DATABEHEER VOOR DISCIPLINES

Voor een meer gedetailleerde uitleg kan je volgende videotutorials raadplegen:

Doelstelling

Het is de bedoeling dat de gegevens in ICMS zoveel mogelijk beheerd worden door de organisatie die hiervoor het best geplaatst is. Concreet betekent dit dat de gegevens van de interventiediensten best beheerd worden door de diensten zelf.

Welke gegevens toevoegen in ICMS?

De gegevens in ICMS zijn gestructureerd in 3 onderdelen nl. contactentiteiten, gebouwen/infrastructuren en contactpersonen.

In onderstaande tabel vind je voor de verschillende disciplines een overzicht van welke gegevens we hier minimaal verwachten.

Aangezien ICMS al een tijd in gebruik is, zijn er reeds heel wat gegevens beschikbaar en zal jullie werk vooral bestaan in het aanvullen van de contactgegevens en eventueel bijkomende contactpersonen of gebouwen toevoegen.

Hoe gegevens aan te passen in ICMS

  • Log in op ICMS

  • Klik in de menu op de knop administratie , in de menubalk, helemaal onderaan de pagina. Zie je deze knop niet en moet jij de gegevens aanpassen voor je zone, contacteer dan de helpdesk.

De administratie pagina opent zich

  • klik op contactentiteit en nog een contact entiteit uit het dropdown menu

  • Er opent zich een pagina met een lijst van alle contactentiteiten waarvan jij data-eigenaar bent en dus verantwoordelijk voor het beheren van de contactgegevens.

In principe staat daar maar 1 contactentiteit nl je zone of instelling.

Maak zelf geen nieuwe contactentiteiten aan! Het databeheer voor andere contactentiteiten is de verantwoordelijkheid van andere gebruikers.

In het zoekscherm onder de menu Planning kan je wel alle andere contactentiteiten terugvinden.

  • Klik op de naam van de contactentiteit om de fiche van de contactentiteit te openen.

  • Nu kan je gegevens gaan aanvullen.

  • Belangrijk: Als je een waarde invult in de taalvelden gaat dit de waarde zijn die je ziet in die bepaalde taal. Niet meer de waarde in het veld "Naam". Deze velden worden gebruikt indien de naam in meerdere talen bestaat. Het is geen keuzeveld voor de taal.

  • Voeg zeker een permanentienummer toe. De gegevens in ICMS dienen voor gebruik in noodsituaties die geen rekening houden met kantooruren. Verduidelijk dit eventueel in de beschrijving.

  • Klik op opslaan onderaan om je wijzigingen te bewaren

  • Meer uitleg over de verschillende velden vind je in de videotutorials (link bovenaan deze pagina).

Belangrijk!

  • Wijzig de naam van je contactentiteit niet, tenzij deze echt fout is. Voeg eventueel wel een veel gebruikte afkorting toe.

  • Voor de politiezones laat ook het zonenummer in de naam staan.

Onderaan de fiche van de contactentiteit vind je het overzicht van eventuele contactpersonen en gebouwen/infrastructuren die reeds aan je contactentiteit gekoppeld zijn.

  • Klik op de naam om de respectievelijke fiche te openen en de gegevens te wijzigen.

  • Om nieuwe gegevens toe te voegen klik je op Contactpersoon aanmaken of Aanmaken Gebouw - Infrastructuur

  • Vervolgens opent zich een blanco fiche die je verder kan invullen en na opslaan wordt deze aan je contactentiteit gekoppeld.

  • Bij contactpersonen:

      • geef zeker een beroep in of gebruik een generieke term en specifieer dat in het veld specialisatie bvb. "medewerker" en de specialisatie is "contact noodplanning"

      • is het nuttig om een gsm-nummer in te vullen om de verantwoordelijken altijd te kunnen bereiken. Wil je dit afschermen gebruik dan de ‘Aanvullende contactgegevens’ en maak de gegevens privé

  • Klik tenslotte op Opslaan om je wijzigingen te bewaren.