In een casus kan ook gewerkt worden met e-formulieren. Dit zijn formulieren met een standaard template die in ICMS kunnen worden ingevuld en toegevoegd. Het betreft momenteel het FAN bord, sitrep en verslagen van vergaderingen van CC gem, prov en fed.

Je vindt deze formulieren onder de rubriek ‘samenwerking’ in het menu.

Er bestaan verschillende templates van e-formulieren :

• Het FAN-bord : facts- actions – needs

• Een testversie van het sitrep (situatierapport – moet nog verder ontwikkeld worden)

• CC GEM

• CC PROV

• CC FED

De laatste 3 zijn eentalig, je vindt ze dus een keer in het Duits, Frans en Nederlands, en dit ongeacht in welke taal je in ICMS aan het werken bent.

E-formulier aanmaken

Om een nieuw e-formulier aan te maken klik je in het menu op e-formulieren (zie boven) en kies dan voor ‘nieuw e-form aanmaken’.

Je kiest eerst de gewenste template via het drop down menu. Bvb Facts – Actions – needs.

Daarna kan je rechts je formulier een naam geven, bvb FAN bord 20/12/2012 – 12u20.

Het is mogelijk de template vooraf te bekijken, ofwel onmiddellijk het ‘e-form aanmaken’.

De aangemaakte formulieren verschijnen aan de linkerkant van het scherm. Door op de naam te klikken open het formulier zich aan de rechterkant van het scherm.

Je vult de nodige info in en kiest voor opslaan, afdrukken of wissen.

Aangemaakte formulieren zijn zichtbaar in de case in de widget ‘forms’. Deze staat niet op het ‘standard dashboard’ die standaard zijn ingesteld voor elke gebruiker.

Ga in de menu naar dashboards -> Standard + Chat / forms

Op dit dashboard kan je in de widget ‘forms’ de aangemaakte e-formulieren terugvinden en raadplegen via ‘weergave exemplaar’ of de widget openen in een nieuwe venster.

Als je een case hebt waarbij veel e forms worden aangemaakt, kan je via de gebruikersvoorkeuren je dashboard (tijdelijk) aanpassen.

Als je nu terug op het huisje klikt, wordt dit dashboard op de case toegepast. Dit blijft zo tot je de gebruikersvoorkeuren opnieuw aanpast.

Gezien de e-forms niet automatisch zichtbaar worden op het ‘standard dashboard’ is het nuttig een vermelding in het logboek te plaatsen dat een e form werd aangemaakt.

E-formulier toevoegen als bijlage

Een mogelijkheid is ook om het e formulier op te slaan als pdf en terug op te laden als attachment. Attachment zijn wel zichtbaar in het standard dashboard.

Dit kan als volgt :

Open het e-formulier en kies voor ‘afdrukken’

Kies bij ‘destination’ in plaats van de printer voor ‘save as PDF’ en dan voor ‘save’.

Geef het document een naam en kies waar je het wil opslaan.

Laad nu het document terug op via de widget ‘attachments’. (zie ‘bijlagen’)