Papierloses Büro

Papierloses Büro

In diesem Beitrag der Linux Bibel lesen Sie wie einfach Sie unter Linux ein digitales Büro ohne Papier einführen und nutzen

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Dies ist ein Artikel rund um das papierlose Büro unter Linux, die Idee dazu kam von einem Freund aus dem Internet. Es geht darum seine ganze Zettelwirtschaft zu digitalisieren, auf der Festplatte unter zu bringen und die gewünschten Dokumente natürlich auch wieder zu finden.

Dieser Freund nutzt privat eigentlich Linux, beruflich Microsoft Windows mit OneNote mit Outlook als eine Art Ablage-System, auf für Termine und Aufgaben, etwas ähnliches wollen wir nun mit diesem Artikel unter Linux realisieren.

Gscan2pdf

Eine der bekanntesten Anwendungen unter Linux um auf Papier vorhandene Dokmente in digitaler Form auf dem Computer zu speichern ist die Software Gscan2pdf die Sie unter auf Debian basierenden Systemen ganz einfach über die Paket-Verwaltung durch das Paket “gscan2pdf” installieren, zusätzlich installieren Sie die passenden Sprach-Dateien mit dem Paket “tesseract-ocr-” inklusive dem dazu gehörigen Sprach-Kürzel, für deutsch “deu” – also “tesseract-ocr-deu“.

Diese Software digitalisiert Dokumente vom Papier über den Scanner und speichert diese direkt in PDF-Dateien, nutzt dazu OCR – (Optische Texterkennung) via Tesseract – eine Software die sich unter Linux auf Texterkennung spezialisiert hat.

Um Gscan2pdf optimal nutzen zu können muss ein Scanner angeschlossen sein, ansonsten funktioniert diese Software nicht. Sie finden diese Software nach der Installation im Anwendungsmenü im Bereich Grafik, alternativ nutzen Sie den Schnellstarter (Alt + F2) oder das Terminal mit dem Befehl:

gscan2pdf
Gscan2pdf – Dokumente unter Linux digitalisieren

Gscan2pdf – Dokumente unter Linux digitalisieren

Als erstes sollten wir uns die Einstellungen ansehen die Sie im Menü “Bearbeiten / Einstellungen” finden:

Gscan2pdf – Dokumente unter Linux digitalisieren

Gscan2pdf – Dokumente unter Linux digitalisieren

Vor allem der erste Reiter “Scan-Optionen” ist hier interessant – die Option “Stapelscans …“. Aktivieren Sie diese wenn es darum geht mehrseitige Dokumente ganz einfach und schnell in eine PDF-Datei zu digitalisieren.

Nun wollen wir einfach einmal ein Blatt einscannen, dazu nutzen wir ganz einfach den Schalter “Dokument scannen“, je nachdem ob man ein oder mehrere zusammen hängende Seiten scannen möchte nutzt man dann die angebotenen Optionen. In meinem Beispiel handelt es sich einfach um einen kleinen Zettel, nach dem Scannen findet sich das Bild im Fenster:

Gscan2pdf – Dokumente unter Linux digitalisieren

Gscan2pdf – Dokumente unter Linux digitalisieren

Wir können nun mit den einzelnen Schaltern Bereiche auswählen oder einfach alles nutzen, möchten wir etwas auswählen tun wir dies bevor wir das Menü “Werkzeuge / Texterkennung” nutzen:

Gscan2pdf – Dokumente unter Linux digitalisieren

Gscan2pdf – Dokumente unter Linux digitalisieren

Wie schon beschrieben nutzen wir hier nun die entsprechende Option wo Sie einzelne oder alle Seiten wählen können.

Handelt es sich um eine andere Sprache als die ausgewählte gilt es diese erst wie oben beschrieben zu installieren und dann auszuwählen, die Engine “Tesseract” lassen Sie bestehen. Ein Klick auf “Texterkennung starten” genügt und die Software erledigt ihre Arbeit. Ist dies geschehen öffnen Sie den Reiter “Texterkennungsausgabe“:

Gscan2pdf – Dokumente unter Linux digitalisieren

Gscan2pdf – Dokumente unter Linux digitalisieren

Ein Klick auf ein Wort öffnet den Editor der möglicherweise falsch erkannte Zeichen direkt bearbeiten lässt. Die grafische Ausgabe sollte man nicht überbewerten, in der gespeicherten Datei ist alles wieder wie es sein soll.

