2021年7月 役員会議事録要約

開催日: 2021年7月24日（土）17:00～19:00 

開催場所: わかば自治会館 

参加者: 会長（1名）、副会長（2名）、書記（1名）、会計（1名）、地域コミュニティ課職員（3名）

議題と主な内容

今月の役員会では、各委員への連絡、防犯カメラ更新、外部からの連絡、法人化、緑地清掃、そして役員へのクレームについて話し合われました。

詳細

1. 各委員への連絡について

   • 各委員へ活動報告書作成と清算関連について連絡しました。

2. 防犯カメラ更新について

   • 設置費補助スケジュールが7月から10月に変更されました。 10月ごろに対象の自治会に連絡が来る予定で、それまで作業はありません。

3. 外部からの連絡

   • 森小ファミリーフェスティバル、衣笠団地夏祭り（納涼盆踊り）、森崎町内会盆踊り、平作川クリーン大作戦はすべて中止となりました。

   • 横須賀市学校給食センター内覧会（8/18(水)15:30~16:10頃）への参加希望者がいれば参加してもらうこととし、役員LINEで確認することになりました。

4. 法人化について （地域コミュニティ課による出前トーク）

   • 市役所の地域コミュニティ課の方より法人化の流れについて説明を受けました。

   • 現役員で作成する主な資料: ①構成員名簿、②規約、③資産目録、④総会の議事録です。
     
     

     • ①構成員名簿: 氏名、住所、宅地No、班、続柄、連絡先（電話番号）を含めた名簿を作成します。 個人情報保護のため、ブランクフォームには取り扱いに関する記載が必要です。 名簿の収集方法は、回覧板にブランクフォームを挟み、各世帯に記入してもらい、会長宅へ持参してもらうことになりました。 今期中に各世帯から名簿を集め、法人化申請に必要な体裁にまとめる予定です。 書記（1名）がブランクフォームを作成し、次回の役員会で確認後、9月から名簿作成を開始します。 会長が借家世帯の名簿について、居住者とオーナーのどちらの名簿とするか地域コミュニティ課に確認します。

     • ②規約: 前役員が作成した規約の不備について、地域コミュニティ課職員（1名）にて添削を受けました。 会長が規約を修正し、再度地域コミュニティ課職員（1名）と確認します。 第4条（事務所の所在地）は自治会館建設予定地の住所を記載する必要があり、これは自治会館の建築確認申請後に決定されるため、会長が建設委員に建築確認申請のスケジュールを確認します。

     • ③資産目録: 保有資産としては自治会館建設地および緑地の土地、保有予定資産としては自治会館が対象となります。

     • ④総会の議事録: 法人化に必要な書類の準備が整った後に開催する必要があり、規約の自治会館住所確定が律速となると考えられるため、自治会館の着工が来年度になることから、2022年定期総会の議案とすることになりました。

5. 緑地清掃について

   • 次回は8月1日（日）開催予定です。 2ヶ月連続で雨天延期となっているため、8月1日も雨天の場合は8月の別日で開催することも検討します。

   • 掃除用具の補充として、鎌10個を購入予定です。

   • 参加者へのお礼の品を、現在保管しているお茶のストックがなくなり次第、サランラップへ変更します。

6. その他連絡事項 - 役員へのクレームについて

   • 住民から役員個人への口頭でのクレームがたびたびあり、扱いが難しい状況です。

   • 役員や自治会へのクレームや要望は、自治会ポストへの投函もしくはE-mailで連絡するよう、再度周知することになりました。

今後の予定

• 次回役員会: 8月28日（土）18:00～