Validación Inicial de Documentación para Apertura de Cuentas
Establecer de manera detallada, clara y paso a paso el proceso que deben seguir los Agentes de Contact Center (CC) en su rol de Maker, para:
Registrar prospectos en el Funnel Comercial
Generar y enviar la URL de carga de documentos mediante Content Manager
Realizar la validación inicial (Nivel 1) de la documentación
Asegurar la calidad del expediente desde el origen
Registrar correctamente etapas y estatus para trazabilidad
Este proceso es clave para reducir expedientes incompletos, reprocesos, riesgos regulatorios y sanciones para el banco.
Aplica exclusivamente a:
Agentes de Contact Center (CC)
Rol: Maker / Validador Nivel 1
Tipo de cliente: Persona Moral (Banca Empresarial)
Herramientas involucradas:
Funnel Comercial
Content Manager
SharePoint
Correo electrónico institucional
No aplica para:
Brokers
Comerciales
Jurídico
USN
El Agente CC actúa como primer filtro de calidad documental, siendo responsable de:
Gestionar la comunicación con el prospecto
Enviar la URL de carga de documentos
Verificar que los documentos estén:
Completos
Legibles
Vigentes
Correspondan al requisito solicitado
Registrar correctamente cada avance o bloqueo en el Funnel
⚠️ El Agente CC NO dictamina legalmente, pero SÍ valida forma, estructura y requisitos mínimos.
Herramienta que permite:
Registrar prospectos
Dar trazabilidad al proceso
Identificar etapa y estatus
Visualizar dependencias del prospecto
Repositorio donde:
Se da de alta al prospecto
Se generan URLs de carga
Se revisan y descargan documentos
Repositorio interno donde:
Se crea la carpeta del prospecto
Se almacenan los documentos validados
Se comparte el expediente con Validación Nivel 2
Antes de iniciar, el Agente CC recibe un archivo de alta (Excel) con información mínima del prospecto, generalmente enviado por el área comercial o broker.
Información indispensable:
Nombre completo del prospecto / Razón Social
Correo electrónico del prospecto
Teléfono de contacto
Tipo de cliente (Persona Moral)
Línea de negocio (si aplica)
Sin esta información NO se debe iniciar el proceso.
Ingresar al Funnel Comercial con usuario y contraseña institucional
Seleccionar la opción Archivo → Nuevo
Registrar cuidadosamente:
Broker / Comercial (si el catálogo no está completo, seleccionar opción habilitada)
Grupo empresarial (si aplica)
Empresa principal
Tipo de persona: Persona Moral
RFC de la razón social
Nombre / Razón Social
Correo electrónico (debe coincidir con el que recibirá la URL)
Guardar la información.
Etapa: Envío de URL / Recolección de Documentos
Estatus: Enviado
Ingresar a Plataforma Plus
Iniciar sesión
Ruta de acceso:
Administración
Prospectos
Gestión de Repositorios
Capturar el Nombre completo / Razón Social
Capturar el correo electrónico del prospecto
Seleccionar "Seleccionar requisitos"
Seleccionar únicamente los documentos requeridos para apertura de cuenta (ejemplo):
Acta Constitutiva
Constancia de Situación Fiscal
Poderes
Identificaciones
Otros definidos por el proceso
⚠️ Verificar que la selección sea correcta, ya que estos serán los únicos documentos visibles para el prospecto.
Dar clic en Aceptar.
El sistema confirma la creación del prospecto
La URL se envía automáticamente al correo registrado
Dar clic en Copiar enlace
📌 La URL puede compartirse también por el grupo oficial de WhatsApp con el prospecto.
El Agente CC recibirá correos cuando:
El prospecto inicia la carga de documentos
El prospecto finaliza la carga de documentos
Ingresar a Gestión de Repositorios
Utilizar el campo Buscar con el nombre del prospecto
Dar clic en Ver archivos
Revisar cada documento cargado
Descargar los archivos cuando sea necesario
📌 Si un documento se carga más de una vez, el sistema agrega la terminación _2, _3, etc.
El Agente CC debe validar:
Documento correcto vs requisito
Documento completo (sin recortes)
Legibilidad
Vigencia
Correspondencia con la razón social
❌ NO validar:
Contenido legal profundo
Dictámenes
Si un documento:
No es legible
No corresponde
Está vencido
Acciones:
Solicitar nuevamente el documento al prospecto
Reenviar la URL desde Content Manager
Actualizar el estatus en Funnel:
Estatus: Enviado / Pendiente Prospecto
⚠️ El prospecto NO puede borrar archivos, solo cargar nuevos.
Al descargar los documentos:
Se genera automáticamente la carpeta del prospecto en SharePoint
Nombrar correctamente la carpeta con la Razón Social
Subir todos los documentos descargados
Una vez validada la documentación:
En Content Manager, dar clic en:
Notificar finalización de revisión de documentos
Esto envía correo al rol de Validación Nivel 2
Cancelar el acceso del prospecto a la URL
📌 Esto evita modificaciones posteriores.
Registrar:
Etapa: Validación Nivel 1 completada
Estatus: Documentación completa / En revisión
Agregar comentarios relevantes (errores detectados, reenvíos, fechas)