PROCEDIMIENTO INTEGRAL
Integración de Expediente – Apertura de Cuenta
Áreas involucradas:
Ejecutivos de Apertura (Reforma)
Gerencia
Remediación / Regulación (Polanco)
Objetivo:
Establecer el procedimiento formal y estandarizado para la correcta integración, armado, validación y envío del expediente físico posterior a la apertura de cuenta.
I. ALCANCE DEL PROCESO
El proceso de integración de expediente inicia cuando:
La cuenta ya fue aperturada en sistema.
El cliente envió contratos firmados y digitalizados.
Se enviaron accesos de banca electrónica (cuando aplique).
Se solicitó el envío del contrato físico original a sucursal.
El proceso del Ejecutivo concluye cuando el expediente físico es armado correctamente y enviado a Polanco para integración final y digitalización.
II. RESPONSABILIDAD DEL EJECUTIVO
El Ejecutivo es responsable de:
Validar que no existan documentos faltantes.
Confirmar que los contratos estén debidamente firmados.
Verificar que el perfil transaccional coincida con constancia.
Cotejar todos los documentos contra originales.
Sellar y firmar correctamente cada documento.
Armar el expediente en el orden correcto.
Facilitar el trabajo posterior del área de Remediación.
Punto crítico: La correcta integración reduce rechazos, reprocesos y observaciones regulatorias.
III. FLUJO PREVIO A LA INTEGRACIÓN
Revisar que todos los documentos solicitados estén completos.
Confirmar que el cliente envió contratos firmados y digitalizados.
Enviar accesos de banca electrónica (si aplica).
Recordar al cliente el envío físico del contrato.
Proceder a armado del expediente.
IV. ESTRUCTURA DEL EXPEDIENTE – PERSONA FÍSICA
El orden es obligatorio.
1. Contrato Firmado
Colocar hasta arriba:
Contrato descargado del sistema.
Firmado por cliente.
Firmado por Ejecutivo.
En espera de firma de Gerencia (Polanco).
Se coloca primero para agilizar proceso de firma interna.
2. Documentos del Producto
En este orden:
Anexo de Información General.
Anexo de Firmas Autorizadas.
Anexo de Beneficiarios.
Anexo de Comisiones (informativo, no requiere firma).
Carátula de Depósito (no requiere firma).
Anexo Legal / Disposiciones (no requiere firma).
Beneficiarios debe contener:
Nombre completo.
Domicilio.
Correo.
Teléfono.
Porcentaje asignado.
Prioridad (si hay más de uno).
3. Documentos de Banca Electrónica (si aplica)
Obligatorios cuando se asigna:
Solicitud de Alta.
Anexo de Nivel de Servicio.
Carátula de Banca.
Registro de Usuario.
Comprobante de entrega de token físico.
Acuse de entrega de dispositivo.
El token es físico y debe estar vinculado al usuario asignado.
4. Checklist Inicial
Documento que:
Identifica nombre del cliente.
Indica funcionario responsable.
Marca con “X” los documentos utilizados.
Debe llenarse con pluma.
5. Solicitud de Ingreso
Debe contener:
Datos completos.
Firma del titular.
Nivel de riesgo.
Perfil transaccional.
Origen y destino de recursos.
Siempre firmada.
6. Identificación Oficial
Debe:
Estar vigente.
No ser fotografía.
Estar cotejada.
Cotejo implica:
Sello en cada hoja.
Firma del ejecutivo.
Número de empleado.
7. Comprobante de Domicilio
Sellado en cada hoja.
Fecha congruente con apertura.
Si es contrato de arrendamiento → sellar todas las hojas.
8. Constancia de Situación Fiscal
Vigente.
Cotejada hoja por hoja.
RFC coincidente.
Régimen coincidente con sistema.
9. FIEL (si aplica)
Vigente.
Si está vencida → no se integra.
10. Constancia de Hechos
Documento más importante del expediente.
Debe incluir:
Nombre del ejecutivo responsable.
Sucursal.
Nombre del cliente.
Tipo de producto.
Motivo (Apertura inicial o Actualización).
Actividad económica detallada.
Origen de recursos.
Destino de recursos.
Documentos utilizados para cotejo.
Nivel de riesgo.
Firma del funcionario.
Debe explicar si hubo ajustes en actividad económica por homologación en sistema.
11. Contrato 201 (Clausulado)
Agregar versión correspondiente.
12. Cuestionario (si aplica)
Nivel medio → sistema lo genera.
Nivel medio-alto → requiere habilitación previa.
Debe estar firmado.
13. Documentación Adicional
Solo si aplica:
Verificación electrónica domiciliaria.
Documentos para extranjeros.
Formatos adicionales regulatorios.
V. ESTRUCTURA DEL EXPEDIENTE – PERSONA MORAL
Es similar, pero incluye documentos corporativos.
1. Contrato firmado
Mismo criterio que persona física.
2. Acta Constitutiva o Poder
Debe:
Identificar representante legal.
Incluir inscripción en Registro Público.
Estar cotejada.
Numerar hojas.
Sellar primera y última hoja.
No engrapar documentos.
Solo integrar el acta donde consten facultades de firma.
3. Checklist (llenado con pluma)
4. Solicitud de Ingreso
Firmada por representante legal.
5. Constancia de Situación Fiscal Moral
Vigente.
Cotejada hoja por hoja.
6. FIEL Moral
Obligatoria y vigente.
7. Identificación del Representante Legal
Cotejada.
8. Constancia de Hechos
Debe incluir adicionalmente:
Número de acta.
Fecha de constitución.
Nombre del representante legal.
Estructura accionaria.
Accionistas ≥25%.
Documentos cotejados de cada accionista.
Actividad económica detallada.
Ajustes realizados en sistema si no coincidía actividad exacta.
9. Documentación de Accionistas ≥25%
Por cada uno:
Identificación.
Constancia fiscal.
Comprobante domicilio (si aplica).
Cotejo completo.
10. Organigrama
Firmado por representante legal y cotejado.
11. Dictamen
Incluir dictamen del área de Validación.
12. Cuestionario (si aplica por nivel de riesgo)
13. Documentos de Banca Electrónica
Igual que persona física.
VI. CRITERIOS DE COTEJO
Cotejar significa:
Revisar contra documento original.
Colocar sello institucional.
Firmar cada hoja.
Indicar número de empleado.
Verificar fechas congruentes.
Confirmar vigencia.
No se aceptan fotografías de identificaciones.
VII. ENVÍO A POLANCO
Ordenar expediente sin grapas innecesarias.
Colocar contrato hasta arriba.
Dejar listo para firma de Gerencia.
Resguardar temporalmente.
Enviar físicamente a Polanco.
El proceso del Ejecutivo termina al momento de envío.
VIII. RESPONSABILIDAD DE REMEDIACIÓN (POLANCO)
Bajar contratos a firma de Gerencia.
Digitalizar expediente.
Subir a sistema.
Integrar en repositorio final.
Archivar físicamente.
IX. RIESGOS OPERATIVOS
No cotejar todas las hojas.
No sellar actas completas.
No detallar actividad económica.
No explicar diferencias entre CIF y sistema.
Integrar FIEL vencida.
No incluir documentación de accionistas ≥25%.
Enviar expediente desordenado.
No incluir token en expediente cuando aplica.