2022年2月 役員会議事録要約

開催日時: 2022年2月27日 10:00～12:00 

開催場所: わかば自治会館 

参加者: 会長（1名）、副会長（2名）、書記（2名）、会計（2名）、次期役員（4名）

※まん延防止のため参加者を限定して開催しました。

議題と主な内容

今月の役員会では、次期役員募集、法人化関連、防犯カメラ、自治会費の還元、そしてその他事項について話し合われました 。

詳細

1. 次期役員募集について

   • 1月の役員会でくじ引きにより選出された4名が参集し、担当役職を決定しました 。

   • 令和4年度の各役員および委員は別紙の通りとなりました（会長が別紙を作成） 。

   • 今後の予定:

     • 引継ぎは3月27日（日）10:00～を予定しています 。

     • 3月27日10時にわかば会館に次期役員を招集する連絡資料を作成します（書記担当） 。

     • 総会準備は次期役員と合同で行います（引継ぎも兼ねて） 。

     • 収支報告書作成および会計監査は会計が対応します 。

     • 前会計から受け取った資料を監事に渡します（会長担当） 。

     • 事業報告書は会長が対応します 。

2. 法人化関連について

   • 状況: 居住者名簿は法人化申請に必要なフォームへの記載が完了しました（書記担当） 。

   • 規約の改訂および市担当者への最終確認依頼は会長が対応中です 。

   • 保有資産目録は令和3年の地方自治法改定により提出不要となりました 。

   • 今後の予定: 令和4年度の定期総会で法人化申請に関する5つの議案の採決を行います 。総会での議決後、申請を進めます 。

3. 防犯カメラについて

   • 状況:

     • 緑地のカメラ（No.1）の更新工事と市の立ち合いが完了し、SECOMへの振り込みも行われました（防犯カメラ積立金より） 。

     • 故障したカメラ（No.8）の修理立ち合いとALSOKへの振り込みも完了しました（一般会計より） 。

     • 防犯カメラ運用規則は2月の回覧板で周知されました 。

   • 今後の予定:

     • SECOMおよびALSOKから領収書を受領後、会計（1名）へ渡します（会長担当） 。

     • 市からの補助金が振り込まれる予定です 。

   • 協議事項:

     • 修理したカメラ（No.8/ALSOK）については、コミュニティ活動交付金の対象として精算できることを市の担当者に確認済みであり、一般会計として処理することを確認しました 。

     • 更新したカメラ（No.1/SECOM）については、防犯カメラ積立金からの精算とすることを確認しました 。また、市からの補助金は防犯カメラ積立金ではないため、防犯カメラの口座ではなく一般会計の収入にあてることとしました 。防犯カメラ積立金の口座に対する収入は原則、会費による積立が対象であると考えました 。

   • 共有事項: 2月25日に警察からカメラNo.3の開示請求がありました 。

4. 自治会費の還元について

   • 状況:

     • 1月の役員会で1世帯あたり3,000円の還元と協議しましたが、その後の最新の会計状況を確認し、前年度繰越金を割り込まない程度ということで1世帯あたり2,000円の還元へ変更しました（役員LINEグループで別途協議済み） 。

     • 2月の回覧板で自治会費還元の連絡をしたところ、前役員から意見が寄せられました（内容は別紙参照） 。

     • クオカードは各役員で分担して配布することとし、分担表と受領チェック表を作成しました 。

     • 現時点で1名の会員から受け取り辞退の連絡がありました 。

   • 今後の予定:

     • 3月から順次配布を開始します 。不在の場合は、日を改めて訪問するなど、3月中に配布を完了させます 。

     • 3月の役員会（3月27日）までに不在の場合は、別途会長に連絡し、書記が作成した「不在連絡」のチラシをポスティングします 。

     • 辞退者については、委任状を渡し、記載するようお願いします 。委任状への記入も拒否された場合は、理由を伺い記入して頂くこととしました 。

5. その他

   • 班長の引継ぎ状況: 令和4年度班長・副班長リストを作成しました（別紙参照） 。4班は班長予定者が引っ越しのため、副班長が繰り上げで班長となります 。

   • 緑地清掃: まん延防止措置の延長と緑地の状況を考慮し、3月の緑地清掃は中止としました 。リアンLINEで連絡します（会長担当） 。

   • コミュニティ活動交付金: 緑地清掃用の電動草刈り機を購入しました（会長担当、対応済み） 。カメラ修理費（No.8）も交付金対象となります 。

   • 役員報酬: 前年度の役員報酬について別紙参照 。役員報酬の総額（会長～監事）は35,000円であり、今期は以下の通り分配することとしました 。

     • 会長（1名）：6,000円

     • 副会長（2名）：各6,000円

     • 書記（2名）：各3,000円

     • 会計（3名）：各3,000円

     • 監事（2名）：各1,000円

   • 昨年度は役員以外にも報酬を与えており、その背景を前役員に確認したところ、総会で協議して決定したとのことです 。その議事録は引継ぎで受領していないため、現在探してもらっています 。

今後の予定

• 次回役員会: 3月27日（日）10:00～ 。同日に次期役員への引継ぎを行います 。

• 2022年3月 アクション事項:

  • 会長: 役員宅に引継ぎ会の招集資料をポスティング、カメラ（ALSOK/SECOM）の領収書を会計へポスティング、監事へ引継ぎ書を渡す 。

  • 副会長: 班長引継ぎ準備、防犯カメラ点検、防犯カメラ更新関連の引継ぎ準備 。

  • 書記: 役員会議事録作成、引継ぎ会の資料作成（役員くじ引き結果の資料参照） 。

  • 会計: 各種会計処理、役員の領収書対応、収支報告書作成、監事へ資料提出、役員報酬の引き落とし 。

  • 各自: 引継ぎの準備、自治会費還元クオカード配布 。