GESTION DES DONNEES PAR LES DISCIPLINES

Pour une explication plus détaillée, deux tutoriels vidéo ont été réalisés et vous pouvez les trouver via les liens suivants :

Objectifs

L'objectif est que les données contenues dans ICMS soient gérées autant que possible par l'organisation puisqu’elle est, évidemment, la mieux placée pour le faire. Concrètement, cela signifie que les données des services d'intervention sont mieux gérées par les services eux-mêmes.

Quelles données ajouter dans ICMS?

Les données dans ICMS sont structurées en 3 parties : entités de contact, bâtiments/infrastructures et personnes de contact.

Dans le tableau ci-dessous, vous trouvez un aperçu des données minimales que nous attendons pour les différentes disciplines.

Dans la mesure où ICMS est utilisé depuis un certain temps, de nombreuses données sont déjà disponibles et votre travail consistera principalement à les vérifier, les compléter et éventuellement à ajouter des personnes de contact ou des bâtiments supplémentaires.

Mode d’emploi pour l’adaptation des données dans ICMS

  • Connectez-vous à ICMS

  • Cliquez sur le bouton "Administration" tout en bas du menu de gauche. Si vous ne voyez pas ce bouton et que vous devez adapter les données de votre zone, contactez notre helpdesk.

  • La page d'administration s'ouvre

  • Cliquez sur “entité de contact » et ensuite encore une fois sur « entité de contact ».

  • Une page s’ouvre avec une liste de toutes les entités de contact pour lesquelles vous êtes propriétaire et donc responsable de la gestion des données de contact.

En principe, vous n’y retrouvez qu’une seule entité de contact, qui doit être votre zone ou votre organisation

Ne créez pas de nouvelle entité de contact vous-même, la gestion des autres entités de contact est sous la responsabilité d’autres utilisateurs !

Dans la fenêtre de recherche, au-dessus du menu administration, vous pouvez retrouver toutes les entités de contact encodées dans ICMS.

  • Cliquez sur le nom d’une entité de contact pour ouvrir sa fiche.

  • Vous pouvez alors modifier ou compléter les données et ajouter. Vous trouverez plus d’informations sur les différents champs de la fiche dans les tutoriels vidéo (liens en haut de la page).

  • Attention: Si vous entrez une valeur dans les champs de langue, ce sera cette valeur que vous voyez dans cette langue particulière. Vous ne verrez plus la valeur dans le champ "Nom". Ces champs sont utilisés si le nom existe en plusieurs langues. Vous ne devez pas choisir la langue.

  • Veillez à ajouter un numéro de permanence. Les données contenues dans ICMS sont destinées à être utilisées dans des situations d'urgence qui ne tiennent pas compte des heures de bureau. Si nécessaire, précisez-le dans la description

  • Cliquez sur “enregistrer” pour conserver vos modifications

Sous la fiche de l’entité de contact, vous trouverez l’aperçu des personnes de contact éventuelles mais également des bâtiments/infrastructures qui y sont liées.

  • Cliquez sur le nom de la fiche respective pour l’ouvrir et modifier les données.

  • Pour ajouter de nouvelles données, cliquez sur "Créer personne de contact" ou "Créer Bâtiment - Infrastructure"

  • Une fiche blanche s’ouvre. Vous pouvez la compléter pour qu’elle soit automatiquement liée à votre entité de contact après enregistrement.

Dans le cas des contacts:

      • veillez à indiquer une profession ou à utiliser un terme générique. Ajoutez également le domaine de spécialisation par exemple « contact planification d’urgence ».

      • il est également utile d'entrer un numéro de téléphone portable pour pouvoir joindre les responsables à tout moment. Si vous voulez protéger leurs données, utilisez le bloc "coordonnées supplémentaires" et verrouiller la donnée en utilisant le cadenas.

  • Cliquez sur “enregistrer” pour conserver vos modifications.