0. CONSIDERACIONES PREVIAS

Durante este tema vamos a tratar de que os familiaricéis con el uso del procesador de texto de la suite de google que es DOCUMENTOS DE GOOGLE.

Tenéis a continuación toda la teoría desarrollada con ejemplos ilustrativos. Aún así la capacidad del procesador de texto es tan amplia que toda esa información es difícil de concentrar en un único tema. Es por ello que además de toda la información teórica que tenéis en esta web, a continuación os dejo dos enlaces con dos tutoriales de youtube en el que podréis ampliar todo lo necesario.

TUTORIAL GOOGLE DOCS 1-Edición de textos, tablas, imágenes

TUTORIAL GOOGLE DOCS 2-Trabajo colaborativo

1. INTRODUCCIÓN A LA OFIMÁTICA

Uno de los primeros sitios en los que empezaron a utilizarse los ordenadores fue en las oficinas, debido a la gran cantidad de documentos, apuntes y datos que se generan a diario.  

Desde finales del siglo XIX se han utilizado varios tipos de máquinas mecánicas para escribir documentos en las oficinas, las últimas eran electrónicas y se llamaban "procesadores de texto" e incorporaban funciones como borrado, sinónimos, alineación automática, etc.

Pronto se vio la gran utilidad que aportaban los ordenadores en las oficinas y empezaron a crearse programas específicos para determinadas tareas: escribir textos, guardar fichas de datos, registrar la contabilidad, etc.

Las suites ofimáticas actuales suelen integrar al menos los siguientes programas:

• • Procesador de textos: Permite crear documentos con un aspecto profesional; suelen disponer de revisión ortográfica, inclusión de tablas, imágenes, etc.

  • Hoja de cálculo: Sirve para organizar datos y números en tablas y operar con ellos, también disponen de creación de gráficos, inserción de imágenes, etc.

  • Programa de presentaciones: Se utiliza para realizar un pase de diapositivas de imágenes y/o texto, con efectos de transición, música, etc.

  • Base de datos: Permite organizar y consultar gran cantidad de datos (Nombres, direcciones, inventarios, etc).

Hoy en día, la suite ofimática más conocida es la de Microsoft Office, que engloba el procesador de textos Word, la hoja de cálculo Excel, el programa de presentaciones Powerpoint y la base de datos Access, además de otros programas para la gestión del correo electrónico, gestión de imágenes, etc.

El siguiente enlace te llevará a la página oficial de Microsoft Office:

https://products.office.com/es-es

Existen otras suites ofimáticas: una de las más populares en la actualidad es la suite LibreOffice.org, que es similar y compatible con Microsoft Office y además tiene la ventaja de ser gratuita. 

Existen versiones para varios idiomas y sistemas operativos (Linux, Mac OS X, Windows, etc.) que podemos descargar de la siguiente dirección: 

https://es.libreoffice.org/

La suite ofimática OpenOffice.org agrupa el procesador de textos Writer, la hoja de cálculo Calc, el programa de presentaciones Impress, y la base de datos Base, etc.

Y por último, existe la suite ofimática de Google Docs, que además de ser gratuita, tiene la ventaja de ser completamente on-line, por lo que está siendo muy utilizada tanto en el ámbito educativo como empresarial.

Presenta varias ventajas, la primera es que no necesita ser instalada, por lo que no ocupa espacio en nuestro dispositivo, siendo multiplataforma, ya que solo es necesario un navegador de Internet para ejecutarla.

Otra ventaja es que permite el trabajo cooperativo, pudiendo varias personas trabajar en un mismo documento simultáneamente.

Google Docs también puede ser instalado en Windows, Mac OS, tablets y teléfonos móviles.

En este tema estudiaremos el procesador de textos de esta suite y en los siguientes temas, las demás aplicaciones. Todo lo que aprendamos es trasladable a las demás suites.

2. EDICIÓN BÁSICA CON GOOGLE DOCS

Para acceder a Google Docs necesitamos tener un correo de Google (El correo del instituto nos servirá), luego tecleamos en Google "Documento de Google". 

Nos aparece la siguiente pantalla, desde la que podemos acceder a crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones o formularios. Pulsamos el botón "Ir a documentos de Google".

Nos aparecen los documentos que hemos editado ordenados por fecha de modificación. Podemos elegir cualquiera de ellos, buscarlo en la barra de búsqueda o crear uno nuevo pulsando el botón "+" de la esquina inferior derecha. 

