Logbook

Regardez ici le tutoriel vidéo Travailler dans un logbook

Le logbook est l'endroit central où des informations concernant un cas sont échangées. Il s'agit d'une reproduction chronologique de toutes les informations importantes pour la gestion de la situation concernée. Depuis ce logbook, les informations peuvent éventuellement être copiées vers d'autres outils (comme le request manager).

Le logbook consiste en une partie générale qui est accessible à tous (MULTI logbook). Il existe également des logbooks spécifiques dont l'accès est protégé. Votre nom d'utilisateur détermine les logbooks auxquels vous avez accès.

MULTI

Tous ceux qui ont accès au cas

D1

Seulement visible pour les membres de:

    • Zones de secours

    • Protection civile

    • Centrales de secours 112

    • Direction générale Sécurité Civile

D2

Seulement visible pour les membres de:

    • SPF Santé publique

    • Croix-Rouge

    • Hôpitaux

    • Centrales de secours 112

    • ASBL Medov

    • La Croix-Rouge flamande

D3

Seulement visible pour les membres de:

    • La police locale

    • La Police fédérale

    • La Sûreté de l’Etat

D4

Visible pour chaque utilisateur dans le cas qui sélectionne l'une des positions ci-dessous:

    • (D4) DEF

    • (D4) CB/PC Chef Unit

    • (D4) CB/PC Off Perm

    • (D4) CB/PC Centralist

    • (D4) DIR-LOG

    • (D4)

D5

Seulement visible pour les membres de:

    • Communes et villes (comptes FPU, D5, COM)

    • Services fédéraux des Gouverneurs

    • Celinfo (niveau fédéral)

    • Team 5


En principe, vous écrivez dans le logbook qui est le plus pertinent pour vous et vous copiez l'information importante pour tout le monde dans MULTI.

Pour plus d'information détaillée : voir bibliothèque (sous point 1.2 ).

Quelles informations ajouter au logbook?

  • informations validées

  • informations importantes d'un point de vue pluridisciplinaire

  • décisions prises aux différents niveaux de coordination

  • informations qui contribuent à bien cerner la situation

  • points qui doivent faire l'objet d'un suivi


Choix du type de logbook:

  • Le logbook peut être choisi dans le menu déroulant en haut du widget.

  • Il est possible, à partir du dashboard, de placer le widget actif sur un logbook précis (ex. logbook spécifque, protégé D3) et le widget passif sur un autre logbook (ex. MULTI). Ceci permet de travailler dans 1 logbook et de suivre un autre logbook.

Mention dans le logbook

    • Quand le logbook est ouvert, vous apercevez en haut un champ d'insertion de texte et, en dessous, les informations déjà insérées.

    • Si des informations spécifiques à une discipline sont également importantes pour d'autres utilisateurs, elles peuvent être copiées dans d'autres logbooks auxquels vous avez accès (multi ou spécifiques).

Remarque: Si vous faites par la suite des adaptations dans une ligne, celles-ci ne sont apportées que dans la ligne dans laquelle vous travaillez. Pas dans les copies.

Il y a 2 façons d'insérer de l'information: l'entrée rapide et l'entrée détaillée.

Entrée rapide

    • Choisissez le logbook.

    • Insérez les informations dans le champ de texte et cliquez sur Enter ou sur "Entrée rapide". Le texte est enregistré automatiquement.

    • Si vous le souhaitez-vous pouvez sélectionner le type d'entrée, ou copier dans un logbook. Confirmez ensuite avec le bouton "Entrée rapide".

Entrée détaillée

Outre les champs ci-dessus, des éléments d'écran supplémentaires existent via l'entrée détaillée:

    • Champ pour insérer un lien hypertexte.

    • Bouton pour l'ajout des pièces jointes. Formats de fichiers autorisés: pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, png, jpeg, kml et kmz. Une annexe ne peut pas dépasser 10MB.

    • Localisation: insertion de la même façon qu'en cas de création d'un nouveau cas

    • "Complété par": peut être utilisé quand on effectue une entrée pour d'autres personnes/fonctions (ex. une fonction de secrétariat dans CP-OPS qui insère pour toutes les disciplines).

