議事録作成サポー

トいたします。

江尻　一夫行政書士事務所

電話　０２４６－４３－４８６２

議事録の必要性と意味

〇情報共有をはかるために作成するもの

〇議事録の作成時に課題になること

　・話し合ったこと（議題）

　・その答え（決定事項）

　・やるべきこと（ToDo）

　・日時

　・参加者

　・欠席者

　・決定事項に至った過程

〇議事録のポイント

・決定事項が正しく書かれているか

・読みやすくかかれているか

・内容が簡潔にまとめられているか

〇会議の要点・目的を知っておく

5W2Hに基づいて事前にわかるところは会議の前に調べておき、明確にしておく。

Who（誰が）

What（何を）

When（いつまでに）

Why（なぜ）

Where（どこで）

How（どのようにするのか）

How much（いくらで

〇議事録の構成を決めておく

・基本項目（会議名（標題）、日時、場所、参加者、議題）

・各項目の表記方法（西暦、24時間表記など）

・記載項目（背景・前提、会議の課題、決定事項とアクション（To Do）

〇メモを元に、要点を簡潔に編集

　メモで作り上げた情報に、5W2Hに注意しながら内容を補足し、ビジネス文書として仕上げる。

〇メモをする。手書きメモの場合は図式化してスピード化

パソコンやICレコーダーなどを利用する場合は、持ち込んでよいかを必ず事前に確認

〇議事録での書き方例

会議名：◯◯商品開発会議　議事録
日時：◯月1日(月)　15:00～16:00
場所：◯◯会議室
出席者：◯◯部長、◯◯課長、◯◯係長、◯◯主任　議事録作成：◯◯
欠席者：◯◯主任（出張のため）
議題：◯◯商品開発の決定について

決定事項：
・ネーミングは◯◯に決定する
・実演販売ができるように担当役員に提言する

議論内容：
・◯◯部長より予算の関係上、サンプル配布は難しいとのこと(◯◯係長)
・価格設定は◯◯を予定（◯◯主任）
・◯◯デパートでの実演販売はどうか(◯◯課長)
・ネーミングは◯◯でどうか（◯◯部長）

懸案事項
・販売計画書を◯月10日までに作成すること
・第二回「◯◯商品開発会議」の日時
◯月1日(月)　15:00～16:00　◯◯会議室にて

効率化するソフト、自動生成のアプリやツール

会議に専念するためにはPCのソフトやスマホアプリなどを使ってメモを行うと便利ですし、同時にスピーディに対応でき用になるため、ぜひとも使いこなしたいものです。

clarke.ai

https://clarke.ai/

AIが会議の音声を認識・分析して、議事録を作ってくれるWebサービス。発行された専用の電話番号に電話をかけ、AIに聞こえるようにすればいいだけです。ただし、英語のみ対応かつアメリカの電話番号が必要となります。

XMind

https://jp.xmind.net/

マインドマップは、トニー・ブザンが提唱したノート術のこと。紙の中心に主題を書き、そこから放射状に線と字を書いていくため、全体を把握しやすくなります。「XMind」は無料のマインドマップツール。Evernoteに保存はできますが、PDFなどの書き出しを行いたい場合は、有料版（9800円～）が必要になります。