типами і властивостями полів. У полі КодУчня створіть первинний ключ. Збережіть структуру таблиці Учні.

3. У режимі конструктора створіть НОВУ таблицю зі вказаними іменами, типами й додатковими властивостями полів. У полі КодПред створіть первинний ключ. Збережіть структуру таблиці Предмети.

4. У режимі конструктора створіть НОВУ таблицю зі вказаними іменами, типами й додатковими властивостями полів. Для поля Оцінка установіть правило перевірки <13. У полі КодОцінки створіть первинний ключ. Збережіть структуру таблиці Успішність.

5. У кожну таблицю введіть по три записи з довільним вмістом, у таблиці Учні першим запишіть власне прізвище. Підберіть ширину стовпців за введеними даними. Закрийте програму Access.

6. Із власної папки завантажте БД Клас. По черзі відкрийте таблиці Учні, Предмети і Успішність. Закрийте програму Access.

1. Опрацювати матеріал сайту. 

2. Виконати вправу 20 (Для учнів, які працюють з комп'ютером).

3. Виконати тестове завдання в "Мій клас" (Для учнів, які не мають можливості працювати в Access).