Si creamos un nuevo documento, nos saldrá la siguiente pantalla que corresponde al procesador de textos. (También podemos llegar a esta pantalla desde nuestro Google Drive, Pulsando el botón "+" y eligiendo "Nuevo -> Documentos de Google -> Documento en blanco"). 

Las partes principales de la ventana principal, son las siguientes:

• 1. El título del documento se puede modificar haciendo clic sobre él. También se puede destacar el documento y moverlo a una carpeta haciendo clic en el icono de carpeta. 

  2. Los menús son similares a los de cualquier procesador de textos. 

  3. La barra de herramientas es similar a la de cualquier procesador de textos y contiene las funciones más comunes, que también se encuentran en los menús. 

  4. El espacio de edición del documento contiene una regla y el espacio donde se escribe, propiamente dicho. 

  5. Los documentos en Google Drive se guardan automáticamente. 

  6. Se pueden añadir comentarios a un documento. 

  7. Los documentos se pueden compartir con otras personas haciendo clic en el botón "Compartir". 

2.1. Creando un nuevo documento

Para crear un documento nuevo disponemos de varias opciones:

• • Escribir en la barra de búsqued Google "Documentos de Google" o "Google Docs" y eligiendo una de las primeras entradas (Nos pedirá nuestro correo electrónico y clave).

  • Desde Google Drive, pulsando el botón "+" de arriba a la izquierda y eligiendo Documentos de Google -> Documento en blanco.

  • Dentro de Google Docs, eligiendo Archivo -> Nuevo -> Documento.

Tras realizar cualquiera de las tres opciones anteriores, nos encontramos con un documento nuevo y listo para trabajar.

2.2. Abriendo y guardando documentos 

Si queremos abrir un documento ya existente, dentro de Google Docs elegimos Archivo -> Abrir, entonces se abrirá un cuadro de diálogo en el que tenemos varias opciones, como podemos ver en la siguiente captura de pantalla:

Las distintas opciones que tenemos en este cuadro de diálogo son:

• • Mi unidad: Se abren los documentos que tenemos guardados en Google Drive.

  • Compartido conmigo: Se abren los documentos compartidos que están guardados en el Google Drive de los propietarios de dichos archivos. (Podemos hacer una copia y guardarla en nuestros dispositivos con la opción Archivo -> Hacer copia).

  • Destacados: Se abren los documentos que hemos guardado como destacados con la estrella de cinco puntas.

  • Reciente: Se abren los últimos documentos en los que hemos estado trabajando.

  • Subir: Nos permite abrir un documento guardado en nuestro ordenador o dispositivo y modificarlo. (El archivo abierto se guarda en Google Drive, si queremos guardarlo en nuestro ordenador o dispositivo, elegiremos Archivo -> Descargar).

Como vemos, la opción Archivo -> Descargar nos permite guardar el documento en varios formatos, entre ellos, el formato de Microsoft Word (.docx) o el formato de LibreOffice (.odt), aunque el aspecto de nuestro documento puede sufrir modificaciones, si vamos a enviar el archivo (por ejemplo un trabajo a un profesor), es preferible descargarlo como Documento PDF (.pdf), que conserva la forma de nuestro trabajo siempre. La única desventaja que tienen los documentos PDF es que no se pueden modificar. 

2.3. Introduciendo texto

Cuando creamos documento nuevo Google Docs, tendremos una página en blanco donde podremos escribir dentro de un recuadro que nos delimita los márgenes (Ya veremos cómo configurarlos).

 2.3.1. Selección de texto

Una de las operaciones que más se realiza en un procesador de textos es la de seleccionar texto, para esto existen los siguientes métodos:

Con el botón izquierdo del ratón presionado y arrastrándolo por el texto veremos como se marca el área que nosotros recorremos con azul, esto nos indica la zona del texto seleccionada. De esta manera podremos marcar fácilmente la porción de texto con la que deseamos trabajar.

Otras maneras de realizar esta tarea es la de hacer clic sobre el texto, lo cual hará lo siguiente:

• • Con dos clics marcamos una palabra entera.

  • Con tres clics un párrafo entero.

  • Con la combinación de teclas Control + A seleccionamos todo el texto.

2.3.3. Deshacer y rehacer

Si nos equivocamos y queremos deshacer los cambios hechos (por ejemplo si borramos texto), tenemos varias opciones:

• • Con el icono Deshacer de la barra de herramientas. (<-)

  • Eligiendo del menú la opción Edición -> Deshacer.

