Умовне форматування в Excel використовуться для того, щоб унаочнити відповідність даних у клітинках певним умовам. Умовне форматування надає широкі можливості  відформатувати клітинки в залежності від їх вмісту. 

Умовне форматування клітинок — автоматична зміна формату клітинки на заданий, якщо значення даних в ній відповідають певній умові.

В Excel існує декілька способів виділення клітинок за допомоги умовного форматування:

1. Правила виділення клітинок.

2. Правила для визначення перших і останніх елементів.

3. Гістограми.

4. Кольорові шкали.

5. Набори піктограм.

Для умовного форматування треба виділити діапазон клітинок, вибрати команду Основне → Стилі → Умовне форматування і вибрати потрібний спосіб.

Клітинки можна форматувати на основі їхніх:

• • значень: число, відсоток, формула;

  • вмісту: текст, дати, пусті, не пусті, помилки, немає помилок.

Алгоритм встановлення правил форматування:

• виділити необхідний діапазон клітинок з електронної таблиці;

• виконати Основне → Стилі → Умовне форматування;

• вибрати потрібний спосіб форматування (Правила виділення клітинок);

• у випадному меню вибрати тип умови;

• у вікні, що відкривається, задати умову форматування та формат, який буде застосовано, якщо умова виконається;

• для застосування умовного форматування натискаємо кнопку ОК.

2. Правила для визначення перших і останніх елементів застосовуються, коли потрібно в електронній таблиці виділити клітинки (кольором заливки, межами, шрифтом, стилем, форматом даних) за вибраним критерієм: 10 перших елементів; перші 10%, 10 останніх елементів тощо. Тобто, відбувається форматування вказаного числа крайніх значень — N (N%) найбільших або найменших елементів, більших або менших від середнього арифметичного.

3. Гістограми використовуються, якщо потрібно наочно визначити значення в клітинці відносно інших клітинок.

Гістограма  — це градієнтна або суцільна заливка клітинки, довжина якої безпосередньо залежить від числа, що знаходиться в ній.

Довжина гістограми відповідає значенню в клітинці. Чим вона довша — тим більше значення. Гістограми оптимальні при визначенні основних показників, особливо в великих обсягах даних.

4. Кольорова шкала  — це заливка обраного діапазону клітинок 2-ма або 3-ма кольорами, яка безпосередньо залежить від чисел, що знаходяться в ньому.

Команда Інші правила надає можливість встановити свої правила і стилі оформлення клітинок, дані в яких відповідають деякій умові.

Зверни увагу!

До клітинки можна застосовувати кілька правил умовного форматування. Якщо ж такі правила суперечать одне одному, то «чинним» буде правило, встановлене пізніше.

Якщо для того самого діапазону встановити червону заливку клітинок зі значеннями, більшими за 5, а потім встановити зелену заливку клітинок зі значеннями, меншими за 7, то в підсумку клітинки зі значенням 6 зафарбуються зеленим кольором, оскільки відповідне правило встановлено останнім.

Якщо до деякого діапазону клітинок застосоване умовне форматування, але потім виникла потреба змінити параметри умовного форматування, необхідно обрати в списку правил умовного форматування команду Керування правилами. Відкриється вікно Диспетчер правил умовного форматування, в якому можна створювати нові правила, редагувати правила, видаляти правила та змінювати їх порядок.

Переглянути відео: