2021年4月 役員会議事録要約

日時: 2021年4月24日 18:00～20:00 

場所: わかば自治会館 

参加者: 副会長（2名）、書記（2名）、会計（3名）、会長（1名）

議題と主な内容

今月の役員会では、情報共有の方法、紙面総会の資料作成、そしてその他の事項について話し合われました。

詳細

1. 情報共有の方法

   • Googleドライブを主要な情報共有ツールとして活用することに決定しました。

   • 書記が役員LINEグループに旧書記から引き継いだGoogleドライブのリンクを共有し、昨年度のデータとまとめることになりました。

2. 紙面総会の資料関連

   • 実施方法: 昨年同様に紙面総会とすることに全員が賛成しました。

   • 資料配布時期: 5月のゴールデンウィーク明けに資料一式を全世帯に配布する予定です。書記は5月10日の週に配布できるよう、その一週間前を目安に各資料を作成し、役員に連絡することになりました。

   • 資料の構成と内容:

     • 昨年度の事業報告と会計・監査の資料は、旧会計から受領済みで、会長がGoogleドライブに保存し役員に周知します。

     • 新役員一覧を作成し、会長と副会長の変更について一文を加えることになりました。

     • 新班長と副班長一覧を作成し、班長不在時の副班長の対応について記載します。会長は副班長の調査を行います。

     • 令和3年度の事業計画は昨年度のものをベースに作成し、フリーマーケットなどの催し物の企画・実行を盛り込むことになりました。書記は昨年度の事業計画データを活用し、より見やすい形式で作成します。

     • 防犯カメラの更新について、設置から5年が経過し更新時期であるため、これについての承諾を得る資料を作成します。

     • 自治会の法人化については、資料作成のボリュームが多いため、5月の紙面総会に含めることは見送りとなりました。

3. その他

   • 回覧板: 4月末の回覧板で紙面総会の案内、新班長への住民リスト作成依頼、緑地清掃のアナウンス、5～7月の資源回収日を周知します。

   • 班長リスト: 歴代の班長リストの有無を役員全員で確認します。

   • 役員変更連絡: 森崎小学校への役員変更連絡は副会長が対応済みです。

   • 自治会所有物リスト: 会長がフォームを作成し、各自に自治会の所有物を入力してもらうことになりました。

   • 今後の役員会日程: 毎月第4土曜日の18:00から開始することに決定し、次回は5月22日としました。会長はわかば自治会館の予約を行い、5月の回覧板用資料作成依頼は余裕をもって書記に依頼します。

   • 自治会費の集金: 6班の班長が5月中旬まで不在のため、集金は6月ごろに開始する予定です。会計が段取りを進めます。

   • LINEアカウントとGmailアカウント: 松田さんからそれぞれのアカウントを引き継ぐことになりました。

   • 費用の精算: 自治会関連で発生した費用の精算は、各自が月末に領収書を会計に渡し、翌月初めに会計から返金される形を継続します。

   • 転入・転出時の対応: 5班の飯塚さんが転出した件を受け、転入・転出時は会長への連絡と住人名簿の返却を徹底することを確認しました。

   • 自治会館建設委員: 前役員が引き続き担当し、毎月第3土曜日19:30からわかば自治会館で会合があることを共有しました。建設委員会で発生した費用は領収書で精算されます。

   • 防犯カメラ: 5年ごとの更新に補助金が出るため申請が必要で、手続きは松田さんが担当し、資料や鍵を引き継ぐことになりました。カメラの設置位置を確認し、映像は警察以外には開示できないことを確認しました。

   • 資源回収: 今後の資源回収日のお知らせは、掲示板、回覧板、LINEで周知することを検討します。

   • 自主防災組織運営・見回り隊活動: 会長が嘉山さんに活動内容を確認し、見回り隊のたすきを今期担当者（長沢さん）に渡すことになりました。

   • 交差点での交通事故: 4月7日にリアンシティ内交差点で交通事故が発生したことが共有されました。