  • Con la combinación de teclas Control + Z.

Se pueden deshacer tantos pasos comp querramos y si nos pasamos deshaciendo, existe la opción rehacer, con la que también tenemos varias opciones:

• • Con el icono Rehacer de la barra de herramientas. (->)

  • Eligiendo del menú la opción Edición -> Rehacer.

  • Con la combinación de teclas Control + Y.

2.4. Formateando un documento

Formatear un documento es darle la forma que queremos para hacerlo más atractivo, cambiando la forma de la página, el tipo, tamaño y color de la letra o la alineación de los párrafos.

En el menú Formato encontramos opciones para realizar estos cambios, aunque cada opción tiene su correspondiente botón en a barra de herramientas.

Nos aparece este cuadro de configuración, donde podemos cambiar la orientación, el tamaño y el color de la hoja y las medidas de los márgenes de la hoja. También podemos establecer nuestra configuración de página predeterminada.

Ejemplo: en el siguiente trabajo sobre Don Quijote de la Mancha hemos utilizado la siguiente configuración de página. Observa los cambios que se han hecho respecto a la configuración predeterminada.

2.4.4. Listas de texto

En ocasiones necesitamos hacer una lista o enumeración de palabras o frases, para ello disponemos de numeración y viñetas:

• •  Eligiendo los botones de la barra de formato (Listas numeradas o listas con viñetas).

  • Eligiendo la opción Formato -> Viñetas y numeración

2.5. Insertando imágenes

Para enriquecer nuestros documentos podemos insertar imágenes en cualquier parte del mismo, para ello tenemos varias posibilidades:

• • Insertar una imagen guardada en el ordenador.

  • Insertar una imagen de Internet.

  • Insertar una imagen guardada en Google Drive o en Google fotos.

  • Insertar una imagen mediante su URL (Dirección de Internet).

  • Insertar una imagen tomada directamente con la cámara del dispositivo

Para insertar una imagen desde un archivo debe situarse el cursor en la parte del documento donde desea insertarla, y a continuación elegir Insertar -> Imagen >, entonces se abre el siguiente menú de selección. También podemos llegar al mismo menú de selección pulsando el icono de Insertar imagen, que está señalado en la siguiente imagen.

En el caso de elegir Insertar -> Imagen -> Buscar en la Web, se nos abre una pequeña ventana vertical a la derecha de Google Docs con las imágenes buscadas en Google, para que podamos insertarlas directamente pulsando el botón insertar o arrastrándolas hasta nuestro documento, como podemos ver en la siguiente imagen:

(Se pueden insertar varias imágenes a la vez seleccionándolas de la ventana de búsqueda).

2.5.1. Modificar las propiedades de una imagen

Cuando pulsamos sobre una imagen insertada en el documento, la barra de herramientas cambia, y aparecen nuevos iconos para cambiar la imagen:

• • Puntos de redimensionamiento de la imagen: Sirven para cambiar el tamaño de la imagen, con el punto redondo podemos girarla.

  • Iconos de bode de la imagen: Nos permite insertar un borde a la imagen  y cambiar su color, su grosor y su forma.

  • Icono de recorte de la imagen: Con el podemos recortar la imagen desde cualquier borde.

  • Opciones de imagen: Al pulsar sobre el mismo, nos aparece un menú de opciones de imagen a la derecha de nuestro documento.

  • Reemplazar imagen: Sirve para cambiar la imagen seleccionada por otra. Al pulsarlo nos vuelve a aparecer el menú de selección que nos permite insertar imágenes.

  • Iconos de ajuste de texto: Nos permite configurar la posición del texto con respecto a nuestra imagen.

2.5.1.1. Opciones de imagen

Mediante el menú de opciones de imagen que nos aparece a la derecha del documento podemos modificar varios aspectos de la imagen:

• • Tamaño y rotación: En este menú podemos modificar el tamaño y la rotación de la imagen con mayor precisión que con los puntos de redimensionamiento.

  • Ajuste de texto: Con las opciones de este menú podemos modificar la posición del texto respecto a la imagen al igual que con los iconos de ajuste de texto.

  • Posición: Este menú esta relacionado con el anterior y nos permite modificar la distancia entre el texto y la imagen.

  • Recolorear: Con este menú podremos aplicar varios filtros de color a la imagen.

  • Ajustes: Nos permita modificar la transparencia, el brillo y el contraste de la imagen seleccionada.

