2022年1月 役員会議事録要約

開催日時: 2022年1月23日 10:00～12:00 

開催場所: わかば自治会館 

参加者: 会長（1名）、副会長（1名）、書記（1名）、自治会館建設委員（1名）（議題1のみ参加） 

※まん延防止のため参加者を限定して開催しました。

議題と主な内容

今月の役員会では、自治会建設状況と今後の予定、法人化関連、次期役員・委員募集、防犯カメラ、班長・副班長の引継ぎ、そしてその他連絡事項について話し合われました。

詳細

1. 自治会建設状況と今後の予定について

   • 自治会館建設委員より説明がありました。2021年4月より設計業者（team AeO）と協議を開始し、図面の作り込みを行ってきました 。

   • 市内の施工業者3社に見積もり依頼を開始しており、順調であれば2022年2月下旬に見積もり結果を受領し、同年3月に施工業者を内定できる見込みです 。

   • 現建設委員は自治会館の引き渡しまで担当することを考えており、年度が変わり役員が交代した後も建設については現建設委員に一任してほしいとのことです 。

   • 今後は自治会館の補助金関連の申請、施工業者の見積もり内容の検証、施工業者の内定、自治会館建設開始の流れとなります 。

   • 上記説明に対し、自治会館の建設については現建設委員に一任することとしました 。

   • 自治会館建設の状況や今後のスケジュールを自治会員と共有するため、来年度定期総会の時期を目安に簡単な資料を作成するよう役員から依頼しました 。

2. 法人化関連について

   • 今後の活動: 居住者名簿を法人化申請に必要なフォームにまとめる作業を進めます（書記担当）。1班分は会長が入力済みで、3月中を目安に残り9班を書記が分担して入力します 。

   • 規約の改訂版を作成し、市担当者へ確認・修正済みです（会長担当） 。

   • 保有資産目録を作成します（会長担当） 。

3. 次期役員・委員募集について

   • 状況: 前月の役員会で決定しなかった役職は、会長1名、副会長2名、会計1名、スポーツ運営委員1名でした 。

   • 前月役員会で落選した方2名からスポーツ運営委員への応募がありました 。

   • 抽選の結果: くじ引きの結果、スポーツ運営委員の担当を決定しました 。

   • その他の役職（会長、副会長、会計）には、4世帯が選出されました 。

   • 今後の予定:

     • 選出された方に会長から連絡します 。

     • 選出された4世帯の方に連絡する資料を作成します（書記担当） 。

     • 2月の役員会（2月27日10時～予定）に集まってもらい、役職を決定します 。

     • 3月の役員会で引継ぎを行い、各自引継ぎの準備を進めます 。

4. 防犯カメラについて

   • カメラの更新状況: 副会長（1名）主導で更新手続きを継続しています 。

   • 更新にあたり防犯カメラ運用規則が必要とのことで、会長が作成済みです 。規則の内容を確認し、2月の回覧板で周知します（会長担当） 。

   • 故障しているカメラの対応: No.8のカメラの修理をALSOKに依頼中であり、早くて2月2日に取り付け予定です（会長担当） 。

   • 修理費用（6.5万円+税）の支払いについて、請求書を受領後会計に渡します（会長担当） 。なお、カメラの修理費用はコミュニティ活動交付金の対象となります 。

5. 班長・副班長の引継ぎについて

   • 2022年4月で班長・副班長が交代するため、次期班長（原則、現副班長）への連絡・引継ぎ等の準備を進めます（副会長（1名）担当） 。

   • 1月末に広報を現班長へ配布する際に、新班長へ以下の内容を連絡する資料をポスティングします 。

     • 2022年4月より班長を担当すること 。

     • 班長の仕事内容（班長ファイルのコピーと配布予定） 。

     • 班長をできない場合は副会長（1名）へ連絡すること（できない場合は2月中に連絡を行ってもらい、新副班長予定者に繰り上げる） 。

     • 3月末を目安に現班長からの引継ぎを受けてもらうこと 。

   • 3月の回覧板にて現班長・副班長および新班長・副班長の担当者リストを配布します（会長担当） 。

6. 緑地清掃について

   • 1月9日に予定通り実施されました 。

   • コロナウイルス蔓延防止措置発令中のため、2月は延期としました 。

   • リアンLINEで周知します（会長担当）。班長へも連絡します（副班長担当） 。

7. その他連絡事項

   • コミュニティ活動交付金: 交付金合計は303,000円＋繰越し分66,500円で369,500円です 。2022年1月末時点での使用合計額は会計が確認します 。

   • 今後購入するもの:

     • 緑地清掃のお礼品としてラップ120本は購入済みです 。

     • 班長へのお礼の品としてラップ3本程度を想定しており、購入済みです 。

   • 購入検討するもの:

     • 自治会ポスト（自治会館にもポストを取り付ける予定のため） 。

     • ゴミステーションの掃除用具（会長または副会長） 。

     • 芝刈り機（充電式でなるべく安全なもの）（会長） 。

   • 自治会費の余剰金をクオカードとして還元します:

     • 1世帯3,000円、途中入会した1世帯は1,500円分のクオカードを購入します（会長担当） 。

     • 2月の回覧板で配布のお知らせをするための資料を作成します（書記担当） 。

     • 各役員で配布する分担表を作成します（会長担当） 。役員1人あたり20世帯ほどの配布予定です 。

     • 配布時不在だった場合の書類を作成します（書記担当、2月頭くらいまでに作成） 。

     • 外国人世帯へ向けたお知らせも作成します 。

今後の予定

• 次回役員会: 2月27日（日）10:00～ 。同日に次期役員候補4名の役職決定を行います 。

• 2021年12月 アクション事項:

  • 会長: 役員に選出された4名に資料をポスティング、法人化関連、芝刈り機購入、故障中の防犯カメラ対応、クオカードの購入と配布の分担表を作成 。

  • 副会長: 緑地清掃、緑地清掃お礼の品購入（サランラップ）、班長引継ぎ準備 。

  • 書記: 役員会議事録作成、くじ引き選出者へのお知らせ作成、クオカード配布のお知らせを作成、クオカード配布時不在の際のお知らせを作成 。

  • 会計: 各種会計処理、役員の領収書対応 。

  • 各自: 引継ぎの準備 。