Speichern lässt sich die Datei in vielen Formaten, auch direkt per E-Mail versenden. Je nachdem nutzen Sie dazu die passende Schaltfläche, hier die Optionen zum Speichern von Dateien:

Gscan2pdf – Dokumente unter Linux digitalisieren

Gscan2pdf – Dokumente unter Linux digitalisieren

Füllen Sie die Angaben im mittleren Teil des Fensters detailiert aus, besonders die Schlüsselwörter und das Thema – je besser Sie hier arbeiten desto einfacher und genauer finden Sie Ihre digitalen Dokumente wieder. Hier diese einfach als PDF gespeicherte Datei:

Gscan2pdf – Dokumente unter Linux digitalisieren

Gscan2pdf – Dokumente unter Linux digitalisieren

DocFetcher

Bevor wir nun weiter gehen mit Programmen mit denen wir unsere Dokumente bearbeiten können um sie später wieder einfach wieder zu finden gehen wir an die Suche nach Dokumenten aller Art. Je nach Geschmack nutzt der Linux-User hier die in KDE oder GNOME eingebauten Suchmaschinen oder eben die Software DocFetcher die sich gerade auf Office-Dokumente aller Art spezialisiert hat.

Je nach Distribution ist die Software bereits in den Repositorys vorhanden oder auch nicht, auf jeden Fall finden Sie die Anwendung unter DocFetcher zum Download. Das Einzige was tatsächlich über die Paket-Verwaltung installiert sein soll ist eine Java-Laufzeit-Umgebung die Sie sich unter auf Debian basierenden Systemen durch das Paket “default-jre” installieren.

Unter Linux laden Sie hierzu das Portable-Zip herunter, entpacken dieses komprimierte Archiv und speichern das komplette Verzeichnis an einer beliebigen Stelle. Öffnen Sie dieses Verzeichnis und klicken auf die Datei “DocFetcherGTK3.sh“. Kurz darauf startet auch die grafische Oberfläche:

Docfetcher – Nach dem Inhalt von Dokumenten unter Linux suchen

Docfetcher – Nach dem Inhalt von Dokumenten unter Linux suchen

Den Schalter für die Einstellungen finden Sie ganz rechts oben – hier sollte man vor allem die Option “Instantane Suche” und “Beim Schließen des Programm-Fensters …” aktivieren, die erste zeigt Treffer schon bei der Eingabe erster Buchstaben und die zweite minimiert das Fenster beim Schließen in ein Icon im System-Tray. Auch lässt sich hier eine Tastenkombination fest legen mit der sich die Anwendung mit einer eben solchen öffnen lässt.

Nun gilt es nur noch den den Daemon anzuwerfen der nach Dokumenten aller Art sucht und diese indiziert, dies geschieht über die Datei “docfetcher-daemon-linux“. Damit die Software automatisch neue Dokumente indiziert gilt es die zuletzt genannte Datei automatisch mit dem System zu starten was über die Einstellungen des jeweiligen Desktops gelingt, auch die grafische Oberfläche lässt sich auf die selbe Weise automatisch starten.

Nun gilt es der Software nur noch zu zeigen wo sie eigentlich suchen soll – dies gelingt per Rechtsklick in das Fenster “Suchbereich” – hier wählen Sie “Index erstellen aus / Ordner“:

Docfetcher – Nach dem Inhalt von Dokumenten unter Linux suchen

Docfetcher – Nach dem Inhalt von Dokumenten unter Linux suchen

Wählen Sie das zu indizierende Verzeichnis – im Idealfall das Verzeichnis in dem sich die gesuchten Dokumente befinden oder eben das komplette Home-Verzeichnis. Unter “Dateiendungen” geben Sie nur solche Endungen an welche reinen Textdateien die Software durchsuchen soll (also etwa ‘html’). Ein Klick auf “Start / OK” und die Software startet die erste Indizierung was je nach Datenbestand etwas dauert. Über die Schaltfläche mit dem Plus rechts oben können Sie weitere Verzeichnisse hinzu fügen – dabei kann es sich auch um komprimierte Archive (Sicherungen) oder eine Outlook-PST-Datei handeln.

Hat die Software die Indizierung erstellt genügt die Eingabe erster Zeichen und die Anwendung zeigt mögliche Treffer und auch Datei-Inhalt:

Docfetcher – Nach dem Inhalt von Dokumenten unter Linux suchen

Docfetcher – Nach dem Inhalt von Dokumenten unter Linux suchen

Ein Doppelklick auf den jeweiligen Eintrag öffnet die dazu passende Datei – welche Anwendung dazu genutzt wird legt die genutzte Desktop-Umgebung vor.

