El equipo de Validadores es responsable de revisar, verificar y validar la documentación legal y fiscal de los clientes que solicitan la apertura de cuentas empresariales (personas morales o físicas con actividad empresarial). Su función garantiza que las cuentas sean abiertas solo cuando la documentación cumple con los estándares legales, regulatorios y operativos establecidos por el banco.
Los validadores trabajan en coordinación con:
- Torre de Control
- Atención Empresarial
- Jurídico
- Ejecutivos Comerciales
- Pepper / Banca Business / Content Manager
- Equipo de SharePoint (carpetas empresariales)
1. Recepción de solicitudes
- Las solicitudes llegan al correo de Atención Empresarial con asunto tipo “Alta de cuentas nuevas – Cliente nuevo – Formato de alta”.
- El cliente llena un Excel de Altas, donde proporciona datos básicos (nombre de la empresa, RFC, correo, teléfono, contacto, etc.).
- Atención Empresarial descarga el Excel y lo envía a la Torre de Control para su registro.
2. Registro inicial y creación de carpeta
- La Torre de Control ingresa los datos del cliente en el Excel maestro (Broker) donde se lleva el control de todas las cuentas.
- Se determina si el alta corresponde a un grupo empresarial.
- Se genera una URL en la plataforma Plus / Content Manager para que el cliente cargue sus documentos.
Reglas de tiempo:
- Si la solicitud llega entre 8:00 a.m. y 3:00 p.m., la URL se envía ese mismo día.
- Si llega después de las 3:00 p.m., se envía al día siguiente.
- La URL tiene una vigencia de 5 días naturales para que el cliente complete la carga.
El cliente recibe un correo de Bankaool Content Manager, con el enlace para subir su documentación. Debe activar geolocalización e ingresar sus iniciales o razón social antes de cargar.
Documentos que debe subir:
- Acta constitutiva / Protocolización
- Identificaciones oficiales
- Comprobante de domicilio (no mayor a 90 días)
- Cédula de situación fiscal (con QR)
- Registro público de comercio
- Firma electrónica vigente (FIEL)
- En algunos casos, carta de propietarios reales o carta con datos generales.
-Revisar la parte de documentación adicional según actividad del cliente
El cliente puede subir los documentos en varias tandas hasta completar la carga, pero el enlace vencerá tras los 5 días.
Una vez que el cliente presiona “Solicitar revisión”:
- Torre de Control recibe un aviso automático del Content Manager indicando que la carga fue completada.
- Se actualiza el estatus en el Broker de “URL enviada” a “URL cargada”.
- Se crea una carpeta en SharePoint con el nombre de la moral.
En esta carpeta se guardan:
- El Excel de Altas original.
- Todos los documentos cargados por el cliente.
- La información se organiza para que el equipo de validadores comience la revisión.
A partir del estatus 3 (URL cargada) entra en acción el equipo de Validadores. Cada validador revisa en promedio 12 cuentas por día, priorizando las más antiguas.
Criterios de validación:
1. Documentos completos: Se revisa que el expediente contenga todos los documentos requeridos tanto de la persona moral como del representante legal.
2. Documentos fidedignos: Se valida que sean auténticos, vigentes y emitidos por la autoridad correspondiente.
3. Contenido y coherencia: Se analiza que la información sea coherente entre sí (acta, RFC, representante, poderes, etc.).
Validaciones específicas:
- Acta constitutiva: lectura y verificación de sellos notariales, cuadro accionario y poderes legales.
- Identificaciones: revisión visual, vigencia, coincidencia de nombre, verificación de autenticidad en listas oficiales.
- Comprobante de domicilio: fechas válidas (<90 días), dirección coincidente.
- Cédula de situación fiscal: verificación mediante el QR, que sea original del SAT y vigente (3 meses).
- Registro público: número y sellos válidos.
- Firma electrónica: validación en el portal del SAT de vigencia y correspondencia con la razón social.
Cuando el expediente está completo y correcto, se procede al siguiente paso.
- El validador envía un correo electrónico al equipo de Jurídico, con copia a:
- Julio César Rodríguez Flores
- Guillermina Trejos Olivares
- Juan Efraín Ruiz Reyes
- Carlos Pérez Puebla
- Javier Olguín (líder del área jurídica)
- Óscar Bañuelos (líder del proceso de validación)
- A los siguientes correos: ggandara@bankaool.com y hflores@bankaool.com; mdamian@bankaool.com; drico@bankaool.com; jpizarro@bankaool.com; aherreral@bankaool.com; jgonzalezal@bankaool.com , dholguin@bankaool.com; y jholguin@bankaool.com
- Dirección Jurídica (Gerardo, Daniel Rico, Manuel Pizarro, entre otros)
Asunto del correo: nombre de la cuenta / empresa a dictaminar.
Tiempo de respuesta jurídica:
- De 48 a 72 horas hábiles para emitir el dictamen (favorable o con faltantes).
Durante ese periodo, los validadores monitorean:
- Que el correo haya sido recibido.
- Que se atienda dentro del plazo.
- Que no existan observaciones pendientes.
Cuando el dictamen es favorable:
- Se adjunta al expediente en SharePoint.
- Se asigna la cuenta a un ejecutivo para su apertura.
- El validador actualiza el estatus en el Broker a “Dictamen emitido / en apertura”.
Si el dictamen incluye observaciones:
- El validador solicita al cliente la documentación faltante.
- Se actualiza el estado a “Pendiente por subsanar”.
El proceso se mantiene bajo control hasta que la cuenta esté formalmente aperturada.
Etapa | Tiempo estimado
Envío de URL | Mismo día (si antes de 3 p.m.)
Vigencia de URL | 5 días naturales
Validación inicial de documentos | Máximo 24 horas tras carga
Solicitud de dictamen jurídico | Inmediata tras validación
Respuesta de Jurídico | 48 a 72 horas hábiles
Validación total promedio | 3 a 5 días hábiles
Excel de Altas: Formato inicial con datos del cliente.
- Content Manager (Plataforma Plus): Envío de URL y carga de documentos.
- SharePoint: Repositorio de expedientes empresariales.
- Correo electrónico: Comunicación con Jurídico y seguimiento.
- Excel Broker: Control de estatus de cada cuenta (URL enviada, cargada, dictamen, etc.).