班機預計15時20分落地，承辦人便請遊覽車15時20分抵達機場；結果最後一位旅客直到16時05分才領到行李，等全團上完洗手間、買好網卡並完成點名，時間已經接近16時30分。車輛明明準時抵達，旅客卻還沒準備好上車，最後多出來的等待時間，也可能反映在費用上。
桃園機場與台北港接團最難估算的，通常不是開往飯店需要多久，而是「全團什麼時候能離開航廈或港區」。預約接送時，必須把抵達、集合與上車分成不同時間處理。
國際航班落地後，旅客還要經過入境審查、提領行李及海關檢查。人數越多，集合所需時間通常越長；只要其中一人的行李延遲，全團就可能無法依原定時間離開。
團體接機至少要記錄四個時間：
班機表定抵達時間。
航班實際落地時間。
預估全員完成入境與領取行李的時間。
希望抵達飯店、餐廳或會場的最晚時間。
航班狀態可透過桃園國際機場航班資訊查詢，但頁面顯示「已抵達」，只代表飛機落地，不代表旅客已走出航廈。若團員分乘不同班機，還要事先決定全團等候、分批接送，或安排小車銜接，不能等司機到場後才討論。
機場接送區有車流與停靠限制，大型遊覽車通常不適合長時間占用上客位置。比較順暢的方式，是由領隊先在航廈內完成集合，再通知司機依約定位置進場。
三、四十人的團體可以每八至十人設一位小組聯絡人，由組長確認本組人員及行李，領隊只需要和幾位組長核對。有人走錯航廈、行李遺失或尚未完成通關時，也能立刻知道是哪一組出現狀況，不必在人群中逐一打電話。
預約台北遊覽車機場接送時，除了班機編號與人數，也要提供托運行李、登機箱、輪椅、嬰兒車及大型器材的數量。35位旅客可能坐得下一輛43人座大巴，35只大型行李卻不一定能放進同一個行李艙。
團體入住多間飯店時，行李不能隨到隨放。第一間飯店旅客的行李應後裝，才能在抵達後優先取出；最後下車者的行李則可先放入行李艙深處。
行李標籤最好使用飯店名稱、團號或不同顏色分類，不要只寫個人姓名。夜間抵達或天候不佳時，領隊才能快速確認每一批行李，避免整車旅客站在路邊等待翻找。護照、現金及電子設備等貴重物品，仍應由旅客隨身保管。
郵輪靠港後，旅客同樣不會立刻坐上遊覽車。下船、提領行李、港區通關、尋找領隊與前往指定上客位置，都需要時間；不同郵輪、碼頭及港區管理方式，也可能影響大型車進場。
承辦人可先查看臺灣港務公司公布的港區資訊，但實際碼頭、集合位置及車輛進場方式，仍應以船公司、領隊和車隊的當日通知為準。若郵輪旅客下船後還要安排九份或台北市區觀光，第一個景點不宜設置無法更改的預約時間。
各家業者對免費等待與超時計價的方式不同，有些從約定上車時間開始計算，有些會依航班狀態調整。比較遊覽車價格時，除了看基本車資，還要確認：
免費等待時間從哪一刻開始。
超過多久會產生等待費。
嚴重誤點是否需要重新派車。
深夜或凌晨抵達是否加價。
不同航廈或增加下車點如何計費。
這些條件最好在預約時寫入報價，而不是等班機延誤後才詢問「司機能不能繼續等」。
接機後可以前往九份、餐廳或會場，但第一個活動最好具有延後或取消空間。若班機延誤，應優先保留飯店入住、必要用餐與原定接送，再視剩餘時間決定是否前往景點。
離開機場後的國道車況，可參考高速公路1968路況服務。不過，真正穩定的接團安排，不是要求司機把延誤時間追回來，而是從一開始就為通關、行李與交通保留合理緩衝。