2023年2月 役員会議事録要約

開催日時: 2023年2月26日（日）10時00分～11時45分 

開催場所: 森崎リアンシティ自治会館 

出席者: 会長（2名）、副会長（1名）、書記（2名）、会計（3名）

議題と主な内容

今月の役員会では、自治会館関連、防犯カメラ関連、役員引継ぎ、会計監査、来年度総会、その他の事項について話し合われました。

詳細

1. 自治会館関連

   • 備品について:

     • 3日に机が納品予定、8日までに椅子と椅子台車が納品予定。会長が立ち会えない場合、他の役員が対応する（時間等、役員内LINEで相談）。

     • 納品後、請求書・納品書を会計に渡すこと（机8台、いす25脚、台車1台　378,000円くらい）。

     • コミュニティ活動交付金から使用するため一般会計扱いとする。

   • 追加工事（外構、エアコン取付等）について:

     • エアコンは工務店経由で契約になると今年度は不可能なので、来年度に発注依頼してもらう。

     • 外構、追加工事ついては残金等を考慮し、必要に応じて来年度役員に引き継ぐ。

   • 火災保険に加入について:

     • 加入した方がよいが、今年度は期間が少ないので、来年度に加入してもらうよう引き継ぐ。

   • 会館のお披露目について:

     • 日程を決めてお披露目を行う案も出たが、見学者の人数が少数であると予想されること、立ち合い役員の負担もあるため、回覧板で自治会館の写真を回すこととした。見学希望者は個別に対応とする。

2. 防犯カメラについて

   • 更新手続きに関する事項:

     • 2/13（月）工事完了。アルソックからセコムに変更し、古いカメラはデータが残っているので自治会館に保管している（1ヵ月後に処分予定）。

     • 補助金が3/3に出る予定（102万9000円）。

   • 移設に関する事項:

     • 総会が対面の場合、議題にはあげるが、紙面総会の場合は議題にあげないと対象の住民に説明している。

     • 自治会館の防犯カメラの新設を来年度申請する（総会で議題にあげる）。

3. 役員引継ぎについて

   • 3月上旬に引継ぎ日程の書類を配布する（引継ぎの日程3/26（日）10：00～）。

4. 会計監査について
   今年度の監事に今月末に去年渡した日程を変更したものを配布し、会計が3～4月頃に監事に資料渡す。

5. 来年度総会について

   • 対面となった場合、総会で役員改選が決まるので、進行等は今年度の役員から選ぶ（司会：副会長　議長：副会長　会計：会計報告　会長：事業報告　書記：議事録）。

   • 以前の対面での総会は2月中に案内・委任状等を会員に配布していたため、書記が作成し配布することとした。

   • 4/23（日）予定（わかば会館）人数の都合上。

6. その他

   • 緑地清掃:

     • 3/5（5班）4/16（6班）の予定。

   • 役員報酬について:

     • 役員の報酬については変更なし。

     • スポーツ運営委員2名分（推進委員は市から報酬が出る）は報告が来ている。自主防災組織委員は先日の講習の際多めに渡してある。

     • 前年度の役員・監査しか払われてないため前会長に確認する。

     • 役員会後、確認をしたところ規約には班長・委員の記載がなかったため報酬は払っておらず、返礼品としてラップを渡していた。今年度もラップで対応予定なので、緑地清掃の返礼品から捻出することとした（活動実績により数を変更予定）。

   • 班長ファイル:

     • ファイルに過去の書類等が挟まれており、前任者の役員の電話番号等が記載されているため、副会長が手直しをして総会のときにファイルの中身を差し替えてもらう。

     • 総会の案内に「班長は班長ファイルを持参」と記載する。

次回の役員会

3/26（日）10：00～新役員への引き継ぎ　森崎リアンシティ自治会館に於いて