2021年6月 役員会議事録要約
開催日: 2021年6月26日（土）18:00～21:00
開催場所: わかば自治会館
参加者: 副会長（1名）、書記（1名）、会計（3名）、会長（1名）
議題と主な内容
今月の役員会では、紙面総会について、防犯カメラの更新、法人化、回覧板、コミュニティ活動交付金の使用用途、そして自治会館建設委員からの連絡事項について話し合われました。
詳細
紙面総会について
状況: 85世帯から表決書の提出があり、すべて賛成でした。
結果の通達: 6月末または7月上旬の回覧板で結果を通達します（通達資料作成済み）。
防犯カメラの更新について
現状の共有: 6月上旬に副会長（1名）から役所に必要書類が送付済みで、7月中旬頃に役所から結果の連絡が来る予定です。
副会長（1名）が出産直後であるため、役所からの連絡があった場合は役員会への参加は不要とし、LINEでの報告でよいことを確認しました。
法人化について
役所への問い合わせ: 前役員から引き継いだ規約に不備があり、修正が必要であると役所から指摘がありました。
平成29年に法人化について総会で賛成を得ていますが、法人化にあたり5つの確認項目について会員に説明しておらず不適切とのことなので、再度総会で説明し承認を得る必要があります。
まちづくり出前トーク: 法人化に関する手続きや進め方について役所の担当者から説明を受けることになりました。来月の役員会前に会長、副会長（1名）、書記（1名）で説明を受けることで問題ないことを確認しました。会長が詳細な日程、時間、説明に要する時間などを確認し、参加可能な役員は説明会に参加することとしました。
回覧板について
次回緑地清掃: 7月4日開催で6班班長と調整済みであることを確認しました。アナウンスはLINEと担当班長へのポスティングで行うことになりました。
自治会費回収: 回覧板に挟み込む資料はないことを確認しました。各班長へ渡す集金用セットは6月末配布予定の広報と併せて配布することとしました（副会長（1名）担当）。
各班長が集めた自治会費は、原則8月1日および8月2日の二日間に会計（1名）へ渡すよう段取りを変更しました。
各委員担当者への依頼: 書記（1名）にて資料作成済みです。
回覧時期: 新たに作成する資料がないため、6月末から回覧を開始することを確認しました。
コミュニティ活動交付金の使用用途について
コミュニティ活動事業計画・活動事業案（代替事業含む）:
パソコン購入: 協議の結果、添付資料に示されているDELLのPCを購入することで問題ないことを確認しました（会長担当）。
緑地清掃の掃除用具の補充: 副会長（1名）が担当します。
ゴミステーション用掃除用具更新: 直近に使用した役員によると更新は不要と判断できるため、この計画は見送ることを確認しました。
緑地清掃のお礼品: 会計（1名）が担当します。
事務用品購入: 各役員が必要に応じて担当します。
自治会ポスト更新: 会長が担当します。
上記担当者以外でも、良い案やアイデアがあれば役員LINEで共有することとしました。上記事業以外でも、予算があれば適宜提案し、役員で協議していくこととしました。
自治会館建設委員からの連絡事項
下記2点について役員会で協議し、建設委員に連絡するよう依頼がありました。
地盤調査の見積: グラウト工業（横須賀市）とジオテック株式会社（東京都豊島区）ともに¥38,500の見積もりでした。同一金額であるため、よりコミュニケーションが取りやすいと考えられるグラウト工業に依頼することで問題ないことを確認しました。ただし、最終判断は建設委員担当に委ねることとしました。
敷地測量: 自治会館の土地は横須賀市が保持しているため、建物を建築するために必要な高低測量は未実施です（平面測量は実施済み）。高低測量の実施が不可欠であり、業者に依頼する必要があります。
有限会社磐城（横須賀市）: ¥33,000
太平測量設計株式会社（横須賀市）: ¥68,200
株式会社辰巳測量設計（横須賀市）: ¥130,000
有限会社磐城が以前測量データを紛失した可能性のある業者であるかどうか建設委員担当に確認することとしました（会長担当）。
見積金額差が大きいため、見積り条件に差がないか確認し、上記見積金額から追加費用が発生しないよう適切に管理して頂くよう、建設委員担当に申し伝えることとしました（会長担当）。
次回役員会
案1: 7月24日（土）18:00～（出前トーク参加者は1～2時間前に集合）
案2: 7月31日（土）18:00～（出前トーク参加者は1～2時間前に集合）