Dokumentensuche mit Baloo unter KDE

Die Desktop-Suche der Desktop-Umgebung KDE ist inzwischen so sehr ausgereift das es eigentlich gar nicht nötig ist eine Software wie DocFetcher (siehe oben) zu nutzen, auch die Leistung passt inzwischen und die Hardware (also der Prozessor) wird so gut wie überhaupt nicht mehr belastet wie dies zu Beginn bei der Indizierung der Fall war.

Wie schon beschrieben ist die Software nur unter KDE nutzbar, je nach Linux-Distribution ist diese Desktop-Suche automatisch aktiviert oder auch nicht – ob dies der Fall ist sehen Sie in den Systemeinstellungen im Bereich “Suchen / Dateisuche“:

Desktop-Suche unter KDE

Desktop-Suche unter KDE

Standardmäßig indiziert Baloo das komplette Home-Verzeichnis des Nutzers, hier in den Einstellungen lassen sich einzelne Verzeichnisse ausnehmen. Nach einer ersten Aktivierung meldet man sich am besten einmal ab und wieder an – die erste Indizierung des Daten-Bestandes erfolgt. Zur Suche nach Dateien aller Art nutzt man entweder den Dateimanager Dolphin:

Desktop-Suche unter KDE

Desktop-Suche unter KDE

Das Anwendungsmenü:

Desktop-Suche unter KDE

Desktop-Suche unter KDE

Oder ein entsprechendes Plasmoid das automatisch vor installiert ist (mehr zu Plasmoiden lesen Sie im KDE-Beitrag):

Desktop-Suche unter KDE

Desktop-Suche unter KDE

Wie man sieht sucht Baloo nicht nur nach dem Namen von Dateien sondern auch nach dem Datei-Inhalt wie etwa von Textdateien (wozu auf Office-Dokumente aller Art oder PDF-Dokumente zählen) sowie nach Meta-Daten die solche beinhalten.

PIM – Personal Information Manager

Gerade wenn es darum geht Termine zu planen, Aufgaben zu koordinieren, Notizen zu verwalten, Mit E-Mails zu kommunizieren und so weiter und so fort hat die Software Kontakt unter Linux alle Rechte den ersten Platz einzunehmen. Die Software stammt aus der Schmiede der KDE-Entwickler und vereint so einiges unter einer grafischen Oberfläche.

Sie installieren diese Software ganz einfach über die Paket-Verwaltung durch das Paket “kontact“, nach der Installation finden Sie die Software im Anwendungsmenü im Bereich Office, alternativ nutzen Sie wie üblich den Schnellstarter (Alt + F2) oder das Terminal mit dem Befehl:

kontact
Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Hier sehen Sie die Zusammenfassung der Software die alle notwendigen Informationen in einem Fenster ins Auge des Nutzers springen lässt – wie man sieht habe ich beispielsweise mit diesem Beitrag etwas gezögert. Links sehen Sie die Icons der einzelnen Bereiche der Software, ganz oben gleich einmal Kmail – die E-Mail-Anwendung von Kontact, per Klick darauf wird diese geöffnet:

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Beim ersten Start der Software gilt es einen ersten Mail-Account einzurichten – dies startet die Anwendung automatisch, Sie brauchen nur Ihre Mail-Adresse anzugeben und das zugehörige Passwort – den Rest erledigt die Software so gut wie automatisch (wie etwa auch Mozilla Thunderbird).

Die restlichen Einstellungen – also weitere nicht so wichtige führen Sie über das Menü “Einstellungen / Kmail einrichten” durch:

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Hier lassen sich weitere Mail-Konten einrichten, das Erscheinungsbild anpassen, die Art der Anzeige der E-Mail-Liste ändern:

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Auch lässt sich hier eine mögliche Verschlüsselung einrichten (PGP / SMIME) dessen Schlüssel Sie etwa mittels der Software Kgpg eingerichtet haben und vieles mehr:

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Links in der Verzeichnis-Liste der E-Mail-Konten lassen sich neue Ordner ganz einfach einrichten und bearbeiten indem Sie den übergeordneten Ordner rechts anklicken:

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

E-Mails verschieben Sie einfach per Drag & Drop, um nach entsprechenden E-Mails zu suchen wechseln Sie in das entsprechende Verzeichnis und nutzen nun die Suchleiste indem Sie etwa nach dem Kontakt selbst suchen oder nach entsprechendem Inhalt. Über das Menü “Extras” lassen sich ein installierter Spam-Filter (etwa “bogofilter“) oder eine Antivirus-Software (etwa “clamav“) integrieren.

Die zweite wichtige Anwendung dieser Software ist nun das Adressbuch (kaddressbook):

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Um automatisch eine E-Mail-Adresse aus Kmail zu integrieren klicken Sie diese in Kmail rechts und und wählen “Zum Adressbuch hinzufügen“, hier können Sie dann auswählen zu welchem. Adressbücher können Sie nämlich unterschiedliche anlegen.

