2021年11月 役員会議事録要約

開催日時: 2021年11月27日 18:00～19:30 

開催場所: わかば自治会館 

参加者: 会長（1名）、副会長（2名）、書記（2名）、会計（3名）

議題と主な内容

今月の役員会では、法人化関連、次期役員・委員募集、防犯カメラについて、緑地清掃について、そしてその他連絡事項について話し合われました 。

詳細

1. 法人化関連について

   • 今後の活動: 居住者名簿を法人化申請に必要なフォームにまとめる（会長・書記担当）。規約の改訂準備を行う（会長担当）.

2. 次期役員・委員募集について

   • 状況: 11月の回覧板とリアンLINEで役員募集を開始しました。応募状況は別紙参照.

   • 今後の予定:

     • 2021年12月19日（日）一次募集締切り 。締切り前に定員を超過している役職への応募者に対し、役員によるくじ引きで当選者を決めることを連絡します（会長担当） 。

     • 2021年12月26日（日）定員超過の役職のくじ引き・応募者への連絡 。

     • 2022年1月22日（土）不足する役員・委員のくじ引き 。

     • 2022年2月（未定）くじ引き当選者による役職決め 。

3. 防犯カメラについて

   • カメラの更新状況: 1台分の補助が出るため、更新手続きを副会長（1名）主導で対応しています 。

   • カメラの点検: 書記がカメラ点検表を作成し、今月から点検作業を再開しました 。今年度は会長と副会長で分担してカメラの点検を行います 。

   • 11月25日に全台数の点検をしたところ、1台に不具合があり、12月7日に業者に出張修理を依頼します（会長担当） 。

   • 来年度より、防犯カメラの点検作業は副会長の業務とすることとしました 。

4. 緑地清掃について

   • 11月7日に予定通り実施されました 。

   • 12月の日程を確認し、リアンLINEで周知します 。12月5日（日）9:00からで周知することとしました（会長担当） 。

5. その他連絡事項

   • 自治会用PCを1台追加購入し、書記（1名）と会計（1名）で管理します 。

   • 森崎サミット（11月14日）に参加し、その内容が共有されました 。2021年はコロナ禍で見送られていましたが、今年初の開催となり、森崎町内会の当番で森崎2丁目にある会館で開催されました 。森崎の9つの自治会・町内会の会長および横須賀市の山本議員が参加し、議題は「森崎サミットの今後の在り方」、「避難所運営と訓練の今後について」、「各自治会の今後の活動」、「各自治会の問題点」の4つでした 。今年度中にもう一度森崎サミットが開催される可能性があります 。

   • 自治会所有の備品をリスト化しており、来月の役員会までに各自が所有している備品を確認し、役員LINEで連絡するよう依頼しました（各自対応） 。

   • コミュニティ活動交付金について、最新の残高を確認し残りの使用用途を検討します 。会計に確認したところ、303,000円支給されている交付金の内、11月末時点で251,200円使用しており、昨年度の繰越金66,500円を加えると、本年度で118,300円使用可能であることが分かりました 。この交付金の使用用途について、来月の役員会で協議することとしました 。

   • 自治会費の余剰金について、今年度はイベントがなく自治会費の大部分が余剰となるため、自治会員に何らかの形で還元してはどうかと議論されました 。例えば、全世帯にクオカードや図書カードの形で還元する意見が出ました 。来月の役員会で協議することとしました 。

   • 4班の掃除当番表（中の紙）とほうきが傷んでいるため、当番表の用紙を交換し（書記・会長担当）、ほうきとちり取りセットの購入を検討します 。

今後の予定

• 次回役員会: 12月26日（日）10:00～

• 2021年12月 アクション事項:
  
  

  • 会長: 法人化関連、自治会ポスト購入検討、テプラ購入、防犯カメラ点検対応、掃除当番表内の紙の入れ替え対応 。

  • 副会長: 緑地清掃、緑地清掃お礼の品購入（サランラップ）、掃除道具の交換 。

  • 書記: 役員会議事録作成 。

  • 会計: 各種会計処理、役員の領収書対応、コミュニティ活動交付金の残高確認（12/1済） 。

  • 各自: 各自が所有している備品を役員LINEで連絡する 。