2021年10月 役員会議事録要約

開催日時: 2021年10月23日 18:00～19:30 

開催場所: わかば自治会館 

参加者: 会長（1名）、副会長（2名）、書記（2名）、会計（2名）

議題と主な内容

今月の役員会では、法人化関連、次期役員・委員募集、地域コミュニティ活動交付金の使い道、緑地清掃、そしてその他連絡事項について話し合われました 。

詳細

1. 法人化関連について

   • 居住者名簿は182世帯中18世帯が未提出ですが、法人化の規定には達しました 。

   • 今後の活動: 居住者名簿を法人化申請に必要なフォームにまとめる（会長・書記） 。規約の改訂準備を行う（会長） 。

2. 次期役員・委員募集について

   • 2021年度から役員の任期が1年に変更されたため、2022年度から新規役員に代わります 。

   • 募集方法: 回覧板、リアンLINEで募集し、希望者は自治会メールで連絡するか、会長宅に用紙を投函することとしました 。

   • 決定方法: 希望者が不足した場合はくじ引きで決定し、過去に役員・委員を経験した世帯はくじ引き対象から除外します 。

   • スケジュール案:

     • 2021年11月：回覧板で募集チラシを配布 。

     • 2021年12月：募集（立候補）締切 。募集人数に対して希望者が超過した場合は役員によるくじ引きで決定 。

     • 2022年1月：不足する役員・委員がある場合、現役員によるくじ引きで選出し、選出者同士で担当役職を決定 。

     • 2022年2月：新役員決定 。

     • 2022年3月：引継ぎ 。

   • 募集役職: 会長1名、副会長2名、書記2名、会計3名、監査2名、青少年育成委員1名、スポーツ運営委員2名、クリーン横須賀1名、ゴミダイエット1名、避難所運営2名、防災組織2名、防犯リーダー1名 。なお、スポーツ推進委員は任期2年のため募集不要です 。

3. 地域コミュニティ活動交付金の使い道について

   • 年度内に交付金を使い切らないと回収されるため、残金17.7万円程度の使い道について協議しました 。

   • 決定事項: 会計用のパソコン、自治会用のポスト、緑地清掃のお礼の品を購入することとしました 。

4. 緑地清掃について

   • 9月は緊急事態宣言中のため中止となり、10月17日は雨天のため中止となりました 。

   • 次回は11月7日の予定です 。

   • 草刈りを業者に依頼した場合の費用の目安を調査した結果、ベンリーという業者が安く2.2万円程度で対応可能とのことでした 。コロナの状況等、必要に応じて業者への発注も視野に入れます 。

5. その他連絡事項

   • 宅地No. 1-40（5班）に荻野さんが入居され、自治会への入会届と自治会費が提出されました 。

   • 防犯カメラの点検: 会長と副会長で分担して行います 。書記がカメラの点検表を作成し、11月の役員会前に緑地のカメラで点検方法を確認します（会長/副会長） 。

   • 補助金が出るため、防犯カメラ1台を年度中に交換する予定で、更新手続きは副会長（1名）が担当しています 。

   • 防犯カメラ映像の開示: 10月17日に警察署より連絡があり、自治会で管理する防犯カメラの映像を開示しました 。自治会のルールとして、防犯カメラの映像は役員、会員には原則開示できないことを周知しました 。会員から開示要求があった場合は警察に相談するよう伝え、警察が必要と判断した場合は警察から自治会長に連絡が入り、警察にのみ映像を開示する流れとなります 。

   • 森崎サミットが11月14日（日）13時から開催され、会長が参加予定です 。

今後の予定

• 次回役員会: 11月27日（土）18:00～

• 2021年11月 アクション事項:
  
  

  • 会長: 法人化関連、役員・委員募集案内の回覧、パソコン購入、自治会ポスト購入検討、森崎サミット参加 。

  • 副会長: 防犯カメラ更新手続き、緑地清掃、緑地清掃お礼の品購入 。

  • 書記: 役員会議事録作成、役員・委員募集案内作成、防犯カメラ点検表作成 。

  • 会計: 各種会計処理、役員の領収書対応 。