3. EDICIÓN AVANZADA CON GOOGLE DOCS

Hasta ahora hemos visto cómo añadir y formatear texto y fotos a nuestros documentos, pero con los editores de textos modernos pueden conseguirse textos más profesionales, mediante la inclusión de encabezados y pie de página, numeración automática, tablas, gráficos, índices, etc. Veremos todo esto a continuación:

3.1. Encabezados

Los encabezados son palabras o frases que aparecen en todas las páginas del documento, se emplea mucho en los libros de literatura para poner el titulo del libro o del capítulo. Para activar el encabezamiento, hacemos doble clic en el margen superior del documento, entonces podremos escribir en el encabezado. 

Nos aparecen varias opciones relacionadas con el encabezado:

• Primer página diferente: No incluye el encabezado en la primer página, por si añadimos una portada o un índice.

• Formato de encabezado: Nos permite definir las dimensiones de los márgenes del encabezado y elegir un encabezado distinto para página pares e impares.

• Números de página: Con esta opción podemos añadir un número de página en el encabezado. El número de página se incrementa automáticamente.

• Quitar encabezado: Deja el encabezado en blanco.

3.2. Pie de página

Los pie de página son palabras o frases que aparecen en todas las páginas del documento, se emplea mucho para añadir el número de página. Para activar el pie de página, hacemos doble clic en el margen inferior del documento, entonces podremos escribir en el pie de página.

El pie de página tiene exactamente las mismas opciones que el encabezado, por lo que no vamos a repetir su explicación. Para dejar de editar el pie de página o el encabezado, hay que hacer clic dentro del área de edición del documento.

3.3. Columnas

Google Docs permite escribir más de una columna por página, para ello hay que entrar en el menú Formato -> Columnas y elegimos la cantidad de columnas. 

Si pulsamos en Más opciones; podremos ajustar la distancia entre columnas y podremos insertar líneas verticales entre las columnas. 

A veces es útil insertar una línea horizontal en un documento para separar secciones, para hacerlo, hay que elegir la opción  Insertar -> Línea horizontal.

3.4. Insertando tablas

A veces, en un texto, hay que recoger datos que pueden organizarse y presentarse en forma de tablas. Google Docs permite insertar tablas de cualquier número de celdas (Cada uno de los cuadros de la tabla ) y modificarlas libremente. Hay en el menú una opción llamada Tabla, donde se recogen todas las operaciones que podemos realizar relacionadas con las tablas. 

Para insertar una tabla en un documento, situamos el cursor en el sitio adecuado y elegimos la opción Insertar -> Tabla del menú . Entonces elegimos con el ratón la dimensión de la tabla señalando las columnas y filas correspondientes (4 columnas y 3 filas en el ejemplo siguiente):

Nos aparece la tabla vacía con todas las celdas en blanco y además aparecen nuevos iconos en la barra de herramientas que sirven para rellenar la celda o celdas seleccionadas de algún color y para modificar el color, grosor y tipo de línea del borde de las celdas. 

3.5. Insertando índices

En todos los documentos largos es conveniente incluir un índice que nos indique la página donde se encuentra cada título y subtítulo.

Google Docs es capaz de generar un índice automáticamente, para ello, ponemos el cursor en la parte del documento en la que queremos insertar el índice y elegimos del menú Insertar -> Índice, entonces nos aparecerá una ventana como la siguiente en la que podemos elegir insertar un índice con números o insertar un índice con enlaces azules que te llevan directamente a la página donde se encuentra el título pulsado:

Al insertar el índice, nos aparece una línea como la siguiente en el lugar donde teníamos el cursor y tal y como dice, hay que ir añadiendo encabezados (los títulos del documento) que están en la opción Formato -> Estilos de párrafo. 

A los títulos de primer nivel (Los que solo tienen un número), los marcaremos con el Estilo de párrafo Título 1

A los títulos de segundo nivel (Los que tienen dos números), los marcaremos con el Estilo de párrafo Título , y así sucesivamente.

3.6. WordArt

Con WordArt podemos hacer títulos vistosos, con letras grandes de colores, para insertar un título con WordArt hay que abrir el editor de dibujo (que ya veremos en la próxima clase), para ello hay que elegir la opción Insertar -> Dibujo -> + Nuevo, con lo que accedemos al editor de dibujo.

En dicho editor de dibujo, elegimos Acciones -> WordArt, con lo que se nos mostrará un cuadro de diálogo para escribir el título que queramos.