Numérotation lignes logbook

Les lignes logbook sont numérotées par ordre chronologique. Ceci simplifie le renvoi vers une information spécifique dans le logbook.

Cette numérotation ne se fait que dans le logbook, pas dans les widgets.


Glisser:

Il est possible de glisser une ligne vers un autre outil ou widget.

    • Cliquez et faites glisser la ligne vers l'endroit où vous avez besoin de l'information

    • La ligne apparaît en orange quand elle est glissée vers le widget.

  • Lâchez la ligne.

Ceci créera un nouveau item avec l'information de l'outil- source. En fonction du widget, un nouvel écran apparaîtra où l'information de la ligne glissée est déjà complétée.

Les utilisateurs peuvent ainsi transférer les informations de manière efficace.

REGROUPER DES LIGNES LOGBOOK

Pour relier une réponse à une question posée avant, vous sélectionnez la ligne avec la question à laquelle vous voulez répondre et tapez ensuite la réponse dans le logbook.

Un triangle apparaît à côté de la question indiquant que la réponse se trouve sous la question (le numéro de la ligne se déplace aussi un peu à droite).

  • En cliquant sur le triangle, celui-ci tourne d’un quart et la réponse disparaît derrière la question.

  • En ajoutant une réponse à la question, la question et la réponse se déplace vers le haut dans le logbook, vers le moment où la réponse a été introduite.

  • Lorsqu’une réponse est encore ajoutée plus tard, celle-ci se retrouve toujours en haut, juste sous la question

  • En ajoutant une réponse à une question, la réponse devient "enfant de" la question. Dans l'exemple, la ligne 4 et 6 sont des "enfants" de la ligne 3.

      • Modifier ensuite les liens entre les lignes, est possible en cliquant sur la ligne et en indiquant dans le champ « enfant de », la ligne souhaitée.

Apporter des modifications dans le logbook.

Apporter des modifications dans les lignes est possible en ouvrant le logbook dans une nouvelle fenêtre.

L'écran suivant apparaît.

Vous pouvez sélectionner la ligne que vous voulez adapter/copier/supprimer et ensuite cliquez sur le bouton souhaité.

Vous pouvez copier l'information de la ligne dans un logbook dans un autre cas (bouton jaune), l'adapter (bouton bleu) ou supprimer la ligne (bouton rouge). Ce genre de corrections ne peut être apporté que par la personne qui a introduit l’information ou les gestionnaires de réseau.

COPIER DANS UN AUTRE CAS

Il est maintenant aussi possible de copier les informations d'un logbook vers un logbook dans un autre cas.

  • Allez vers "ouvrir dans une nouvelle fenêtre" en bas à droit du widget logbook.

  • Cliquez dans la ligne en question sur la case jaune "copier vers"

  • Ensuite sélectionnez le cas où la ligne doit aller ainsi que le logbook souhaité.

  • Cliquez sur "Enregistrer".

La ligne est copiée dans le cas sélectionné.

Remarque: le système ne donne pas de confirmation supplémentaire que la ligne est copiée, mais copie bel et bien la ligne.

  • Il est seulement possible de copier vers un seul autre cas à la fois.

  • Dans le logbook vers lequel vous copiez la ligne, la ligne est reprise au moment et avec les mêmes données de l’utilisateur (nom et position) que dans le logbook dont il a été copié.

  • Il n’y a pas d’indication spécifique qu’une ligne provient d’un autre cas.

Exporter un logbook

  • Allez vers l'outil Logbook via menu>collaboration>logbook ou via le dashboard et ouvrez le widget dans une nouvelle fenêtre.

  • Au moyen des icônes en entonnoir dans la colonne du titre, vous pouvez filtrer les données.

  • Vous pouvez exporter les données du logbook vers XLS au moyen du bouton "Export to Excel" situé en haut à gauche du tableau.

  • Un simple clic sur le bouton active la fonction export: Donnez un nom au fichier et l'emplacement pour l'enregistrer.