2025年4月 役員会議事録要約
日時: 2025年4月26日 19:00～20:30
開催場所: 森崎リアンシティ自治会館
出席者: 会長、副会長（2名）、会計（3名）、書記（2名）、青少年育成委員、スポーツ推進委員、スポーツ運営委員（2名）
議題と主な内容
今月の役員会では、主に体育総会に関する準備と運営、今後の役員・委員の活動方針、会計関連の事項について話し合われました。
詳細
総会について
費用: 5万円で賄う予定です。はま寿司と飲み物（一人1本）を用意し、5月7日締め切りの出欠席に基づいて買い出しを行います。
冷蔵庫: 飲み物保管のため、わかば自治会館の冷蔵庫2台を借りる予定です。会長が事前に連絡・手配します。
各行事の事前準備: 今後開催される行事（体育振興会事業前の打ち合わせなど）でも食事を用意する必要があるとの認識です。費用は振興会から支給されます。
会食について:
オードブルは予算ギリギリになる可能性があるため、費用を抑えることを検討します。今回の総会は物価高も考慮し出費が最も多いと予想されるため、総会の反応を見て今後の会食内容を検討します。
片付けは事務局および役員が行います。
総会は18時開催、準備は16時30分から開始します。
学校関係者（校長、教頭）の参加人数を把握します。
準備・片付けに関して:
今回は体育振興会のため、3つのエリアとテーブル・イスを準備する予定です。
飲み物は当日準備で冷やすとのことです。16時30分の準備開始後にオードブルを取りに行く方針です。
費用はレシートを元に返金されます。高額な費用はスマートフォンの写真でLINEに添付します。
会計が費用を下ろし担当者に渡します（現金またはカード可、レシート必須）。
振興会の準備には会長および事務局員が残ります。事務局員はリアンシティ内で調整し、当日参加する人が決まっていれば氏名と異なる場合でも構いません。
振興会に子供を連れて行くことは望ましくないとの意見です。
わかば会館の使用時間に限りはないものの、前回は21時までで、わかばの会長が施錠したとのことです。
前回は19時から食事会を開始しました。30分ごとの担当交代も検討します。
事務局員は副会長と青少年育成委員が担当します。
寿司30～40貫を3ヶ所（各テーブル1つ）、事前にオードブルとお茶をセッティングします。
取り皿、ゴミ袋、箸、紙コップ、おしぼり、タッパーを用意します。
当日は「森崎学区体育振興会」の看板が必要なため、確認して準備します。
事前に荷物をわかばに置けるか会長が確認します。
終了後に掃除は必要です。当日生ごみの処理、翌日（12日）の掃除も可能か検討します。
今後の体育総会に関連した集まりについて:
振興会の集まりがあと5回あります（体育振興会事業前の事前打ち合わせに会食あり）。7月6日の夏のスポーツの日は、7月5日に事前会食があり、当日会食はないとのことです。その他の日程は未定です。
今回は全員で輪番制とし、以降は再検討する方針です。
今回5月の総会と次年度に向けた3月の総会が特に大変と予想されます。
当日総会の際に、分担金と互助会費7万2千円が必要です。
森崎リアンシティ役員・委員の今後の活動について
今後役員会に委員も参加する場合、委員にも役員報酬が必要ではないかという意見が出ました。
リアンシティ規約を確認し、今後自治総会で変更を検討する必要があるとのことです。他地域では報酬や自治会館のコピー機リース運用事例もあります。
役員・委員間で不公平がないようにすべきです。やることは多いとの認識です。
グループLINEで次回の役員会開催日のアナウンスと出欠席の意思表示を行います。委員は、話し合いたい議題がある際に参加し、役員は基本的に参加します。
今後、自治会の費用面や個々の負担面を考慮し、規約を変更する必要があるとの意見です。
自治会ではクレジットカードは作成できませんが、デビットカードは会長名義で作成可能か（毎年交代すれば可能ではないか）検討します。ただし、他人に名義を貸す懸念点があります。
報酬について、「1回役員に参加でいくら」といった案も出ました。会長が規約を確認します。
会計より
自治会費の徴収: ゴールデンウィーク明けには班長に配布し、5月末締め切り、6月上旬に会計が回収したい意向です。賃貸の住民にはオーナーに6月8日までに振り込む予定です。
配布物の準備: 月1回、配布したい内容を班長にアナウンスできないか検討します。これにより会計が動けるようになります。
購入品精算: 何か購入した際は、月ごとにグループLINEでアナウンスします。撮影したレシートをLINEでアップし、月末締めに注意します。撮影データはアルバムに保管し、役員会で返金します。
4月リアンシティ総会後に検討したい機器・備品について
コピー機: 購入で検討します。会長が業者と連絡し検討します。
クーラーボックス: 費用が高いため、祭りで使用している大きいゴミ箱での代用を検討します。
監事より:
高額な金額（エアコンなど）は負担が大きいとの意見です。会計3人で完結するのではなく、役員全員で検討し了承後に購入すべきとのことです。
例として、コピー機は会長が業者と相談し、決定後に会計が業者と調整する流れを提案しました。
回覧板について
回覧板の準備は役員にて行います。
配布物の準備については、月末に副班長宛てに玄関に届けるとのことです。昨年度は副会長が一人で担当していました。
次回集まるのが、5月11日の体育総会
体育イベントについて:
7月（事前集まりは6月中旬）
10月（事前集まりは9月中旬）
今後の会議について
役員会は月1回開催となる見込みです。日程は都度調整し、決まったクールはありません。
昨年度は第2土曜日19時から実施していたため、今後も第2土曜日を目安とします。
次回会議は5月31日開催予定です。イレギュラーな場合は都度LINEで連絡します。
森崎学区体育総会の事前準備について
役員会に参加する範囲（役員だけでなく、委員も含めるか）について検討しました。今年はこれまでにないイベントもあり、人員を要するため、含める必要があるとの結論です。
決定事項
会長確認事項:
総会に関する事項:
事前にわかば会館に荷物や飲み物を保管できるか。
体育イベント後に反省会（会合）の有無を確認。
当日開催の看板について、リアンシティ自治会館に保管中であり、当日持参を検討する。
当日の輪番について:
事務局2名と運営1名が必要なため、運営の人員を分担します。
当日30分ごとの当番を決めます。
16時30分からの準備班（前半）：青少年育成委員、会長・副会長、スポーツ推進委員、スポーツ運営委員。
片付け班（後半）：副会長、会計（2名）、書記。
事前に終了前にLINEを送り、集合できる人数で行います。
今後の体育総会の打ち合わせ（会食）のための物品をまとめて購入しておく。
会計より:
お金を下ろす際と帳簿記載について:
項目をまとめて記載せず、日付、下ろした金額、内訳を記載します。
本日役員会で多数決により採択となり、追ってLINEで通知します。
今年度自治会費について、代金立替について。
次回開催日
2025年5月31日（土）