Con los botones de la barra de herramientas del editor, es fácil modificar el tipo de letra, el color de relleno y de línea, el grosor, el ángulo, etc.

Una vez terminado nuestro WordArt, pulsamos el botón Guardar y cerrar para insertarlo en nuestro documento. Se puede cambiar un WordArt ya insertado en el documento haciendo doble clic sobre él. 

3.7. Insertando dibujos

Ya vimos en la clase anterior cómo acceder al editor de dibujos, para ello hay que elegir la opción Insertar -> Dibujo -> + Nuevo, con lo que accedemos al editor de dibujo.

El editor de dibujo consta de una hoja transparente donde podemos insertar varios objetos que son accesibles a través de los iconos de la barra de herramientas de dibujo. (Cuando insertamos y seleccionamos un objeto, aparecen más iconos a la derecha para realizar distintas operaciones sobre el objeto seleccionado). 

Por ultimo tenemos la opción de insertar un cuadro de texto en el que podemos escribir, al insertar un cuadro de texto nos aparecen los iconos de edición de texto para que podamos cambiar las propiedades del texto y además los iconos de Forma que nos permite cambiar el color del cuadro de texto y del borde. (Se puede configurar un cuadro de texto con fondo transparente y sin borde, para insertar solo texto). 

3.8. Insertando gráficos

Una forma sencilla y visual de presentar la información en nuestros documentos es mediante gráficos. Los gráficos los estudiaremos con más profundidad en el Tema 4: La hoja de cálculo, ahora nos limitaremos a realizar un ejercicio paso a paso para comprobar lo fácil que resulta incluir un gráfico en un documento.

Sigue los pasos en un documento de Google Docs en blanco:

3.9. Insertando fórmulas

En ocasiones necesitamos escribir una fórmula o una expresión matemática y no suele quedar bien utilizando los caracteres normales. Google Docs dispone de un editor de fórmulas o ecuaciones ejecutando la opción Insertar -> Ecuación, nos aparece la barra de herramientas de ecuaciones que aunque parece simple, nos permite escribir cualquier tipo de expresión matemática.

También podemos hacer visible la barra de herramientas de ecuaciones con la opción Ver -> Mostrar la barra de herramientas de ecuaciones del menú.

La barra de herramientas de ecuaciones dispone de 5 opciones desplegables: Letras griegas, Operaciones varias, Relaciones, Operaciones matemáticas y Flechas.

Para escribir una ecuación pulsamos en Nueva ecuación, y en la ventana que nos sale vamos construyendo la ecuación introduciendo caracteres del teclado y caracteres matemáticos de la barra de herramientas de ecuaciones.

4. HERRAMIENTAS

Google Docs dispone de una serie de herramientas que nos pueden ayudar a redactar nuestros documentos, se encuentran en la opción Herramientas del menú y son las siguientes:

• Herramientas -> Ortografía y gramática: Nos revisa la ortografía y la gramática de nuestro documento, señalando los errores y ofreciendo alternativas de corrección.

• Herramientas -> Contar palabras: Muestra el número de palabras de nuestro documento, es útil cuando tenemos que escribir una redacción con un número mínimo de palabras.

• Herramientas -> Diccionario: Google Docs dispone de un diccionario integrado que ofrece la definición de cualquier palabra que indiquemos. Resulta útil para buscar sinónimos.

• Herramientas -> Traducir documento: Traduce el texto escrito o pegado desde Internet a cualquier idioma. Se crea un nuevo documento con el texto traducido.

• Herramientas -> Dictado por voz: Escribe el texto que le dictemos con nuestra voz. Es necesario disponer de un micrófono.

5. COMPLEMENTOS

Durante todo el tema hemos visto la gran cantidad de posibilidades que tiene Google Docs para editar documentos de texto. También, hemos visto varias herramientas que nos pueden ayudar a redactar nuestros textos. Además de todo esto, Google Docs permite que podamos descargar e instalar complementos para el mismo que aumentan sus posibilidades.

Para acceder a los complementos instalados o instalar otros nuevos tenemos que ir a la opción Complementos -> Descarga de complementos.

Existen multitud de complementos para Google Docs y se van creando nuevos, entre ellos encontramos:

• • Editores de títulos mejores que WordArt

  • Editores avanzados de ecuaciones

  • Gestores de biografías

  • Editores de diagramas

  • Resaltadores de texto

  • Impresión de etiquetas