โดยปกติครูประจำชั้นจะดำเนินการเก็บข้อมูลเพื่อกรอกลงในระเบียนประวัตินักเรียน โดยจะมีรูปแบบการเก็บข้อมูลที่แตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับความสะดวกของแต่ละท่าน งานส่งเสริมและพัฒนาการเรียนรู้ได้จัดทำแบบฟอร์มกลางไว้ให้ แต่ไม่ได้บังคับให้ใช้รูปแบบเดียวกัน