2021年5月 役員会議事録要約

開催日: 2021年5月22日（土）18:00～20:00 

開催場所: わかば自治会館 

参加者: 副会長（2名）、書記（1名）、会計（3名）、会長（1名）

議題と主な内容

今月の役員会では、紙面総会について、防犯カメラの更新、自治会法人化、回覧板、自治会費、本年度の催し物、個人情報、委員会等の引き継ぎ、班長会、そして自治会館建設委員からの連絡事項について話し合われました。

詳細

1. 紙面総会について

   • 現状の共有: 5月14日までに全世帯への紙面総会資料の配布が完了しました。意見・質問は寄せられていません。

   • 今後のスケジュール:

     • 5月21日：意見・質問締め切り（→意見なし）

     • 5月22日：意見・質問の確認（→確認済み）

     • 6月7日：意見・質問への回答回覧、議題の承認否認受付開始（防犯カメラ更新の事前協議書提出のため、締切を早める）。

     • 6月20日：議題の承認・否認受付終了（当初6月30日から変更）。

     • 7月第一週：回覧板で結果報告。

   • 各役員への依頼事項: 書記は意見・質問の取りまとめと回答資料の作成は不要となりました。議題の承認・否認の資料は作成済みで、意見・質問がない旨を追記します。

2. 防犯カメラの更新について

   • 防犯カメラ運用規則: 前役員間でやり取りされた資料は、自治会として正規に発行・周知されているものではないことを会長が説明しました。今後、更新手続きや法人化の過程で必要と判断されない限り、自治会としての対応は不要としました。

   • 防犯カメラ運営委員と管理責任者: 正式な規則ではないため、運営委員や管理責任者は任命されておらず、前役員からの引き継ぎもありません。

   • 事前協議書の提出: 現段階では運用規則は必要ありません。

3. 法人化について

   • 今月は法人化に関する活動は行われませんでした。

4. 回覧板について

   • 総会資料: 意見・質問がないため、その取りまとめと回答資料は作成不要となりました。議題の承認・否認の資料は作成済みで、意見・質問がない旨を追記します。

   • 路上マナーとモラル: 猫の糞放置に関する問い合わせがあり、回覧板で注意喚起することになりました（資料は作成済み）。

   • 自治会への問い合わせ: 役員への直接の連絡や電話での問い合わせを避け、会長宅へのポスティングまたは電子メールで問い合わせるよう、再度アナウンスします（資料は作成済み）。

5. 自治会費について

   • 徴収方法とスケジュール: 7月上旬に各班長に封筒と徴収方法を記載した資料を渡し、7月末締切で徴収を開始する予定です。昨年度使用した徴収方法に関するデータを確認し、なければ新たに作成することになりました。

6. 本年度の催し物について

   • 市から支給されるコミュニティ活動交付金（添付資料-2参照）を活用し、7月7日までに補助金申請書を市に提出します（会長担当）。

   • 全役員でアイデアを出し合い、次回役員会（6月26日）で採用するものを協議・決定することになりました。

   • アイデアの例:

     • 書記のPC購入（業務支障解消のため）。

     • 緑地清掃参加のお礼品を、賞味期限の問題がある緑茶からマスク、消毒液、ごみ袋などに変更。

     • 緑地清掃用具の不足分追加購入。

     • イベント（ラジオ体操、フリマ等）実施時の子供向け景品（おもちゃやお菓子）。

     • プリンターは故障が多いため、自治会館建設後リースタイプを検討。

7. 個人情報について

   • 個人情報取扱規定: 防犯カメラ運用規則と同様に、前役員間でのみやり取りされた資料であり、自治会として正規に発行・周知されていないため、法人化やその他作業の過程で必要と判断されない限り自治会としての対応は不要としました。

   • 情報管理: 役員会や自治会の活動で知り得た情報は、役員以外の人に口外しないことを徹底します。

8. 委員会等の引き継ぎについて

   • 各委員会担当者は前担当者からの引き継ぎが未実施のため、会長が順次連絡を取り、資料などを渡しています。

   • 次期役員/委員会担当者へのスムーズな引き継ぎのため: 各自の担当業務、作業内容、作成資料などを適宜まとめておくよう依頼。

   • 書記が、今期委員会担当者が活動内容をまとめ、資料を整理し、次期担当者へスムーズに引き継げるよう依頼するための資料を作成し、次回役員会（6月26日）までに完成させます。

9. 班長会について

   • 集まっての班長会は不要との意見が出ました。

   • 各班長に、班長の仕事に関する補足説明の資料を配布する予定です。次回「広報よこすか」配布時に本資料と併せて班長に渡します（副会長（1名）担当）。

10. 自治会館建設委員からの連絡事項

    • 建設地の測量: 業者による前回測定データの紛失の可能性があり、再測量が必要となるかもしれません。

    • 役員会では、データを紛失した（可能性のある）業者との契約内容を確認し、データの有効期間や紛失による保証について確認することを建設委員へ連絡しました。業者に非が認められる場合は無償での再測量を求めるべきとの意見が出ました。

    • 当時の測量データが業者から前役員へ受領されているはずなので、そのデータの存在についても確認します。

    • 上記確認後、再度測量が必要と判断される場合は、原則2社以上の相見積もりをとるが、建設委員の判断で金額差が軽微と判断できる場合はその限りではないとしました。

    • 建設業者への振り込み依頼: 後日振込依頼用紙を建設委員から受領後、会計（1名）に渡すことになりました。振込後の領収書受け取り方法は建設委員にて確認中です。

打合せ後メモ

• 2020年度コミュニティ活動交付金の繰越金（66,500円）を本年度予算に加えるよう市から要請があったため、紙面総会資料の予算案を変更し、6月の回覧板でその旨を周知します（会長担当）。

• 7月7日に申請するコミュニティ活動交付金について、2021年度予算案に本繰越金を追加した資料を会計（1名）が作成し、次回役員会（6月26日）に署名・捺印済みのものを持参するよう依頼されました。

次回役員会

6月26日（土）18:00～