2025年度 10月 役員会議事録要約

日時: 2025年10月24日 19:00～20：40

開催場所: 森崎リアンシティ自治会館

出席者: 会長、副会長（2名）、会計（3名）、書記（2名）、監事（2名）、スポーツ推進委員

議題と主な内容

今月の役員会では、主にファミリー運動会などのイベント運営に関する反省と改善点の共有 、および上半期の実績振り返り（情報周知のデジタル化など）について話し合われました 。

詳細

1. ファミリー運動会 反省点と改善策

• 事前準備・周知:

  • 2ヶ月前よりお知らせを周知し、紙ベースの招集を可能にすべき 。

  • 当日、参加者名簿やタイムスケジュールを分かりやすく掲示（貼付）すべきであった 。

• 熱中症対策と規模:

  • 体調不良を考慮し、開催時間・規模を再検討すべきであった 。

  • 飲料は、緑茶よりも脱水予防のため麦茶が良く、次年度は麦茶とスポーツドリンクを各50本に増量する 。

  • 熱中症予防の塩分タブレットを夏場に購入しておく必要があった 。

• 競技内容:

  • 競技の対象年齢を中学生から小学生に変更するなど、子どもが参加できる競技を増やすべき 。

  • 高齢者がいる合同チームへの配慮も必要であった 。

• 運営協力者の確保:

  • 役員が審判などで子どもの面倒が見られない状況があったため、他自治会の事例（クオカードで役員募集）を参考に、運営協力者の募集を検討する必要がある 。

2. 上半期の実績振り返り（情報周知・デジタル化）

• 情報周知の課題:

  • 回覧板が回らない、HPは更新されたかわからないと見てもらえないという意見がある 。

  • 回覧板の代わりにポスティングが負担軽減につながるか検討する 。

• LINE公式アカウントの運用:

  • LINEをビジネス会員（月5,000円）にすると配信制限がなくなり、デジタル化が図れるが、スマホがない世帯への対応が課題 。

  • 今後の運用方法をアンケートで意見を募り、検討していく 。

• 第2回意見交換会:

  • 12月7日（日）10:00～を予定 。

  • デジタル化に関する議論を議題にするため、事前にQRコード付きのアンケートを回覧板とLINEで募る 。

3. 今後の予定・検討事項

• 役員と委員の連携:

  • 役員と委員のつながりが弱く情報交換ができていないため、11月の役員会で各担当委員にも参加を呼びかける 。

  • 自治会規約を再確認し、ファミリー運動会などへの委員の参加についても検討する 。

• イベント:

  • 「歩こう会」を11月16日（日）に開催予定 。

• 決定事項:

  • 次回役員会: 2025年11月22日（土）19:00

  • 第2回意見交換会: 12月7日（日）10:00～

  • 緑地清掃日: 12月14日（日）、1月18日（日）各10時より

• 備品検討:

  • 自治会館用のシュレッダー、ホワイトボード（またはモニター）、延長コードの購入を検討する 。

  • 役員・委員の募集活動と、役員のあり方そのものの検討を行う 。