2021年12月 役員会議事録要約

開催日時: 2021年12月26日 10:00～12:00 

開催場所: わかば自治会館 

参加者: 会長（1名）、副会長（2名）、書記（2名）、会計（2名）

議題と主な内容

今月の役員会では、法人化関連、次期役員・委員募集、防犯カメラ、班長・副班長の引継ぎ、緑地清掃、そしてその他連絡事項について話し合われました 。

詳細

1. 法人化関連について

   • 今後の活動: 居住者名簿を法人化申請に必要なフォームにまとめる作業を進めます 。1班分を作成し、市担当者へ確認依頼中であり、問題ないことを確認できたら1月より書記にて名簿作成を開始します（会長・書記担当） 。

   • 規約の改訂版を作成し、市担当者へ確認中です（会長担当） 。

2. 次期役員・委員募集について

   • 状況: 12月19日で募集が締め切られ、定員を超過した役職について役員でくじ引きを行いました 。応募者および当選・落選者の結果は別紙参照です 。

   • 今後の予定:

     • ～2022年1月8日（土）：当選・落選者に結果を通知し、落選者に空きのある役職への希望を確認します 。スポーツ運営委員への応募があったため、次回役員会で他の不足する役職とともにくじ引きで決定します 。

     • 回覧板で不足している役職とくじ引きで決定することを周知するため、書記が資料を作成します 。

     • 2022年1月22日（土）の役員会で不足する役員・委員のくじ引きを行います 。

     • 2022年2月（未定）：くじ引き当選者による役職決めを行います 。

3. 防犯カメラについて

   • カメラの更新状況: 副会長（1名）主導で更新手続きを継続しています 。更新にあたり防犯カメラ運用規則が必要とのことで、対応中です（会長担当） 。

   • カメラの点検: 11月25日の点検で1台に不具合がありました 。業者に修理・交換の見積もりをとったところ、修理が6.5万円+税（レコーダー修理）、更新が20万円+税（レコーダー+モニター）との連絡がありました 。協議の結果、交換する方向でまとまりました 。コミュニティ活動交付金の対象となるか市担当者へ確認し、対象となることを確認済みです（会長担当） 。

4. 班長・副班長の引継ぎ

   • 2022年4月で班長・副班長が変わるため、次期班長（原則、現副班長）への連絡・引継ぎ等の準備を行います（副会長（1名）担当） 。

   • 1月末に広報を現班長へ配布する際に、新班長へ以下の内容を連絡する資料をポスティングします 。

     • 2022年4月より班長を担当すること 。

     • 班長の仕事内容（班長ファイルのコピーと配布予定） 。

     • 班長をできない場合は副会長（1名）へ連絡すること（できない場合は新副班長予定者に繰り上げる） 。

     • 2月末に現班長からの引継ぎを受けてもらうこと 。

   • 2月の回覧板にて現班長・副班長および新班長・副班長の担当者リストを配布します（会長担当） 。

5. 緑地清掃について

   • 12月5日に予定通り実施されました 。

   • 2022年1月の日程を確認し、リアンLINEで周知します 。2022年1月9日（日）9:00からで周知することとしました（会長担当） 。

6. その他連絡事項

   • コミュニティ活動交付金: 11月末時点で251,200円を使用しており、昨年度の繰越金66,500円を加えると、本年度で118,300円使用可能であることが会計から確認されました 。この交付金の使用用途について協議しました 。

   • 購入した備品: 12月にテプラ（本体＋テープカートリッジx2で約13,000円）を購入しました 。

   • 今後購入するもの: 緑地清掃のお礼品（ラップ120本）（副会長（1名））、班長さんへのお礼の品（ラップ5本程度を想定） 。

   • 購入検討するもの: 自治会ポスト、ゴミステーションの掃除用具 。防犯カメラの修理が交付金対象となることを確認済みです（会長担当） 。芝刈り機（充電式で安全なもの）（会長担当） 。

   • 自治会費の余剰金: 今年度はイベントがなく自治会費の大部分が余剰となるため、自治会員に何らかの形で還元することを議論しました 。3,000円程度のクオカードを197世帯に配布することに決定しました 。2月の回覧板で配布のお知らせをし、2月の役員会以降に役員で分担して配布します 。会長が分担表を作成し、書記が配布時不在だった場合の書類を作成します 。

今後の予定

• 次回役員会: 2022年1月22日（土）10:00～もしくは23日（日）10:00～

• 2021年12月 アクション事項:

  • 会長: 法人化関連、自治会ポスト購入検討、テプラ購入、防犯カメラ点検対応、掃除当番表内の紙の入れ替え対応、クオカードの購入と配布の分担表を作成、役員落選者に連絡 。

  • 副会長: 緑地清掃、緑地清掃お礼の品購入（サランラップ）、班長引継ぎ準備 。

  • 書記: 役員会議事録作成、回覧板資料（役員くじ引き周知）作成、クオカード配布のお知らせを作成 。

  • 会計: 各種会計処理、役員の領収書対応、コミュニティ活動交付金（支給額は303,000円）の残高を確認（12/1済） 。