Іноді дані, створені в одній програмі, потрібно опрацьовувати в іншій, але типи файлів, з якими працюють ці програми, не збігаються. Наприклад, якщо у векторному графічному редакторі потрібно опрацьовувати растровий малюнок або за даними з текстового документа побудувати діаграму в табличному процесорі.

     Операція, коли дані з одного документа вставляються в інший документ, називається імпортом даних (англ. import – ввезення). Зворотна операція, коли в даний документ уставляються дані з іншого документа, називається експортом даних (англ. export – вивезення). 

     Експорт даних – виведення даних з поточного документа у зовнішнє джерело. 

     Імпорт даних – уставлення даних із зовнішнього джерела в поточний документ.

     Найпростіший спосіб виконати імпорт або експорт даних (уставлення або виведення) фрагмента електронної таблиці (числових даних чи діаграми) в інший документ – це використати Буфер обміну операційної системи Windows. Для цього слід дані з електронної таблиці-джерела скопіювати в Буфер обміну (команда Скопіювати), а потім уставити його з Буфера обміну в документ-приймач (команда Вставити).

     За допомогою наведеного способу в документ-приймач уставляється копія фрагмента даних з електронної таблиці-джерела, при цьому значення деяких властивостей уставлених об’єктів можуть змінитися, залежно від використаних стилів форматування.

     Обмін даними між різними програмами можна організувати з використанням операцій Імпорт і Експорт, якщо такі операції передбачені засобами цих програм.

     Операція Імпорт передбачає зчитування програмою даних з файлів, які підготовлені в інших програмах і формат яких не є основним для цієї програми. Після відкриття таких файлів (імпортування даних) програма може опрацьовувати отримані дані як стандартні для своєї роботи. Операція Експорт полягає в збереженні даних у файлі, формат якого не є основним для даної програми. При здійсненні операцій імпорту та експорту відбувається конвертація даних, при цьому перетворення даних може відбуватися з частковою втратою даних, елементів форматування тощо.

     Експортувати дані з електронних книг в документи іншого типу даних можна, використавши команду Експорт з меню Файл. Таким чином можна зберегти дані електронної книги в файлах текстових форматів ТХТ, PDF, ODS, CSV тощо.

     Якщо потрібно імпортувати в програму Microsoft Excel дані з текстових файлів, то слід виконати стандартну операцію відкриття файлу, вибравши в списку Тип файлу формат Текстові файли. Імпортуванню підлягають тільки текстові файли форматів ТХТ, CSV, PDF.

     Або можна скористатися іншим способом імпортування текстових даних, поданих у табличному вигляді, в електронну таблицю, виконавши Дані ⇒ Отримання і перетворення даних ⇒ Отримати дані ⇒ З файлу ⇒ З текстового файлу ТХТ та CSV (з PFD).

     Після цього запускається Майстер імпорту текстів, виконуючи кроки якого потрібно вказати, яке кодування символів використано, які розділювачі використовуються в початковому документі тощо.

     На підтвердження імпортування даних потрібно вибрати кнопку Завантажити. У результаті текст буде конвертовано і вставлено у вигляді електронної таблиці.

     Найчастіше виконується імпорт і експорт даних між електронними таблицями та базами даних. З цим питанням ознайомимося пізніше, під час вивчення баз даних в програмі Microsoft Access.