3.1 Formas básicas de comunicación escrita en las organizaciones.

3.1.1. Oficio

El oficio es un documento formal que se utiliza para la comunicación oficial entre diferentes entidades o departamentos dentro de una organización. Su estructura y contenido suelen ser muy específicos, y se espera que se sigan ciertas normas y formatos para garantizar la claridad y la formalidad del mensaje.

3.1.2 Memorando

El memorando es una forma de comunicación breve y directa que se utiliza entre miembros de una organización para transmitir información importante de manera rápida y eficiente. Los memorandos son útiles para comunicar decisiones, cambios o recordatorios sin la necesidad de una comunicación más extensa.

3.1.3 Circular

La circular es un mensaje que se distribuye a un grupo amplio de personas dentro de la organización, con el objetivo de informar sobre un tema específico que afecta a todos. Las circulares son una herramienta efectiva para asegurar que todos los miembros de la organización estén al tanto de información relevante y actualizaciones importantes.

3.1.4 Carta

La carta es una forma de comunicación escrita que puede ser tanto formal como informal, dependiendo del contexto y la relación entre el emisor y el receptor. Las cartas formales suelen seguir un formato específico y se utilizan para comunicaciones oficiales, mientras que las cartas informales pueden ser más personales y menos estructuradas.

3.1.5 Informe

El informe es un documento que presenta información detallada sobre un tema específico, incluyendo análisis, conclusiones y recomendaciones. Es una herramienta clave para la toma de decisiones, ya que proporciona a los líderes y a los miembros del equipo la información necesaria para evaluar situaciones y planificar acciones futuras.

3.1.6 Comunicación digital

La comunicación digital incluye el uso de correos electrónicos, plataformas de mensajería instantánea y redes sociales para facilitar la comunicación rápida y efectiva entre los miembros de una organización. La comunicación digital ha transformado la forma en que las organizaciones interactúan, permitiendo una mayor flexibilidad y rapidez en el intercambio de información.

3.2 Expresión y desenvolvimiento

3.2.1 Habla y expresión

La forma en que se comunica verbalmente influye en la percepción del mensaje. La claridad y la coherencia en la expresión son fundamentales para asegurar que el mensaje sea entendido correctamente. Además, la entonación y el ritmo de la voz pueden afectar cómo se recibe el mensaje, por lo que es importante ser consciente de estos aspectos al comunicarse.

3.2.2 Elementos de la expresión oral

Tono de voz: El tono puede transmitir emociones y actitudes, por lo que es importante elegir el adecuado para cada situación. Un tono amigable puede facilitar la comunicación, mientras que un tono autoritario puede generar resistencia.

Claridad: La claridad en la pronunciación y en la elección de palabras es esencial para evitar malentendidos. Utilizar un lenguaje sencillo y directo puede ayudar a que el mensaje sea más accesible para el receptor.

Articulación: Una buena articulación ayuda a que el mensaje sea más comprensible y accesible para el receptor. Practicar la dicción y la pronunciación puede mejorar significativamente la efectividad de la comunicación oral.

3.2.3 Elementos de la expresión corporal

Gestos: Los gestos pueden complementar o reforzar el mensaje verbal, añadiendo un nivel adicional de significado. Por ejemplo, un gesto de aprobación puede reforzar un mensaje positivo.

Postura: La postura del comunicador puede influir en la percepción de confianza y autoridad. Una postura abierta y relajada puede hacer que el comunicador parezca más accesible y confiable.

Contacto visual: Mantener un contacto visual adecuado puede ayudar a establecer una conexión más fuerte con el receptor y demostrar interés en la conversación. Sin embargo, es importante encontrar un equilibrio, ya que un contacto visual excesivo puede resultar incómodo.