Урок 3.7. Упорядкування, пошук і фільтрування інформації у базі даних

СОРТУВАННЯ ДАНИХ

Як і в таблицях текстового та табличного процесорів, дані в таблицях баз даних можна сортувати За замовчуванням дані в таблиці Access сортуються за зростанням значень по ключовому полю.

Для змінення сортування слід виконати таку послідовність дій:

1. Відкрити таблицю бази даних, дані в якій потрібно відсортувати.

2. Установити курсор у межах поля, за даними якого буде виконано сортування записів.

3. Виконати Основне ⇒  Сортування і фільтр ⇒ За зростанням (За спаданням)

Фрагмент таблиці Країни світу, який відсортовано за спаданням за даними поля Площа, наведено на малюнку 1. Біля імені поля, за даними якого здійснено сортування, з’являється стрілочка, яка вказує на вид сортування: за зростанням, за спаданням. Для того щоб відмінити сортування, потрібно вибрати кнопку Видалити сортування групи Сортування й фільтр вкладки Основне.

Для сортування за даними кількох полів з однаковими значеннями параметрів сортування слід виділити ці поля (виділити можна лише сусідні поля) і виконати Основне ⇒ Сортування й фільтр ⇒ За зростанням (За спаданням). Під час сортування за даними кількох полів спочатку сортування відбувається за даними полів, розміщених ліворуч Фрагмент таблиці Країни світу, який відсортовано за спаданням за даними полів Частина світу та Площа, наведено на малюнку 2. Площа у відповідному полі вказана в тисячах квадратних кілометрів, а кількість населення — у тисячах осіб.

Можна виконати сортування за даними кількох полів, довільно розміщених у таблиці, послідовно виконавши сортування для кожного з них. При цьому можна використати різні значення параметрів сортування.

ПОШУК ДАНИХ

Як було зазначено раніше, бази даних призначено для забезпечення швидкого доступу до необхідних даних. Досить часто користувачі здійснюють пошук потрібних даних у базах даних залізниці, бібліотеки, пошукового сервера Інтернету та ін. У СКБД Access пошук у базі даних здійснюється подібно до пошуку в Excel. Для пошуку потрібних даних слід:

1. Відкрити файл бази даних, у якій потрібно здійснити пошук.

2. Відкрити таблицю, у якій здійснюватиметься пошук.

3. Виконати Основне ⇒ Пошук ⇒ Знайти.

4. У вікні Пошук і заміна (мал 3) на вкладці Знайти в полі Знайти ввести зразок даних, за яким буде здійснено пошук.

5. Вибрати у списку Пошук у область пошуку: у поточному полі або в поточному документі (таблиці).

6. Установити у списку Зіставити одне із значень: Усе поле, Будь-яка частина поля, Початок поля.

7. Установити у списку Пошук один з напрямів пошуку: Усі, Угору, Вниз.

8. Установити за потреби відповідні позначки прапорців для пошуку з урахуванням регістру (великі чи малі літери) та пошуку з використанням шаблонів уведення (Шукати поля як форматовані)

9. Вибрати кнопку Знайти далі.

Для переходу до наступних записів, значення яких відповідають пошуковому запиту та параметрам пошуку, слід послідовно натискати кнопку Знайти далі.

Слід зауважити, якщо у списку Зіставити вибрати значення Усе поле, то під час пошуку зразок буде порівнюватися із вмістом усього поля, а якщо вибрати значення Будь-яка частина поля — порівнюватися зі зразком буде будь-яка частина вмісту поля і відповідно при значенні Початок поля порівняння буде здійснено по початкових символах поля.

Значення у списку Пошук установлюють напрям пошуку від поточного запису: Угору — до першого запису, Вниз — до останнього запису і Усі — по всій таблиці (формі).

Заміна даних у полях бази даних виконується з використанням елементів керування вкладки Замінювання вікна Пошук і заміна. Крім описаних параметрів для пошуку, під час заміни в поле Замінити на вводяться дані, які повинні замінити знайдені. Заміну можна здійснювати по кроках (кнопки Знайти далі і Замінити) або одразу всіх знайдених даних (кнопка Замінити все).

Працюємо з комп'ютером

Увага! Під час роботи з комп’ютером дотримуйтеся вимог безпеки життєдіяльності та санітарно-гігієнічних норм.

1. Запустіть програму Access.

2. Відкрийте файл бази даних, наприклад Тема 3\Пункт 3.4\вправа 3.4.

3. Визначте, які перші три учні мають найвищий середній бал. Для цього:

   1. Відобразіть уміст таблиці Підсумкові оцінки. Для цього двічі клацніть на імені таблиці в Області переходів.

   2. Здійсніть сортування даних за спаданням по полю Середній бал. Для цього:

      1. Зробіть поточним поле Середній бал.

      2. Виконайте Основне ⇒ Сортування і фільтр ⇒ За спаданням.

4. Запишіть у зошит прізвища перших трьох учнів у списку.

5. Відмініть сортування, виконавши Основне ⇒ Сортування і фільтр ⇒ Видалити сортування.

6. Використовуючи пошук, визначте, чи має хтось з учнів низький рівень навчальних досягнень з якогось з предметів Для цього:

   1. Відкрийте вікно Пошук і заміна, виконавши Основне ⇒ Пошук ⇒ Знайти.

   2. Укажіть такі значення властивостей пошуку:

      2. • полі Знайти — 1;

         • у полі зі списком Пошук у — Поточний документ;

         • у полі зі списком Зіставити — Усе поле.

   3. Виберіть кнопку Знайти далі та визначте, чи було знайдено записи, що відповідають умовам пошуку, якщо так, то скільки.

   4. Повторіть пошук для оцінок 2 та 3.

7. Для виставлення оцінок у додаток атестата про загальну середню освіту потрібно перевести в таблиці бази даних скорочений запис про оцінку «зарах» у повний — «зараховано». Для цього:

   1. Відкрийте вікно Пошук і заміна, виконавши Основне ⇒ Пошук ⇒ Замінити.

   2. Укажіть такі значення властивостей заміни:

      2. • у полі Знайти — зарах;

         • у полі Замінити на — зараховано;

         • у полі зі списком Пошук у — Поточний документ;

         • у полі зі списком Зіставити — Усе поле.

   3. Здійсніть заміну, вибравши кнопку Замінити все, та визначте, скільки замін було здійснено.

8. Використовуючи фільтр, визначте, скільки дівчат з іменем Юлія є у класі Для цього:

   1. Відкрийте список команд у заголовку поля Ім’я вибором кнопки Вибір із списку.

   2. Залиште позначку прапорця тільки біля значення Юлія.

   3. Виберіть кнопку ОК.

   4. Визначте кількість записів, що відповідають умовам фільтру.

   5. Відмініть фільтр, вибравши кнопку Видалення фільтра з Ім’я.

9. Знайдіть прізвища учнів (учениць), що мають високий рівень навчальних досягнень з інформатики Для цього:

   1. Відкрийте список команд у заголовку поля Інформатика вибором кнопки Вибір із списку.

   2. Виберіть у списку команду Фільтри чисел, а в її списку команду Між.

   3. Уведіть у вікні Діапазон чисел у поле Від значення 10, а в поле До — 12.

   4. Виберіть кнопку ОК.

   5. Визначте кількість записів, що відповідають умовам фільтру.

   6. Відмініть фільтр, вибравши кнопку Видалення фільтра з Інформатика.

10. Закрийте вікно програми без збереження змін.

Перевіряємо свій рівень знань:

• Підсумковий тест з розділу “Бази даних”. Тест 20 (10-11 клас базовий модуль)