2022年4月 役員会議事録要約

開催日時: 2022年4月24日（日）10時00分～11時40分 

開催場所: わかば会館 

参加者: 会長（1名）、副会長（2名）、書記（2名）、会計（3名）

議題と主な内容

今月の役員会では、自治会内における事案の個別対応、紙面総会の議題・資料作成、パソコンにおける資料等の保管、自治会館建設に関する補助金申請、自治会費の集金、自治会LINE登録、緑地清掃の日程・備品、その他備品の購入・領収書の取り扱いについて話し合われました。

詳細

1. 自治会内における事案の個別対応について

   • 拾得物への対応は、拾得した会員が個別で行うこと。

   • ゴミステーションの残留物については、気が付いた会員が個別に業者へ連絡すること。

   • これらの事案・報告等は役員内で共有することを確認しました。

2. 紙面総会の議題・資料作成について
   2021年度事業報告・収支報告：前年度役員が作成済。

   • 今期役員改選のお知らせ：会長が氏名等を確認し、作成。

   • 本年度事業計画・予算案：会計担当が作成後、会長が確認。自治会館建設費用支出を予算案に追加。

   • 法人化について：横須賀市との調整で過去の決議に不備があり、申請できないため、今年度の総会で改めて各世帯から採決をとる必要あり。

   • 防犯カメラの更新について：今年度も補助金申請を行うため、副会長が作成。

   • 自治会館建設関連：今夏から着工予定。自治会館建設委員に進捗状況（工事等の日程など）を作成してもらい、回覧板にて周知。総会で補助金申請の採決をとる必要あり。

   • 総会の次第、質問・意見受付票：書記担当が作成。

   • 紙面総会の日程：4/28（木）に業者へ発注依頼。5/14（土）に全世帯へ表決と質問・意見票を配布終了。5/24（火）表決、質問・意見票の締め切り。5/29（日）役員会で集計、質問・意見等を確認。LINEで結果を通知後、改めて回覧板にて結果を通知。各世帯へのポスティングは役員（監事除く）で行い、各配布エリアは会長に一任。

3. パソコンにおける資料等の保管について

   • 以前までGoogleドライブを使用していたが、前年度パソコンの購入に伴い、OneDrive（マイクロソフト社）にデータを移行。今後は『森崎リアンシティ自治会』というフォルダの中に個別事案のフォルダを作成し、その中で年度ごとに保存していく。

4. 自治会館建設に関する補助金申請について

   • 計画当初より建設費用が上がってしまったが、補助金と合わせての建設は可能。補助金は建設後の申請になるため、今年度は当初の予算内のみの建設とし、補助金申請後に追加で工事を行うか、別の予算から口座を移動させて建設するか、建設委員会にて検討中。

5. 自治会費の集金について

   • 前年度は新型コロナウィルス防止対策として、銀行振り込み可としたが、会員による不備や、会計担当による確認等の時間を要するため、今年度は封筒による受け渡しのみとする。5月末に総会の表決の結果報告とともに、集金のお知らせをLINEにて通知。領収書は別で用意せず、回収した封筒に押印して対応。

6. 自治会LINE登録について

   • 自治会のLINE登録を行っておらず、通知が受け取れていない世帯がある。転居してきた会員については個別対応しているが、年度内の回覧版で改めてLINE登録のお願いを周知。転居してきた世帯についての情報は役員内で共有し、自治会に加入してもらうようお願いしていく。

7. 緑地清掃の日程・備品について

   • 雨天での延期に伴い、次々回の緑地清掃（1班）は7/3（日）とする。熊手の本数が少ない為、備品として追加で購入する。

8. その他備品の購入・領収書の取り扱いについて

   • LINEにて申請し、翌月の役員会で会計担当が処理を行う。今回ラミネーターを購入した。自治会館が建つまで副会長の管理とする。

次回開催日

5月29日（日）10時00分 わかば会館