Per Rechtsklick in die Liste der Adressbücher können Sie neben normalen Adressbüchern auch bereits bestehende – etwa solchen von Gmail integrieren, dazu genügt ein Rechtsklick in die Liste dieser:

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Die weiteren Einstellungen überlassen Sie einfach der Software. Um einen neuen Kontakt hinzuzufügen nutzen Sie einfach die entsprechende Schaltfläche “Neuer Kontakt“, über die Suchleiste lassen sich solche aus allen möglichen Adressbüchern suchen – per Doppelklick auf einen Kontakt lässt sich dieser bearbeiten:

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Wie man im ersten Bild dieser Software sieht werden im Fenster des Kontakts die Mail-Adresse angezeigt wie auch die Telefon-Nummer aber auch der QR-Code – eine Aufnahme mit einer QR-App auf dem Smartphone lässt so etwa gleich diese Nummer dort automatisch wählen.

Korganizer (Paket “korganizer“) wiederum ist der Kalender dieser Software:

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Er kann alles was eine solche Software wirklich können muss, Sie können mehrere Kalender nutzen von denen sich alle oder auch nur die gewünschten aktuell anzeigen lassen, solche legen Sie einfach per Rechtsklick ganz unten links in die Liste der Kalender erstellen:

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Zu solchen zählt natürlich auch der Kalender von Google – so haben Sie die Termine vom Smartphone unter Linux sowie auch umgekehrt. Welche Kalender Sie aktuell sehen möchten legen Sie einfach über die Checkbox vor dem jeweiligen Kalender fest. Um einen Termin zu erstellen oder zu bearbeiten klicken Sie einfach doppelt auf den jeweiligen Tag, wählen hier den gewünschten Kalender, …

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Das Modul Aufgaben wiederum kümmert sich um eben solche:

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Hier lässt sich fest legen wann eine Aufgabe erledigt sein soll und wann davor gewarnt werden soll falls man etwa darauf vergisst. Auch wie weit man mit der Aufgabe bereits ist lässt sich hier fest legen.

Nachrichten (Paket “akregator“) zeigt Ihnen wiederum Newsfeeds (egal welches Protokoll) von von Ihnen gewünschten Webseiten:

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Standardmäßig sind hier bereits einige Quellen eingefügt, solche löschen Sie wenn gewünscht einfach in der Liste links per Rechtsklick, neue erstellen Sie per Schaltfläche “Neue Nachrichtenquelle“. Alles was Sie benötigen ist die Adresse der Quelle – dazu öffnen Sie diese einfach im Webbrowser, kopieren die Adresse in der Adressleiste und fügen diese dann ein, um die Optionen zu bearbeiten – also etwa das Intervall in dem neue Nachrichten abgeholt werden sollen klicken Sie die gewünschte Quelle rechts an und wählen “Nachrichtenquelle bearbeiten":

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Die RSS-Quelle der Linux Bibel wäre beispielsweise “nicht mehr vorhanden“. Akregator lässt sich perfekt über die Tasten bedienen, die Taste “+” zeigt den nächsten ungelesenen Beitrag, auch durchsuchen lässt sich das komplette Archiv. Per Klick auf die Überschrift öffnet sich der Webbrowser und führt zum entsprechenden Artikel. Welcher Webbrowser dies ist legen Sie in den Einstellungen fest.

Das Modul Journale wiederum kümmert sich um eben solche, also etwa Rezensionen, etc:

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Im Modul Notizen legen Sie Notizen ab, nutzen Sie dieses Modul das erste Mal klicken Sie rechts in das freie Feld und markieren den Standard-Ordner, Sie können auch weitere anlegen um etwa private und berufliche zu trennen. Nun legen Sie neue Notizen einfach per Rechtsklick an, per Doppelkick auf eine solche wird diese angezeigt und lässt sich bearbeiten:

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Kontact – Personal Information Manager unter KDE

Bei Kontakt handelt es sich um eine Sammlung einzelner Anwendungen die durch die Software alle installiert werden – man könnte die meisten dieser auch ganz einfach einzeln nutzen – dann würde jedoch die Option fehlen das diese einzelnen Anwendungen miteinander interagieren können. Ziehen Sie beispielsweise aus dem Kalender einen Termin auf die Mail-Anwendung öffnet sich automatisch der Editor mit dem gewünschten Termin, Sie brauchen nur noch die Adresse eingeben an wen die Mail geschickt werden soll, umgekehrt zieht man etwa eine E-Mail in den Kalender oder auf die Notizen, …