Vérifier vos données de contact

Attention : Si vous modifiez des données dans ICMS, n'oubliez pas de les modifier également dans Paragon ! 

Une migration des données présentes dans ICMS a été effectuée vers Paragon. 

Il est toujours possible de modifier des données (plans d'urgence et données de contacts) dans ICMS, mais les modifications effectuées ne seront pas visibles dans Paragon.

N'oubliez donc pas de modifier également les données dans Paragon !

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Chaque utilisateur d'ICMS fait partie d’une organisation (commune, zone de police, zone de secours, Services fédéraux auprès des Gouverneurs, hôpital, entreprise Seveso,…).

Dans la base de données de contact d’ICMS, votre organisation est normalement reprise comme entité de contact. 

La fiche de chaque entité de contact doit comprendre les données nécessaires en situation d’urgence : numéro de permanence, adresse e-mail, localisation de l’entité et coordonnées des personnes de contact.

Attention, ce n’est pas parce que vous avez un accès à ICMS (login) que vos coordonnées sont présentes dans la base de données de contact ! 

Les données des utilisateurs (que vous pouvez voir dans votre « profil », en cliquant sur votre nom en haut à droite) ne sont pas liées aux données des entités/personnes de contact, qui doivent être encodées et mises à jour par les gestionnaires de données (Data Admin) de chaque organisation.

Rechercher et vérifier vos données de contact

Pour rechercher des données de contact, vous avez deux possibilités :

Depuis le menu latéral

Cliquez sur « Planification » puis sur « Rechercher des données de contact »

Depuis la page d’accueil

Depuis la page d’accueil d’ICMS, cliquez sur l’onglet « Données de contact »

La page de recherche s'ouvre

Dans la recherche « par texte », entrez le nom (ou une partie du nom) de votre organisation. Par exemple : « Herve », « police Meuse », « secours Hesbaye », « CHR Mons »,…

Vous pouvez également effectuer une recherche « par catégorie » (par exemple : « Administration publique », si vous travaillez pour une administration communale).



Cliquez ici pour une explication plus détaillée de la fonction de recherche

Vérifiez ensuite les données des personnes de contact. 

Si vous travaillez dans une administration communale, vérifiez que les coordonnées du coordinateur Planu, du responsable D5 et de votre bourgmestre sont bien à jour.

Que faire si certaines coordonnées sont manquantes ou incorrectes ?

Si vous disposez d’un accès « User »

Contactez une personne de votre organisation qui dispose d’un accès « Data Admin » et demandez-lui de mettre à jour les données.

Si votre organisation ne dispose pas d’un accès « Data Admin » (ou si vous ne connaissez pas l'administrateur des données de votre organisation), cliquez sur le bouton rouge « demander une modification » .

Expliquez quelles données doivent être ajoutées ou modifiées. 

La ou les personnes responsables des données (propriétaires des données) recevront un e-mail et pourront ensuite effectuer les modifications demandées.

Si vous disposez d'un accès data admin

Le rôle d'administrateur de données vous permet de gérer les données, les plans d'urgence et les couches cartographiques de votre organisation (les administrateurs de données des hôpitaux peuvent également gérer la capacité des lits d'hôpitaux). Vous trouverez un aperçu de l'administration des données dans ICMS ici. Vous trouverez plus d'explications sur le rôle du propriétaire des données sur cette page.

En tant que propriétaire des données, vous recevrez également un e-mail lorsqu'un utilisateur demande une modification. Pour effectuer la demande de modification, cliquez sur le lien dans l'e-mail ou allez dans le menu d'administration.

Pour accéder au menu Data Admin, cliquez sur le bouton "Administration", en bas à gauche de l'écran (icône avec une clé et un tournevis en bas à gauche).

Menu entité de contact - infrastructure - personnes de contact

Sur ces pages s’affichent les listes des données dont votre organisation est propriétaire et que vous pouvez modifier en tant qu'administrateur de données.

Dans la liste des entités, un triangle rouge apparaît à côté du nom du contact concerné par une demande de modification. 

Lors de l'ouverture de la fiche de données concernée, le changement demandé s’affichera en haut de la page. Une fois les modifications apportées, le triangle disparaît.

Attention : le triangle disparaît dès qu'un changement est apporté à l'entité de contact, qu'importe le changement en question.

Lors de la saisie d'une autre modification, vous devez donc veiller à effectuer également la modification demandée, sans quoi les données seront perdues lors de l’enregistrement.  

Quelques remarques importantes pour les administrateurs de données (data admin)

Evitez les doublons

Avant d’ajouter de nouvelles données, vérifiez d’abord que celles-ci n’existent pas déjà (en effectuant une recherche – voir ci-dessus ). Ce n’est pas parce que vous ne voyez pas une entité dans votre liste « Admin » que celle-ci n’existe pas. Elle est peut-être simplement gérée par une autre organisation. Les zones de police, zones de secours et hôpitaux sont généralement gérés directement par ces organisations. Les données de contact des entreprises Seveso sont parfois gérées par les Services fédéraux auprès des Gouverneurs.

Attention à la suppression complète des données

Si vous voyez dans votre aperçu de l'administration des données un contact qui n'appartient PAS à votre organisation, ne le supprimez pas ! Dans ce cas, contactez-nous par e-mail (icms@nccn.fgov.be) et indiquez-nous de quelle entité il s'agit.

Attention aux modifications des noms des entités de contact

Pour les disciplines (zones de police, zones de secours,...), les communes, les villes, les hôpitaux et d'autres entités de contact, nous utilisons une désignation standard. Des informations importantes telles que le numéro de zone pour les zones de police ou le numéro Seveso pour les entreprises Seveso y figurent également. Par conséquent, ne changez pas le nom de votre entité de contact, à moins qu'il ne soit vraiment erroné.

Vous avez encore des questions ?

Une explication plus détaillée sur la façon de gérer les données en tant qu'administrateur de données est disponible ici. Si vous cherchez encore votre voie en tant qu'administrateur de données, lisez d'abord ces pages. Si vous avez des questions, vous pouvez toujours nous contacter par e-mail à l'adresse suivante : icms@nccn.fgov.be.