Kaizen: o tamanho possível de uma mudança

Alguma coisa incomoda há tempo suficiente e decidimos mudar. Compramos um caderno novo, reorganizamos os horários, fazemos uma lista e escolhemos uma segunda-feira para começar.

Vamos acordar mais cedo. Comer melhor. Ler todos os dias. Fazer exercício. Economizar dinheiro. Parar de procrastinar. Dormir oito horas. Diminuir o celular. Beber mais água. Finalmente resolver aquela pendência que atravessou os últimos seis meses.

Os primeiros dias podem ser bastante satisfatórios. Há os quadradinhos marcados, a agenda organizada e aquela sensação boa de colocar alguma ordem onde antes havia bagunça. O plano parece funcionar e começamos a imaginar que bastava ter encontrado a rotina certa.

Então chega uma terça-feira ruim. Dormimos pouco, o trabalho demora mais do que deveria, aparece um compromisso que não estava previsto. O horário planejado deixa de existir e a rotina impecável descobre uma informação desagradável: ela funcionava muito bem desde que a vida colaborasse.

Esse momento costuma ser interpretado como falta de disciplina, embora o tamanho e a rigidez do próprio plano também mereçam atenção.

A ideia de Kaizen oferece uma maneira interessante de olhar para esse problema.

A palavra japonesa 改善, kaizen, costuma ser traduzida como “melhoria” ou “mudança para melhor”. O conceito ficou especialmente conhecido no contexto da indústria japonesa no período posterior à Segunda Guerra Mundial e, mais tarde, por sua associação com sistemas de produção como o desenvolvido pela Toyota.

A melhoria dos processos podia acontecer a partir da observação do trabalho cotidiano. Uma etapa desnecessária era retirada, uma falha recorrente era investigada, determinada tarefa era simplificada, uma alteração era testada e o resultado voltava a ser observado. Pequenas modificações feitas continuamente podiam produzir mudanças importantes ao longo do tempo.

Quando essa lógica começou a aparecer fora das fábricas, encontrou um problema bastante familiar na mudança de hábitos: os projetos costumam ser muito mais empolgantes do que as ações necessárias para realizá-los.

“Vou mudar minha alimentação” tem a importância de uma decisão. Preparar o almoço do dia seguinte antes de dormir parece apenas uma tarefa doméstica.

Decidir voltar a estudar pode trazer a sensação de que uma fase nova começou. Numa quarta-feira cansada, essa decisão talvez se resuma a ler quatro páginas antes de fechar o livro.

Quem pretende correr cinco quilômetros pode achar dez minutos de caminhada insignificantes. Quem quer organizar a casa inteira pode passar semanas esperando uma tarde livre enquanto a mesma gaveta continua bagunçada.

É no meio dessas situações comuns que uma mudança precisa encontrar espaço. O trabalho continua, o sono varia, surgem compromissos, algumas semanas ficam desorganizadas e nem sempre temos a mesma disposição que tínhamos quando fizemos o plano.

Por isso, o tamanho da ação importa. Quem pretende criar o hábito de leitura pode deixar o livro perto do lugar onde costuma sentar e começar com poucas páginas. Quem quer se movimentar mais pode escolher um percurso curto o suficiente para caber num dia sem uma hora livre. Uma tarefa constantemente adiada pode ser dividida até aparecer uma primeira ação concreta, mesmo que ela pareça banal.

O começo pequeno tem uma vantagem pouco glamourosa: diminui o número de argumentos necessários para desistir. Cinco minutos cabem onde cinquenta não cabem. Uma página ainda pode ser lida numa noite em que um capítulo inteiro seria abandonado. Guardar cinco objetos continua possível quando organizar um cômodo parece trabalho demais.

O problema é que ações pequenas frequentemente parecem insuficientes. Quando comprometimento é medido pelo tamanho do esforço, terminar alguma coisa sem sofrimento pode até dar a impressão de que fizemos pouco.

Planos muito exigentes também ajudam a entender a alternância entre períodos de enorme empenho e períodos de abandono. Se o plano só funciona quando cumprido por inteiro, qualquer interrupção ganha um peso desproporcional.

Perdeu um dia de exercício.

Comeu diferente do planejado.

Passou uma semana sem estudar.

Pronto. Segunda-feira começamos novamente.

Depois de algumas repetições, acumulamos mais recomeços do que continuidade.

Uma rotina que pretende durar precisa comportar algum grau de desordem. Em algum momento haverá uma viagem, uma gripe, uma noite mal dormida, uma semana cheia ou simplesmente um dia em que não queremos fazer aquilo. A interrupção faz parte do cenário. O que acontece depois dela interfere muito mais na continuidade do que manter uma sequência perfeita.

Isso também muda a maneira de olhar para uma ação pequena. Dez minutos de caminhada não precisam funcionar como uma versão inferior de uma hora de exercício. Em determinado dia, podem ser simplesmente os dez minutos que couberam. Ler duas páginas não obriga ninguém a fingir que leu vinte. Foram duas páginas. Amanhã o contexto pode ser outro.

Aplicar a ideia de melhoria contínua à vida inteira, porém, cria outro problema. Sempre haverá alguma coisa que poderia ser feita mais cedo, melhor, mais rápido ou com maior eficiência. Quando cada hábito vira candidato a aperfeiçoamento, a busca por melhoria pode produzir uma rotina de avaliação permanente.

Uma pessoa consegue transformar a própria existência numa empresa em auditoria e ainda chamar isso de desenvolvimento pessoal.

Kaizen surgiu ligado à melhoria de processos. Uma vida tem sono, prazer, relações, imprevistos, períodos improdutivos e atividades que não precisam justificar sua existência por algum ganho futuro. Por isso, trazer o conceito para fora de seu contexto original exige algum critério.

Ele pode ser útil quando direciona a atenção para aquilo que fazemos repetidamente e para as dificuldades concretas que aparecem nessa repetição.

Onde o processo costuma emperrar? O que torna determinada ação difícil de repetir? Há alguma etapa que poderia ser simplificada? O plano depende de condições que raramente acontecem? Alguma coisa já funciona bem e está sendo modificada apenas porque sentimos que deveríamos melhorar?

Responder a essas perguntas costuma ser menos empolgante do que planejar uma transformação inteira. Também nos obriga a olhar para a vida que realmente temos, com o tempo e a energia disponíveis agora.

Mudanças acumuladas durante meses podem ser difíceis de localizar. Um dia encontramos um livro terminado sobre a mesa e lembramos de quando quatro páginas já exigiam negociação. O percurso que cansava ficou familiar. Uma tarefa que precisava de lembrete começou a entrar no dia sem tanta discussão. O almoço que dependia de uma grande organização passou a ser preparado junto com outras coisas da noite.

Quando olhamos para trás, dificilmente encontramos o dia exato em que alguma dessas mudanças aconteceu. Encontramos uma quantidade de dias bastante comuns em que aquela pequena ação conseguiu caber.