Säännöt ja rekisteriseloste
1§
Yhdistyksen nimi on Imatran seudun sukututkijat ry ja kotipaikka on Imatran kaupunki.
2§
Yhdistyksen tarkoituksena on sukututkimuksia harrastavien henkilöiden toiminnan tukeminen
toimimalla heidän yhdyssiteenä
toimitilojen ja välineiden hankkimisella
koulutustilaisuuksien järjestämisellä
Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys
ylläpitää yhteyksiä paikallisiin oppilaitoksiin, kirjastoon ja muihin alaan liittyviin henkilöihin ja laitoksiin
tarvittaessa ylläpitää yhteyksiä ja voi liittyä jäseneksi sellaisiin kotimaisiin järjestöihin ja yhteisöihin, joilla on vastaavat tavoitteet ja toimintaperiaatteet
Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi ottaa vastaan avustuksia, lahjoituksia ja testamentteja, omistaa toimintaansa varten tarpeellista kiinteää omaisuutta sekä toimeenpanna asianomaisen luvan saatuaan arpajaisia ja rahankeräyksiä, sekä harjoittaa julkaisu- ja kustannustoimintaa.
3§
Yhdistyksen jäseneksi voi liittyä jokainen Suomen kansalainen, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen, sitoutuu noudattamaan sen sääntöjä ja yhdistyksen kokouksen sekä hallituksen päätöksiä ja suorittaa syyskokouksen määräämän jäsenmaksun.
Yhdistyksen jäsenet hyväksyy hallitus. Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka suullisesti yhdistyksen kokouksen pöytäkirjaan.
Kunniajäseneksi voi yhdistyksen hallitus kutsua henkilön, joka on erityisen ansiokkaasti toiminut yhdistyksen ja sen tarkoitusperien hyväksi. Kunniajäsenet ovat vapautettuja jäsenmaksusta.
4§
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluvat syyskokouksessa valitut puheenjohtaja ja 6 jäsentä. Hallituksen jäsenten toimikausi on kalenterivuosi. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan, sihteerin, taloudenhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessa varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään 3 hallituksen jäsentä sitä vaatii.
Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna ovat läsnä. Asia ratkaistaan yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa.
5§
Yhdistyksen nimen kirjoittavat puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja, jompikumpi yhdessä sihteerin kanssa.
6§
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajalle viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta. Toiminnantarkastajan tulee antaa kirjallinen lausunto hallitukselle viimeistään viikkoa ennen vuosikokousta.
7§
Yhdistyksen kokouksen kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava viimeistään (7) seitsemän päivää ennen kokousta joko lähettämällä kutsu kirjallisesti kullekin jäsenelle tai julkaisemalla kutsu yhdistyksen kotipaikkakunnalla ilmestyvässä syyskokouksen määräämässä lehdessä.
8§
Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä ennen maaliskuun loppua.
Yhdistyksen syyskokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä ennen marraskuun loppua.
Ylimääräinen kokous pidetään, kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii, kokous on pidettävä 14 päivän kuluessa vaatimuksen esittämisestä.
9§
Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
Kokouksen avaus.
Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkistajaa ja kaksi ääntenlaskijaa.
Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
Hyväksytään kokouksen työjärjestys.
Esitellään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajan lausunto.
Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallituksen jäsenille ja muille tilivelvollisille.
Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
10§
Yhdistyksen syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
Kokouksen avaus.
Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkistajaa ja kaksi ääntenlaskijaa.
Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
Hyväksytään kokouksen työjärjestys.
Vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä jäsenmaksun suuruus.
Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet.
Valitaan seuraavaksi toimikaudeksi toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja.
Valitaan yhdistyksen yhteistoimintaedustajat.
Määrätään lehti, jossa kokouskutsu julkaistaan.
Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen kokouksen käsiteltäväksi, on hänen siitä kirjallisesti ilmoitettava hallitukselle hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
11§
Päätös sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta voidaan tehdä:
jos asia on mainittu kokouskutsussa
jos asiaa puoltaa vähintään kolme neljäsosan enemmistö annetuista äänistä
12§
Yhdistyksen purkautuessa sen jäljelle jäävät varat luovutetaan sukututkimuksen edistämiseksi.
13§
Muissa kohdissa noudatetaan yhdistyslain määräyksiä.
Säännöt hyväksytty 17.9.2012
Rekisteriseloste
Laatimispäiväys: 18.3.2022
Päivitetty viimeksi: 1.1.2023
Rekisterinpitäjä
Nimi: Imatran seudun sukututkijat ry
Yhteystiedot: Liisa Raitinpää
Pääskysenkatu 8
55120 Imatra
Puhelin 040 523 6124
Sähköposti liisa.raitinpaa@gmail.com
Rekisteriasioista vastaavat henkilöt
Nimi: Mervi Lehtimäki
Asema: taloudenhoitaja, jäsenrekisterin hoitaja
Yhteystiedot: Puhelin 0400 682 163
Sähköposti mervi.lehtimaki@outlook.com
Rekisterin nimi
Imatran seudun sukututkijat ry:n jäsenrekisteri, joka sisältää jäsenien yhteystiedot ja tiedot jäsenten tutkimista suvuista
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Yhteydenpito jäsenistön kanssa
Rekisterin tietosisältö
Henkilöiden nimi- ja osoitetiedot, tiedot jäsenten tutkimista suvuista sekä suostumus- ja kieltotiedot.
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Jäsenten itse antamat tiedot
Säännönmukaiset tietojen luovutukset rekisteristä
Tietoja luovutetaan ainoastaan sukututkimustarkoituksiin.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri suojataan lainsäädännön ja hyvän tietoturvallisuuden vaatimusten mukaisesti.
Rekisteröidyn oikeuksien huomioon ottaminen
Rekisteröidylle varataan pyynnöstä mahdollisuus tarkastaa omat tietonsa. Virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto oikaistaan, poistetaan tai täydennetään. Rekisteröidyn vaatimuksesta häntä koskevia tietoja ei käsitellä eikä luovuteta. Kiellosta tai sen peruuttamisesta tehdään rekisteriin merkintä.