sop

Respon Terima Komplin dan Permintaan Area Tenant

A. LINGKUP

Mulai dari menerima laporan komplin dan permintaan dari tenant, trouble shooting, sampai dengan proses penerbitan Formulir CRF ( Complain dan Request Form )

B. INFORMASI UMUM

1. SOP pelaporan, komplin dan permintaan Tenant seharusnya menggunakan Formulir CRF dan di sampaikan ke Building Management - Tenant Relations Department.
2. Engineering Department melakukan tindakan penanganan komplin dan permintaan Tenant setelah menerima Formulir CRF dari Tenant Relation, Building Managemant (BM).
3. Ketika Form CRF diterima di Engineering, maka proses berlanjut sesuai SOP PENANGANAN KELUHAN LK3 DAN CRF
4. Untuk kasus di luar prosedur diatas, untuk Semua laporan, komplin dan permintaan dari tenant yang di sampaikan lansung ke Engineering department harus di respon dengan baik menemui pelapor ke lokasi.
5. Proses penanganan CRF ditutup oleh Tenant Relation – BM ( Ibu Shinta )

C. LANGKAH-LANGKAH PENANGANAN LAPORAN AREA TENANT

1. Terima laporan dan di respon dengan baik.
2. Datang kelokasi menemui pelapor dan konfirmasi laporan dengan membawa Formulir CRF.
3. Bila ada gangguan pada peralatan dan instalasi ME gedung, lakukan Trouble Shooting dan pengamanan peralatan.
4. Berikan penjelasan kepada pelapor tentang Prosedur pelaporan menggunakan Formulir CRF (Complain & Request Form) dan di sampaikan ke Building Management - Tenant Relation Department.

Teknisi Engineering akan melakukan tindak lanjut sesuai dengan LK3 yang di sampaiakan ke Engineering.

5. Menunggu Proses formulir CRF dari Tenat Relation

6. Terima Formulir CRF dari Tenant Relation, buatkan WO dan lanjut proses SOP PENANGANAN KELUHAN LK3 DAN CRF

D. PENUTUPAN (CLOSING) KELUHAN CRF

1. etugas Engineering harus mengisi formulir CRF pada kolom “DESCRIPTION OF INITIAL RESPON” dan minta tanda tangan pelapor di kolom “Tenant Acknowledgement”
2. Petugas Engineering mengisi formulir CRF pada kolom “COMPLETION OF COMPLAINT / REQUEST HANDLING”,
3. sedangkan untuk KONFIRMASI penyelesaian dan minta tanda tangan pelapor di lakukan oleh Tenant Relation - BM
4. Petugas Engineering harus mengisi semua kolom do formulir WORK ORDER (WO) dan minta paraf pelapor pada kolom “DIPERIKSA”

PDF

GAMBAR